基于智慧城市建设的数字化档案管理

基于智慧城市建设的数字化档案管理

苏榆茵

肇庆市城市建设档案馆526060

【摘要】随着科学技术的进步，人工智能、大数据、云计算对我们的生产生活影响越来越大，这也在一定程度上促进了智慧城市的发展，也加快了城市的信息化建设进程，由此也对数字化档案管理工作提出更多更高的要求。数字化档案管理能够为智慧城市建设提供可视化的展示、建设、设计和计算平台，在同一空间内对众多的管理对象和资源进行规划、控制和管理，有效推动智慧城市的有序建设。

【关键词】智慧城市；数字化；档案管理

随着生活质量的提高，人们对于周边环境、居住条件的要求越来越高，这也在一定程度上提高了城市建设的要求。而在开展城市化建设的过程中，“数字化档案”占据非常重要的地位，数字化档案主要就是将录像档案、照片档案、纸质档案等转变为数字信息，从而实现各种档案资源的优化共享和不同形式档案的数字化管理。在当前数字化档案工程中，简单说就是实现纸质档案的数字化，将图纸、表格、文字等转变为数字信息，之后借助计算机进行分析和检索，工作效率更高，且可节约大量人力、物力和资金，为智慧城市的建设工作提供了重要支持。

一、智慧城市建设的数字化档案概念及特点

（一）数字化档案概念

数字化档案就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化，即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息，从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的。主要包括了以下三个方面内容。

（二）数字化档案特点

（1）目录数字化。档案的目录统一使用excel电子表并加入超链接，点击超链接直接查找档案合同扫描件，以便查阅合同具体内容。卷内目录填写规范，序号：以一件自然件或一组文件为一顺序号；文件编号：完整的代字代号；合同名称：合同全称或规范化简称日期标准格为：20190101，同一条目内时间取文件最后形成时间。而且可以对档案文件的最后取用时间进行自动记录，为档案管理和调用提供方便。

（2）图文信息数字化，随着智慧城市建设的逐步推进，各类档案信息数量快速增长，档案信息类型也越来越丰富，包括文本档案、图片档案、视频档案等。采用数字化技术对实体档案的图文信息进行扫描和录入，然后在计算机或智能移动端进行调阅和分析，并以数字化形式对档案进行存储，不仅可以提升档案管理效率，还能够提升档案资源利用效率。

（3）业务流程数字化，在数字化档案建设过程中，档案管理业务也开始向数字化方向发展，而且自动化、智能化水平越来越高。可以将档案业务指导内容、图书资料著录、档案审核意见和结果、档案变动登记、借阅等信息，都通过专用软件进行管理，由管理系统自动完成基础信息的录入工作，记录相关人员的信息，并通过合理设置管理权限，确保档案管理操作的安全性。

（4）日常业务数字化。将档案的业务指导内容，审核意见，审核结果，图书资料的著录，档案变动登记，档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息，通过计算机软件管理的方式进行数字化。

二、智慧城市建设中的数字化档案管理措施

（一）明确档案存储程序

该操作更加便于档案的查阅和存放，实践过程中，工作人员可结合档案室的实际情况，有组织、有计划、有重点地逐步实施，对于其中的重点档案或使用频率较高的档案进行优先的数字化存档。纸质档案的数字化管理流程分析如下：归纳整理、图纸文字扫描、处理图像并存储、数据挂接与验收、备份。

以某项项目为例，该项目建设过程中，共签订合同50份，每一份资料都生成了PDF文件存档，为避免产生信息混乱、图纸损坏、机密泄露等问题，相关管理人员制定了完善的管理制度，并明确了数字化管理工作的基本流程。例如，在工程的筹备阶段，便对纸质档案的数字化管理流程进行了多次的推敲和演练，对于实践中出现的问题，提出了完善的技术标准和管理制度。在实际工作中严格按照规划和流程进行操作。在档案的数字化转换工作中，要求工作人员认真填写，不可疏忽大意，同时对各种登记表格进行汇总和整理，装订成册。在完成了数字化管理之后，还要进行完整记录，以确保整个管理过程的合理性和有序性，真正做到分工明确。

（二）重视扫描、编辑、处理环节

在档案的数字化管理工作中，扫描、编辑、处理是非常关键的环节，但同时也相对复杂。首先，在扫描的过程中，一定要严格按照文件分类来进行，结合纸张的实际情况确定扫描方式、相应参数和扫描分辨率，在此环节中，工作人员还要及时的调整对比度、亮度等等，同时生成jpg或pdf等相应格式的影像文件。确保扫描后依然可以保持档案原貌，以免产生图像失真的问题。完成上述操作之后，需对文件进行裁边、去污、优化等编辑处理，并同时除去文件背景，如此更加有助于节约存储空间，完成处理工作之后进行妥善存储。

（三）保障数据信息的安全

保证信息、数据的安全性是数字化档案管理工作中的关键性内容，要引起相关工作人员的高度重视。实践过程中，难免会遇到一些不可预料的问题，具体如计算机故障、人为操作失误、存储介质损坏、病毒入侵，这些问题的产生都将威胁着数据信息的安全性和完整性。为此，管理人员在对数据进行存储的过程中，一定要选择多种方式来进行，在此基础上还要进行数据备份，定期检查，从根本上确保数据信息的安全性。只有保障了数据存储的安全性，才能真正实现档案的数字化管理。

（四）建立数字化档案平台

当前的很多政企部门基本上都建立了内部局域网，实现了自动化办公系统和档案系统的有效结合，可充分借助内部网站，对数字档案管理网页和平台进行构建，为用户提供出更加便捷和全面的服务。

三、结束语

总而言之，目前在建设智慧城市的过程中，数字化档案管理工作是非常重要的组成部分，直接关系到城市化建设的进度和质量。在建设智慧化城市的过程中，将数字化档案管理的优势充分发挥出来，可以有效提升档案管理效率和信息资源利用率。在此基础上，通过采取科学的管理办法，规范数字化档案管理操作流程，可以为档案信息数据安全提供保障，充分实现档案信息数据的应用价值，为智慧城市建设提供重要支持。

【参考文献】

[1]孙雅州.新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用[J].时代报告.2018(08).

[2]金雪梅.试析如何做好数字化档案的规范管理[J].世界最新医学信息文摘.2018(97).

[3]黄荣梅,唐权.实物大数据手段在数字化档案系统中的应用[J].电脑知识与技术.2019(09).