浅析人事档案在医院人力资源管理中的作用

浅析人事档案在医院人力资源管理中的作用

尤云飞张聪

摘要：人事档案是记述和反映个人经历以及德能勤绩综合素质的直接记载，它的作用在于为人事管理工作服务，是全面了解人才、选拔人才的基础，是领导者决定用人的重要参考依据。时代的发展赋予医院人事档案管理新的内涵，医院人事档案的管理必须实现现代化，才能充分发挥人力资源管理的作用。

关键词：人事档案；人力资源；医院管理

我院地处河南省西部，是当地一所功能齐全、设施完备，集医疗、教学、科研、预防、保健、康复为一体的大型综合性二级甲等医院，多次荣获“河南省廉医诚信为民医院”、“河南省文明医院”等荣誉称号，承担着河南科技大学、新乡医学院等多所高等医学院校的教学任务，是洛阳市基本医疗保险定点医院、洛阳市120急救网络医院。编制床位604张，在职职工764人，其中博士、硕士22人，中高级职称人员367人，拥有一支高素质的医疗卫生人才队伍。

近年来，院领导班子非常重视人力资源的开发与管理，利用现代管理理念，在实践中不断总结、摸索，探索出一条适合于医院转型期的人力资源发展之路。在医疗市场竞争日趋激烈的今天，我院之所以能够在激烈的竞争中站稳脚跟并持续发展，关键是拥有一个政治素质好、业务能力强、办事效率高的领导班子和一支革命化、知识化、年轻化、专业化的干部队伍，而建立这样一支干部队伍，人事部门就必须做到知人善任。我院人事档案及其管理工作，是完成这项工作的基础，是为适应人力资源管理工作的需要而产生和发展起来的。

1人事档案管理目的和意义

医院人事档案管理应以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过对人事档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如：人事信息的共享，它能为医院的经济发展提供必要的服务。同时，人事部门应积极主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

2人事档案及其内容构成

人事档案是一种特殊档案，是在人事管理活动中形成的，记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况，它是以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录[1]。人事档案反映个人的成长轨迹，反映其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等诸多方面，其定义阐明了它与人力资源管理工作的密切关系和它的基本内容构成。这些内容包括：a.个人履历；b.学历学位、成绩、培训和专业技术职称情况；c.入党、团及个人政治历史审查材料；d.奖惩材料；e.干部任免、工资待遇等方面的材料；f.其他供组织参考材料。以上各项基本内容，是由人事部门相关人员经过审核、签字和盖章等手续而处理完毕的，具有使用价值和保存价值的凭证材料，是一个人本来面目的真实反映，可以说“档如其人”。正因如此，人事档案便成为人事部门历史地、全面地考察和正确地使用人才的重要依据，它在医院发展中发挥着它所特有的重要作用，占有举足轻重的地位。

3人事档案信息化是发挥人力资源最大效能的基础

随着卫生体制改革的不断深入，人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，迎接新挑战，是人事管理工作者需要正确面对和认真思考的重要课题。归根到底，医院人事档案管理的最终目的是使其得到充分的利用，为医院的发展提供科学的信息和决策依据。

为了适应新时期人事档案管理工作的要求，不断提高对人力资源的开发与管理水平，必须建立人事档案管理信息系统，实现个人基本信息的微机检索和联网查询，不断扩大人事档案信息的内涵，实现用现代化手段管理和利用人事档案，使之为选才、用才、育才、留才发挥更大的作用。实现人事档案管理信息化，就是要摆脱传统的手工处理方式，采用计算机对人事档案管理工作进行处理，以达到高水平的信息存储、查询、统计和综合分析，为领导决策提供依据，形成一个面向人才市场、面向社会开放的人才信息系统，使医院人事档案信息资源得到最大限度的开发与利用[2]。制度建设是实现人事档案管理工作规范化、科学化、现代化的重要保障。首先，按照上级部门人事档案管理要求，结合我院工作实际，完善制度建设，及时收集、整理人事档案，在确保真实的前提下，拓宽人事档案信息的收集渠道、改进收集方式，有效增加档案信息存储量；其次，通过对各学科人才的工作履历、学习经历及专业技术培训等情况进行汇总分析,动态了解医院人才的人生轨迹，预测医院人才的发展潜力，及时发现人才，启用人才，用好人才。第三，利用人事档案信息，为医院进行学科带头人、专业技术骨干等人才的培养和引进提供强有力的人才信息支持和决策依据。依据人事档案信息，可以更好地统揽全局、合理规划、统筹兼顾，有针对性地任用人才，实现任人为贤、人尽其才的目标，使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效力。

