浅议地勘单位工程建设项目档案管理

浅议地勘单位工程建设项目档案管理

何所惧

何所惧

（吉林省第二地质探矿工程大队，吉林省吉林市132013）

摘要：随着我国科学经济的快速发展，工程建设项目提到了新的层面，尤其地勘单位近几年来发展迅猛，地质经济建设得到了快速发展，创造了良好的经济和社会效益，相对形成的档案资料数量庞大，管理相对比较复杂，本文结合地勘工作的实际情况，以及工程建设项目档案管理的特点，探讨了地勘单位工程建设项目档案管理过程中存在的问题、管理对策和今后档案管理的发展。

关键词：地勘单位；工程建设项目；档案管理；存在的问题；对策

中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1671-6035（2013）11-0000-01

一、地勘单位工程建设项目档案管理存在的问题

1.地勘单位档案管理意识薄弱。

据对地勘单位的调查，近三分之一的资料未能及时归档，可见领导重视不够，档案意识淡薄，档案工作参与者较少，多数人认为，在市场经济时代，都是合同制签约，档案留存没有重要意义。

2.档案管理成本问题。

随着市场经济的发展，经营方式多样化，多数经营实体单位都是承包经营、独立核算，以获得最大利润，而档案管理形成的一些图文、报告等资料，存档，无疑形成了巨大的成本费用，而且档案管理人员的工资发放也是一项巨大的支出，减少了营业收入。

3.档案分类不完善。

档案分类不明确在检索时体现出来，“书到用时方恨少”，事情总是发展到一定程度时才能意识到事情的严重性，在档案归档后，对于一些整理问题，感到麻烦，没有将形成的文件及时归档，乱丢乱放，造成档案在档案验收时，普遍出现档案资料残缺不全、行文不规范，严重影响地勘单位的工作质量，不利于地勘单位工作的顺利进行；档案资料收集难、归档不齐全，由于在日常机关档案管理工作存在各自为阵的现象，致使档案工作人员在收集和整理档案材料时，收集不及时、不齐全、收不到等等现象，致使一些有价值的资料被遗失，给地勘单位造成巨大的损失。

4.工作效率问题。

地勘单位的档案管理工作对档案管理人员的要求较高，由于地勘单位归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺，往往使其在归档时不能很好的把握归档文件的完整性，由于人事档案的整理是一项严谨性、专业性比较高的工作，这就要求管理人员具有很强的专业素质，特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和项目进行过程中专业性很强的技术文件，导致归档文件缺少，最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程，甚至造成技术路线的模糊与不连续，严重影响工作效率。

5.忽视制度管理。

我国地勘单位已经制定出一套管理办法与业务规范以及档案管理人员工作职责，如文书、会计、科技、多种经营等不同门类档案资料，而在实际工作中，贯彻落实的执行力不够，没有配套的监督、检查、奖励措施去考核，这些制度都成了一纸空文，对档案管理没有起到实质性作用。因此地勘单位仍需要对档案管理制度进行落实与创新。

二、工程建设项目档案管理的对策

1.制度建设的保证。

搞好制度建设是做好档案管理工作的前提，健全管理制度,严格奖惩考核。要建立健全与档案法律法规相配套的一系列内部管理制度,加大依法管理档案的力度,要将档案工作纳入目标责任制考核,严格考核奖惩,调动从事工程建设项目档案管理工作人员的积极性。

2.加强档案的纳入管理与控制。

地勘单位各级职能管理管理部门都要从对历史负责、为现实和未来服务的高度对待档案管理工作，把工程建设项目档案管理切实纳入到本单位工作计划中，纳入到项目经理以及有关人员的工作责任制中，使档案工作与地质经济建设同步发展，应该做到归档资料要齐全；建立各项查借阅制度，编制检索工作；实现现代化管理，利用微机管理档案，全面、准确、快速的提供档案资料；收集档案利用的实际效益；促进档案利用率的提高。在档案形成的过程中，工程建设项目档案的形成涉及多个部门的不同阶段形成的资料，只有把文件从产生、积累、整理到归档，各个环节进行有效管理和控制，档案的归档管理才能确保质量。

3.做好档案管理的研究，提高档案的专题利用力。

勘察工程建设项目档案记录了项目设计、现场地质勘察数据、土工试验数据、项目技术人员的数据分析、图表、工程质量检查记录和成果文字报告，而从形成档案的特性看，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点，通过长期管理工程勘察档案的实践，档案管理中“编”的成分大于“研”的成分，只是一些初级产品，多为原始档案的复制，因此为了更好利用项目工程建设档案的价值，要加强深层次的研究，再进行编制，多多呈现精品，提高档案的档次，使地勘工程项目建设档案具有历史研究与参考价值。

4.提高档案管理人员的工作积极性。

切实提高工程建设项目档案管理人员的档案管理意识，加强现实意义的宣传,让广大领导真正懂得档案管理的目的、要求；动员和组织全体工作人员参与档案工作,加强对日常各类文件资料的收集、保管,为日后积累史料；提高档案管理人员的专业素养以及政治警惕性、责任心、纪律性，健全奖惩制度，加大依法管理档案的力度，以提高工作人员的积极性，从而提高地质档案管理工作的效率。

三、结论

地勘单位应当进一步强化工程建设项目档案管理制度的落实、创新，根据业务工作特点和实际情况，适时调整档案归档范围，不断补充、完善，制定出更为具体、细化、与经济建设发展相适应的规章制度、工作标准，使档案管理具有法律效力，跟上信息时代的潮流，单位在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去,档案部门要参与到企业信息化当中去，档案的现代化管理既要适应档案自身的发展,也要适应单位信息化建设的流程,两者要兼顾，进而使地勘单位工程建设项目档案管理工作逐步走向制度化、规范化、创新化管理的轨道。

参考文献：

[1]王燕;浅谈地质档案信息化建设[A];贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集[C];2010年

[2]倪云英;论新时期地质资料档案管理服务模式的创新[A];“华东六省一市地学科技论坛”论文专辑[C];2010年

[3]线华;试论煤炭地质信息资源一体化管理[J];中国煤田地质;2001年04期

[4]郭建素,连民杰;地质资料档案管理在津科JI-110软件中的应用[J];矿业快报;2002年22期

[5]明炜;试论档案信息化及档案信息化建设[A];齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C];2008年