高校干部档案信息化管理的研究

高校干部档案信息化管理的研究

刘萍

南阳医学高等专科学校473000

摘要：随着国家干部档案管理制度的不断改革和深入，高校干部档案管理也发生了深刻的变化。我国经济和科学技术水平不断提升，高校干部档案管理方面，更加需要与时俱进，跟随国家各方面的发展而做出适应时代的改变。如何适应时代的发展和干部管理工作的需要，扎实推进干部档案管理数字化建设，是摆在我们面前的一项新课题。本项目通过文献分析、电话访谈和实地考察等方法，对当地高校干部档案管理工作的现状进行调查研究，结合干部数字化档案管理系统的推广和使用，对干部档案管理中存在的问题进行分析。探求高校档案数字化管理的方法途径，努力实现理论创新、体制机制创新、方式方法创新，力求为提高高校干部档案数字化管理水平提供借鉴和参考。

关键词：高校干部档案；信息化管理；实施策略

推进高校干部档案数字化管理是干部信息规范化的需要，也是合理使用先进的现代化办公设备的需要。现阶段，高校干部档案管理制度普遍不够完善，没有进行系统管理，制度的执行力度不够；管理人员的专业水平也都较低，后期维护做不到位，既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才相对缺乏，制约了干部档案管理信息化建设的深入开展；档案的文件材料不够规范，并且录入数据真实性和完整性达不到要求，严重影响了档案信息系统的使用率和可信度；软硬件设施的不完善也影响了干部信息的利用效率。

以下是针对上述高校干部档案数字化管理的现状，并结合中共中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》，做出的调整和实施策略：

（一）完善干部档案信息管理系统

高校干部档案管理系统是集信息接收、信息传递、信息存储和信息利用为一体的综合系统。在高校干部档案系统的建设中首先要符合自身干部档案的实际需要。其次系统建设要具备代码管理、系统维护、信息维护、信息查询交换功能。以数据库信息和数字化的档案代替实体利用，方便快捷，在最大限度地发挥干部档案作用的同时又兼顾保护档案原件，进一步提高干部档案信息化工作水平。

（二）加强信息化队伍建设

在信息化时代里，对高校档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。档案管理人员既要成为档案技术操作的专家，又要了解干部管理、计算机技能及相关理论知识。要安排档案人员参加培训班学习，透彻掌握干部档案管理信息化的专业知识；要健全管理网络，定期集中进行业务知识培训和组织纪律性教育，加强信息收集、整理、保密等基本功训练，帮助管理人员提高干部档案管理信息化的业务水平，确保信息收集、审核及时到位，更好地胜任本职工作。

（三）注重对系统管理与维护

在日常管理维护中，要充分发挥信息系统自动生成干部任免、调动审批表、干部名册等功能，及时将干部的基本情况、人事变动、工作调动、奖惩情况、年度考核和到龄退休等而引起的数据更新在软件中进行改动，确保信息库的“鲜活度”，实现干部信息日常管理的动态化和科学化，达到干部信息数据新、资料全的工作标准，为了解干部队伍现状、干部政策决策、干部队伍发展规划和日常管理提供便捷的服务。

（四）采集准确完整的干部人事档案信息

收集干部人事档案材料是人事档案工作的基础，随着工作经历的增加，干部在工作中形成的履历表、考核、学历、专业技术晋升、工资变动等需要入档的材料不断增多，档案管理人员对定期收集的零散材料，审核接收时，必须做等到甄别材料真伪，细致鉴定部门印鉴，做到取之有章，拒之有据，对内容雷同及其他不符合归档要求的材料要及时剔除处理，手续不全的材料坚决杜绝入库，退回形成材料的部门进行补办，对分类不准确的档案材料进行纠正，保证形成的人事档案具有权威性、准确性和真实性。纸质干部档案各类材料齐全，分类规范，才可以经过扫描或拍照，最终形成一本完整的电子副卷。

（五）科学设计人员分工和工作流程

实施以专业带动非专业人员的工作模式。工作人员分工时每组尽量都有专业和非专业人员配合工作，以档案员带动其他工作人员，遵守工作纪律，保证档案原件无损坏，无缺失，无涂改，可以减少档案原件不必要的磨损，延长纸质档案的寿命。实施纸质档案和电子档案副卷“双套制”工作模式。应坚持纸质档案和数字化档案副卷同步维护，一起管理，使二者成为紧密联系，相互印证的统一体。首先对散件归类整理，然后扫描入数字化档案，最后按照国家有关要求对纸质档案进行装订整理成册，保证纸质档案和数字化档案的一致性。实施档案扫描核查工作模式。在用高速扫描仪或高分辨率高拍仪器进行数据输入时，要从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，提高扫描图像的质量，保证真实还原档案原件的面貌。每一本干部档案电子副卷形成后，都要经过专门工作人员与原件一一对照核查后才能把纸质档案重新装订成册入库。经过最后审核，会大大减少错误率，避免纸质档案重复出库，把高质量的图像存入数据库，提高档案数字化工作基础数据的质量。

（六）保障干部档案数字化数据安全

要采用多种存储方法保证信息安全，除了利用电脑贮存器的剩余内存保存数据信息以外，还要在相同电脑上建立备份数据库，并购置大容量的移动硬盘进行备份，建立与主数据库相脱离的备份数据库，做到任何时候都同时保持两个以上的数据库存储档案电子副卷，防止主数据库遭到损害后录入信息缺失。干部档案数字化工作期间，要通过设置访问权限，密码登陆等方式做好涉密电脑的保密工作，防止不经授权，随意登陆越权阅档。此外工作中要科学设置安全屏障，人事档案数字化工作中电脑专用，防止通过网络系统非法进入，修改损坏信息，同时在数字档案数据库边界建立防火墙，有效防止移动存储设备侵扰破坏。

（七）加大软硬件设施的投入

在干部档案管理信息化建设过程中，应按照“及时性、方便性、快捷性”的要求，加大软硬件投入，配置专用电脑、激光打印机、扫描仪等设备，为干部档案管理信息化建设创造必要的条件，提供必要的保障，推动这项工作向纵深发展。

参考文献：

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[2]陈蕙兰．高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策[J]．江苏技术师范学院学报，2010．5．

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[4]曹江丽，龚静．对干部人事档案管理工作的思考[J]．人力资源管理．2011（02）

[5]玄淑华．浅析新时期干部档案管理工作[J]．办公室业务．2011（11）