工程项目档案验收及注意事项魏蓬

工程项目档案验收及注意事项魏蓬

魏蓬

山东省东营市胜利油田物资供应处山东东营257000

摘要：工程项目档案是指从项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准备、生产考核到竣工投产全过程形成、具有保存价值、各种形式（包括文字、图表、声像等）的历史记录。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，是工程项目档案的最后关口，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。只有把好验收关，才能最终确保工程项目的档案质量。

关键词：档案验收；项目验收

工程建设项目由于参与单位多，档案资料形成的中间环节多，各相关部门容易造成工作不协调，收集责任不清，影响了文件材料完整率、准确率。具体表现为：一是工程建设部门在工程立项后，只注重项目的落实，而忽略了工程前期形成的文件材料，造成前期准备工作文件材料不齐全，不完整；二是工程建设单位的相关部门和施工单位对工程档案的归档工作不重视，不熟悉档案业务标准，单位内部档案收集工作的责任、制度、人员落实不到位，使其负责的工程文件材料收集不全；三是工程建设项目形成的文件材料质量不高;四是有的施工单位技术人员对工程抢时间、赶进度对文件材料的收集敷衍了事造成其材料不完整;五是工程建设部门和监理部门大多数来自不同地方，他们一般按照各自的管理习惯对工作施工过程中形成的文件材料进行管理，不了解所要求收集到的文件材料要准确、完整、规范的特点,对归档文件审核不全面、不仔细，同样影响工作中文件材料的收集。根据本人所在单位从事工程档案管理的做法以及单位的某些规章，认为要做好档案的验收工作需要做好以下几个方面的工作。

1、严格执行工程项目档案验收的执行标准

不同性质的工程项目所涉及的相关国家、行业、地方的法规、标准、规范、制度等也不尽相同，因此工程项目档案部门要提前介入，在工程项目立项后，必须从建设项目的实际情况出发，依据相关的法定标准和企业标准，按照共性和个性相结合的原则，结合工程的实际情况来制定工程档案的验收执行标准。一旦标准制定下来，档案管理部门要与工程项目的主管部门进行及时的沟通，详细说明工程项目档案的验收依据，工程档案文件收集、整理、归档、移交的相关要求，方便建设单位和监理单位的档案人员了解文件形成应注意的事项、文件文档范围、质量和编制要求，配合档案管理人员做好收集工作。

2、完成工程项目档案验收前的准备工作

项目档案验收前，项目建设单位应组织项目负责人、有关人员进行档案自检工作，并依据《中国石化建设项目档案专业验收标准》编写档案验收自检报告。工程项目档案单位自检包括以下几层含义：一是对本单位形成的交工技术文件的内容质量进行审查把关；二是对交工技术文件整理、组卷的质量进行审查把关。其中监理单位审核时依据监理合同范围、在项目实施过程中监理细则中的相关规定，由各专业监理工程师及总监理工程师分别对参建单位的交工技术文件的真实性、完整性、准确性、系统性及案卷质量进行逐一审查，确认无误后签署核审意见。建设单位在会审时，交工技术文件（竣工图）整理组卷完成后，提交建设单位组织会审，建设单位应组织相关职能部门、质量监督单位对项目文件的完整、准确、系统及案卷质量进行会审，并签署会审意见。另外需要注意的是，国家重点项目和中国石化大型项目档案专业验收自检报告的主要内容包括：建设项目概况；项目档案工作的管理体制；项目档案的形成、积累、整理归档工作情况；项目档案的完整、准确、系统、安全性评价；竣工图的编制情况及质量；项目档案在施工、试生产中的作用；存在的问题及解决措施等。项目验收组在验收过程中形成的全部验收文件的草稿拟写（验收意见、打分表、签字表、登记表等）。

3、及时提出工程项目验收申请

工程项目档案在完成了自检工作，并具备了以下六个条件就可以申请档案验收：1）完成了项目建设全过程各类文件材料的收集、整理工作。2）编制完成了项目的全套竣工图。3）归档文件材料的分类、排列、编号、组卷等案卷质量符合《中国石化档案分类规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《石油化工工程建设交工技术文件规定》的管理要求及标准规范。4）编制完成项目档案工作情况说明及项目档案案卷目录。5）项目全部档案已经过建设单位档案部门检查并初验合格。6）档案保管设施设备及档案利用符合国家和中国石化的管理规定。项目建设单位应向项目档案验收组织单位提交档案验收申请报告，并填报《中国石化建设项目档案验收申请表》。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告15个工作日内作出答复。

4、做好工程项目验收的组织工作

项目档案验收工作实行统一领导、分级管理的原则，验收组的人数一般控制在3~9人。一般来说，项目档案的验收组织分为以下几个级别：一是国家发展改革委组织验收的国家重点建设项目，按照国家《重大建设项目档案验收办法》办理。二是总部组织竣工验收的项目（含上级委托中国石化组织竣工验收的项目），由中国石化办公厅组织项目档案专业验收。三是各企事业单位、股份公司各分(子)公司(以下统称各单位)组织验收的项目，由各单位档案部门组织项目档案专业验收。办公厅负责中国石化大型建设项目档案验收工作的指导和监督。由办公厅组织（包括委托验收）档案专业验收的项目，验收组由办公厅组织邀请系统内档案管理专家组成。四是由各单位组织档案专业验收的项目，验收组由本单位档案、工程管理、质量监督等相关部门人员组成，可邀请系统内档案管理专家参加。各单位档案部门负责本单位建设项目档案收集、整理、归档工作的业务指导，管理本单位的项目档案。

5、客观做出工程项目档案验收及检验评价

工程项目在完成自检，并收到验收申请回复后就可以由验收组织单位负责召集工程项目档案的验收会议了，验收会议的参加人员应包括档案专业验收组成员；项目建设单位的有关领导；项目总承包及设计、施工、监理等单位的相关领导和人员。会议由建设单位汇报项目建设概况和档案管理情况，项目档案管理情况包括：项目档案工作的组织领导，项目文件的管理控制措施，制度建设情况，收集整理工作，前期文件、施工文件、竣工图归档数据，未完成的工作及存在的问题。档案专业验收组在听取汇报后进行现场询问，对照《中国石化建设项目档案专业验收标准》逐项现场检查验收，抽查项目档案实体，查看档案库房及设施设备等情况，档案抽查数量按以下比例进行：项目档案数量超过1000卷的，抽查15%，项目档案数量在1000卷以下的，抽查30%，一般情况抽查档案的数量不得少于100卷。在验收完成后，验收组形成项目档案专业验收意见，并向建设单位反馈，对存在的问题提出整改措施。

结束语

工程项目档案验收工作是工程建设中不可或缺的一项重要环节，本文提出的验收时的几个方面仅供参考，在以后的工作中可以考虑如何加强工程归档文件的前端控制以及加强工程项目档案管理考核等方面，建设单位、施工单位、监理单位、档案部门要高度重视，积极配合，协调把关，保证工程档案完整、准确归档，使工程有案可查，更好的为单位发展服务。

参考文献：

[1]杨秀丽.谈如何加强工程建设项目档案的收集工作[J].兰台世界，2012，（S4):46.