城建档案数字化管理思路与方法

城建档案数字化管理思路与方法

肖蔚琳

广州市从化区国土资源和规划局510900

摘要：城建档案承担着为城市建设服务的重任，随着信息化时代的来临，数字化已然成为城建档案管理工作的重心。本文阐述了城建档案数字化的工作内容与方法，探讨并提出了做好城建档案数字化管理的思路与建议。

关键词：城建档案数字化；档案管理；思路；方法

城建档案是城市规划、建设和管理过程中形成的反映城市建设活动的真实记录。随着城市建设活动不断增多，城建档案数量也与日俱增，如何有效管理它们就成为一个现实问题。档案数字化是解决问题的重要途径。数字化通常是指利用计算机技术将模拟信号转化为数字信号的过程。与模拟信号相比，数字信号抗干扰性、保密性都具明显优势。当采用数据库技术、数据压缩技术、电子扫描技术等手段，将纸质档案、感光照片档案、模拟记录资料档案（如录音带、录像带）等通过数字化加工，转化为可储存于硬盘、光盘、磁带等载体上，能够为计算机识别的数字文件（数字化文本或图像）的过程，就称为档案数字化。城建档案数字化具有记录方法灵活、增加补充快捷、档案保密性强、档案管理方便、缓解存储压力、适应信息化发展等优点[1]，因而成为城建档案发展的必然趋势。但城建档案数字化也存在一些问题，尤其对于县市级或区级城建档案馆来说，资金不充足、标准规范不统一、专业人才缺乏、信息化安全等问题更为突出[2，3]，因此本文对城建档案数字化管理思路与方法进行了探讨。

一、城建档案数字化的工作内容与方法

（一）城建档案数字化的工作内容

城建档案数字化的工作内容主要包括三部分：（1）档案目录信息数字化，其目的是实现馆藏档案计算机检索，目标是建设和完善城建档案的目录数据库。（2）馆藏资源数字化，实现纸质档案、模拟记录资料档案（馆藏照片、录音、录像等资料）的数字化。由于这部分工作量非常大，应结合实际情况分阶段实施。目标是建设和完善城建档案多媒体数据库。（3）采集城建档案专题信息，建设专题数据库。

（二）城建档案数字化的工作方法

1.目录数据库的建设与管理

目录数据库是专用于存储目录信息的数据集合，又称为机读目录或电子目录。目录数据库一般分为文件级目录、卷宗级目录和专题目录三类。目录数据库的建设通常从安全性、开放性、数据处理能力、操作性、适用性等几个方面来考虑，平台一般选择SQLServer或Oracle。登录城建档案管理系统，选择系统业务栏下的档案库维护，在档案库列表栏内可以对相应的目录进行修改和删除，也可以选择新建档案库建立新的档案目录。在系统配置栏下可对模板进行维护，选择相应的管理模板目录进行修改。进入档案整理栏可对文件目录进行编辑。档案目录数据录入时必须符合相应的规范，不宜使用简称，文字规格必须统一，并安排专人录入。为了防止出错，可采用双机录入、第三方校核方式。

2.多媒体数据库的建设与管理

多媒体数据库的维护与录入方法与目录数据库原理相似，这里重点介绍一下档案资料的数字化。以纸质档案数字化为例，分为以下几个步骤：（1）档案整理，即根据规范要求对档案进行整理，并进行标识。（2）档案扫描，根据文件纸面幅度选用相应规则的扫描仪，例如0#工程图纸就要选择0#图纸扫描仪，当然限于设备情况，没有0#图纸扫描仪的话，只能采用更小规格的扫描仪多次扫描后拼接图像了。（3）图像处理，采用图像处理软件（扫描仪自带或Photoshop软件）对扫描图像进行处理，如纠偏、去污、拼接、裁边等。（4）图像存储，通常存储为pdf格式。（5）数据挂接，即将文件链接到目录数据库中。

