中学档案管理工作问题与工作效率提升方式

中学档案管理工作问题与工作效率提升方式

陈华忠

岭南师范学院附属中学广东湛江524000

摘要：在中学校园管理中，档案管理是非常关键的内容，科学的档案管理工作，有助于优化学校管理水平，提升学校的服务能力。当前中学档案管理工作中存在着突出的工作问题，有效提升学校档案管理的水平，提升档案管理的工作效率，应该运用科学的工作效率提升方式，综合性提升中学档案管理的整体质量。

关键词：中学档案；工作问题；工作效率；提升方式

中学档案管理在中学的发展阶段中起着不可替代的重要作用，它利用文字、图表、影音等各种形式记载着学校中发生过的一切事情，资料健全，信息丰富，形式多样化，对中学教育的不断发展提供详尽真实的资料信息和宝贵经验，为中学教育的发展提供可靠的数据依据和执行依据。在中学校园管理中，应该科学全面分析档案管理工作中存在的问题，有效提升中学档案管理的效率，运用科学的提升方式，全方位提升档案管理的整体水平。

一、中学档案管理工作问题分析

在中学校园管理中，档案管理具有非常关键的作用。科学的档案管理工作，能够有效提升中学校园管理的水平，能够有效推动中学校园的发展。为全面调查中学档案管理工作中存在的问题，特调查了50所中学校园。在调查过程中，采用问卷调查的方式来详细了解不同中学的档案管理情况。调查显示，不同中学在档案管理中的问题各有侧重，并不是指学校存在某方面的工作问题，就不存在其他方面的问题。而这里指的是，各个中学档案管理工作中突出存在的问题。调查显示，40%的中学缺乏对档案管理的重视，30%的中学档案管理信息化程度不高，20%的中学档案缺乏专业技术和专业管理，10%的中学档案管理与实践脱节。

表1：档案管理工作问题占比情况表

（一）缺乏对档案管理的重视，档案管理工作不规范

在50所受调查的中学中，其中20所中学明显缺乏对档案管理的重视，档案管理工作也不够规范。这些学校在进行档案管理的实践过程中，工作人员没有意识到档案管理的重要价值，在工作实践中，只是对档案进行简单的整理和归档，缺乏档案开发与利用的意识，也缺乏档案管理的理念。这就使得中学档案管理的质量并不高，档案管理的整体水平偏低。与此同时，中学在档案管理实践中，档案管理工作不够规范，科学的档案管理工作需要遵循规范的流程，需要遵循科学的原则，明确各自的工作职责，不断提升档案管理的规范性。但由于缺乏对档案管理的重视，这些中学在档案管理中往往没有完整的规章制度，常年采用一成不变的管理方式，比较注重档案管理的基础性工作。中学档案管理具有非常关键的作用，领导干部缺乏对档案管理的重视，不仅无法提升档案管理的整体水平，同时也影响着档案管理人员专业素养的提升，逐步让他们与时代脱节。

（二）档案管理信息技术投入不足，档案管理方式陈旧

相比其余35所中学，15所中学的档案管理水平仍处于传统阶段，突出表现为档案管理的信息技术投入明显不足，档案管理的信息化程度低。在信息技术快速发展的今天，档案管理的信息化程度不断提升。科学的档案管理工作，应该积极利用信息技术手段，加强档案资源的分类与汇总，实现档案资源的开发和利用。但传统的档案管理方式，以人工管理档案为主，这在很大程度上影响着档案管理的工作效率，也无法实现档案信息的开发与利用。15所受调查的中学中，10所中学没有为档案管理工作配备计算机系统，5所中学虽然配置了电脑设备，但在实际应用中，仅仅利用EXCEL来进行档案的时间管理和备份管理，并没有构建系统化的管理系统，这使得档案管理的效率仍难以提升。