4发挥人事档案在医院人力资源管理的作用

人事档案及其管理工作在医院人力资源管理中起着不可替代的关键作用，为医院领导提供各类人才信息和用人依据，为薪酬工资制度改革，为医院专业技术人员的职称评定和医院职工享受各类福利待遇提供依据，是医院人才开发的重要资源。

4.1人事档案为领导决策提供人才信息和用人依据。在医院转型过渡期，是否拥有一支高素质的干部队伍，是每个医院面临的首要问题。这就需要人事部门对有关人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务工作能力和主要工作经历等，有一个合乎实际的了解和掌握，以达到知人善任和人尽其才。要达此目的，就必然要借助于人事档案。以我院为例，自2004年以来，通过人事制度改革，岗位竞聘，选拔了一大批既有较高学识和较强业务工作能力，又有较高政治素质及组织领导才能的年轻干部，涉及45个科室近100名科室领导成员，在这些干部的任用过程中，人事档案信息为人事部门提供了准确的数据，为领导决策提供了可靠依据。4.2人事档案为科学、合理制定薪酬工资制度提供了保障。我院于2008年初开始执行新的薪酬工资改革方案，新方案参照洛阳市行业薪资标准制定，通过前期酝酿、中期修正、后期讨论等环节并经职代会讨论通过，顺利实施。该方案对原有的工资制度进行了合理修正，依据每一位职工的学历、资历、职务、职称、岗位风险等级等套改现有工资。医院人事部门依靠完整的人事档案信息，完成了这一庞大而细致的系统工程。4.3人事档案为医院各类专业技术人员的职称评定提供了依据。从1988年实施专业技术职称制度改革至今，我院已进行过数次、涉及多学科专业技术职称评定，为专业技术人员职称晋升提供了真实而有效的学历凭证和组织鉴定材料，确保了专业职称晋升工作的顺利完成。4.4人事档案为医院人才资源的开发提供了重要信息资源。一份完整的人事档案，可以显示一个医务人员较全面的个人信息。人事部门对人事档案信息进行研究分析，可以从中发现人才成长的某些特点和规律,对于识别人才、培养人才和正确使用人才都有着十分重要的意义。如：我院先后有近10名博士、硕士研究生被任命为中层领导干部，就是医院人事部门在先后多次对其本人档案研究考察的基础上任用的，这些科室骨干在自己的工作岗位上，为医院的发展发挥着自己的专长和聪明才智。

5结论

医院人事档案管理是医院人力资源管理工作的一个重要组成部分，是医院人才开发的重要资源。人事档案管理它在医院发展中所处的基础性和关键性地位不容忽视，它的这种地位和作用将随着医院的发展而逐渐凸显。当前，随着以知识、信息、服务为特征的新时代的到来，一方面我们必须更新人事档案管理的内容、范围、方法，迎接新挑战，实现新局面；另一方面，加快人事档案信息化建设，建立人事档案数据库，及时更替个人最新信息，保证人事档案的时效性、真实性和准确性，实现人的信息化管理，同时发挥网络优势，实现人才资源共享，使人事档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化，在深化医院改革、促进人才发展、提高医疗质量中发挥重要作用。只有重视和加强人事档案管理工作，树立科学的发展观，才能让人事档案管理工作尽快驶人信息社会的快车道，才能使人事档案工作及时有效地为用人单位的领导者提供决策服务，为推动医院人力资源管理和医院的快速发展，加快改革步伐，在医疗、科研、教学及选拔人才等方面发挥更大作用。

参考文献

[1]易炳炎.档案管理学[M].兰州：甘肃人民出版社，1998：263-288.

[2]戴立萍，陈梅兰.医院人事档案管理工作的新思考[J].浙江档案，2003(8)：37.