3.专题数据库的建设与管理

专题数据库是指侧重于某一专题的数据库，例如地下管线专题数据库。专题数据库建设的关键是确定专题，然后组织实施。专题应具有针对性和实用性，先初选若干主题，然后通过遴选确定适宜的主题。实施步骤包括数据采集、加工整合、编排整理等环节。数据采集应在现有馆藏资源的基础上进行充实和完善。加工整合是为了统一格式，编排整理包括归类排序、编写内容提要等。其他操作方法与前述内容相似，不再赘述。

二、做好城建档案数字化管理的思路与建议

（一）保障资金投入，改善基础条件

城建档案管理属于公益事业，发展资金主要靠政府财政拨款，而档案数字化需要具备一定的软硬件条件，资金不充足很难长期坚持下去，因此政府和相关部门的支持十分关键。为了保证城建档案数字化可以长期坚持下去，一方面要加大宣传力度，将城建档案数字化意义和重要性讲清楚、讲明白；另一方面将城建档案数字化与城市信息化建设、城建档案法规建设、城市规划等渠道结合起来，通过将城建档案数字化经费纳入地方财政统筹范围以改善基础设施条件。

（二）注重人员培训，加强队伍建设

城建档案数字化人员素质直接影响数字化成果质量，因此应对数字化工作人员进行培训。参与数字化工作的人员包括档案管理人员和档案加工人员两类，应对他们采取针对性的培训。对前者主要是档案管理软件和新设备应用能力的培训，以及职业道德、责任心方面的教育；对后者要求具备操作计算机与数据库的能力，应加强城建档案管理与数字化控制要求方面的培训，以及安全意识教育。目前，数字化扫描是最繁重的工作，人手不足可先对重点档案进行数字化，也可外包扫描，鉴于档案安全考虑，仍以内部扫描比较稳妥，这就需要加强人才队伍建设，人员数量配备足够。

（三）加强质量控制，提高成果质量

城建档案数字化工作量大、资金投入多，且涉及环节较多，每一环节都有一定的质量要求，可以说环环相扣，为了保障数字化成果的整体质量，就要使每一环节都处于质量可控状态。在数字化前期应加强调研和组织策划，例如馆藏资源的调查摸底、正确选用数字化软件、合理确定数字化加工范围、设立统一的加工标准及参数等。其次，加强组织、制度和技术方面的保障措施，确定数字化加工负责人，制定相应的管理制度，编制数字化加工作业指导书及操作规程，组织软硬件调试，加强各个环节的衔接和审核等。再次，建立健全质量检查监督体系，在数字化加工各个环节进行检查、监督、验收和评估，确保不同阶段质量都处于可控状态。

（四）完善安全措施，保障数据安全

对城建档案数字化质量有直接影响的安全问题必须予以充分重视，安全问题源于数字化加工过程中对实体档案的影响及网络安全问题。为了确保数据采集过程不泄密，必须采取完善的安全措施，例如禁止加工人员携带手机、U盘等存储介质进入加工场所，完工以前所有加工电脑存储介质接口密封，加工期间隔离外网，建立安全保密制度，建立应急安全预案等。考虑到重大自然灾害对档案资料的威胁，可建立异地备份渠道，如通过与地理位置相距较远省市的档案馆对口交换模式进行异地保存。

三、结束语

城建档案数字化不仅是一种技术的全面应用，也不仅是在原有管理理念的指导下，实现档案褓保管和管理的升级。更重要的意义是于它将借现代化科学技术，推动城建档案管理、服务更深层次的变革。在这个过程中，城建档案将实现灵活地应对城市建设发展变化与社会需求的增长，为城市建设、发展提供专业信息服务。

参考文献：

[1]赖宇凌.信息化新时代对于城建档案电子化的思考[J].办公室业务，2014(23)：71-72.

[2]杨海露.县市级城建档案信息化建设之管见[J].城建档案，2014(10)：15-16.

[3]苗萍，常建法.城建档案数字化过程中质量控制的必要性[J].城建档案，2015(2)：31-35.