（三）档案管理专业程度低，人员呈现“老龄化”问题

在受调查的50所中学中，10所中学的档案管理专业化程度整体偏低，在档案管理人员的配置上，存在着较为严重的“老龄化”问题。一方面，科学的中学档案管理需要专业化的管理人才，需要优化人才队伍结构，更需要加强档案管理人员的培训教育，只有这样才能提升档案管理的实效。但当前在档案管理工作中，这些中学的档案管理专业程度偏低，缺乏足够的专业人才，这在很大程度上影响档案管理的有序开展。与此同时，这些中学在档案管理实践中，缺乏对档案管理人员的重视，认为档案管理工作简单机械，年轻人不愿意干，于是将一些即将退休的老员工、老教师安排到档案管理资料室，负责资料和档案信息的简单整理和分类。

（四）档案管理与时代脱节，管理创新力度不足

在调查过程中，5所中学的档案管理存在严重的滞后性，与快速发展的时代不相符合，存在较大的脱节性。这些中学在档案管理实践中，没有引进任何现代化管理设施和科学的管理方式，致使档案管理的工作效率不高，严重时还容易造成重要资料的丢失和损毁。比如某实验中学在档案管理中，腾出某间教室作为档案管理室，但没有做好相应的通风、防潮、防尘等工作，不仅资料表面覆盖着厚厚的尘土，同时也造成了部分重要资料的损毁。此外，档案管理的创新力度不够，档案管理方式陈旧。

二、中学档案管理工作效率的提升方式

在中学档案管理工作中，科学的档案管理方式，先进的档案管理手段，不仅能够有效提升档案管理的质量，同时也能够优化档案管理的开发与利用。结合中学档案管理工作中存在的问题，应该采取科学有效的对策，全面提升档案管理工作的效率。

（一）强化对档案管理的重视，不断加强资金投入

在档案管理工作中，有效提升工作效率，应该强化领导干部对档案管理的重视，不断加强资金投入。一方面，领导干部应该提升自身对档案管理的重视，充分发挥带头作用，引导广大教职工注重档案管理工作，转变传统的档案管理理念和认知，不断提升档案管理的整体水平。同时，在中学档案管理实践中，还应该构建完善系统的管理制度，不断规范档案管理工作，有效提高档案管理的规范性。另一方面，在档案管理中，还应该积极进行资金投入，积极更新档案管理设备，不断优化档案管理条件，有效提升档案管理水平，保证档案管理工作稳步有效提升。

（二）优化人力资源配置，积极推动信息化管理

在中学档案管理工作中，有效提升档案管理的工作效率，不断提升档案管理质量，需要积极优化人力资源配置，努力推动档案管理的信息化进程。一方面，在档案管理中，应该加强档案管理人员的培训与教育，有效提升档案管理人员的专业素养。同时，中学应该挑选年富力强的中青年教师担任档案管理工作，鼓励他们深化学习，不断提升自身的专业素养和岗位能力。另一方面，在档案管理工作中，还应该积极推动信息化建设，努力提升档案工作的信息化管理水平。中学应该积极更新技术条件，搭设档案管理信心化平台，将计算机技术、系统查询软件等科学化的方式引入到档案管理中去，将档案管理工作与时代发展接轨。

（三）积极开展绩效考核，全面调动管理人员的积极性

在中学档案管理实践中，有效提升档案管理工作的效率，积极优化档案管理水平，应该开展科学的绩效考核方式，全面调动管理人员的工作积极性。一方面，在档案管理实践中，应该基于绩效考核重点考核管理人员的工作能力、工作业绩，通过考评体系来全面激发他们的表现能力。另一方面，中学还可以改革薪酬福利体系。改变过去档案管理人员“死工资”的模式，明确他们的工作标准，严格考核他们的业务能力和标准化程度，全面提升档案管理的工作效率。

结论：

中学档案管理具有非常重要的作用，科学的档案管理工作，能够有效提升档案管理的质量，能够有效促进档案资源的开发与利用。结合档案管理中存在的问题，运用科学的解决对策，全面提升档案管理工作的整体效率，充分发挥档案资料的重要价值。

参考文献：

[1]曾小亮，中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J]，文学教育（下），2018（3）.

[2]黄红，中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J]，课程教育研究，2017（12）.