基层单位档案管理中存在的问题及对策分析

基层单位档案管理中存在的问题及对策分析

韩小平

韩小平

东平湖管理局梁山黄河河务局山东272600

摘要:在基层单位管理的过程中，档案的管理是一项重要的工作，在档案管理的过程中需要有效的制度支撑，本文就基层单位在档案管理过程中存在的问题及对策进行阐述。

关键词:基层单位；档案管理；存在问题；对策分析

一、前言

基层单位拥有大量的档案，在管理的过程中可能会遇到很多的问题，我们发挥档案管理的优势，促进基层单位管理水平的提升。档案管理在基层单位内部的高效运转以及协调中起着非常重要的作用。怎样做好基层单位的档案管理工作,是当前基层单位需要思考的首要问题。档案管理工作是一件非常不容易的事情,这需要相关的工作人员,必须要有顽强的毅力以及强大的耐心,同时还需要一定的专业技能,才能真正的做好基层单位的档案管理工作。

二、基层单位人事档案管理存在的问题

1、人事档案利用率低

人事档案的建立从根本来说就是为了提供管理者对个人信息的了解，而目前档案并没有被很好的运用。具体表现为重视保密工作，注重个人的隐私，而忽视了对其利用，即便进行了利用也只是小范围的，没有在管理上依靠档案的记录。这种对档案的管理却不利用的方式有违档案的目的，降低了档案的价值。

2、思想上不够重视

人事档案作为幕后工作，很少人会了解它的工作内容，所以造成人们对档案工作的不够重视。首先档案拥有人不能接触到自己档案，使得他们忽视对档案流动时的管理工作，造成档案丢失。其次人事管理人员在进行考核时不注重利用档案，认为档案提供的资料少。在档案的登记上面，相关人员也没有认真对待，造成档案登记错误或者虚假信息，在一定程度上使人事人员难以凭借档案来进行人事管理工作。领导在管理时也是敷衍了事，没有对下层管理人员严格要求，把不出差错当成工作的目标。

3、人员和档案不能很好的对接

由于基层单位人员流动性强，使得档案要不断跟随人员进行变动，而目前档案流动管理上存在一些问题，让档案与人员不能很好衔接，让个人档案在一定时间内出现空白，这对一个人事业的记录有着很不好的影响。例如现在很多人有档案缺失的现象，原因是离职后进入另一家单位，在把档案调出的时候原有档案没有填写，使得这一部分的档案出现空白，而接受单位则不能很好了解此人在这一单位的表现情况和离职原因，这对他以后的发展有不利影响。有的人会把档案留在人才市场，在应聘某家单位后没有及时的提交档案，使得在这段时间内没有档案记录。随着市场经济的发展，人们更加容易变换单位，选择合适自己的工作，然而档案建设工作却不能满足这种快速发展的需求，造成人档分离现象时有发生，这对人才的培养是一大障碍。

4、人事档案管理信息化应用低

随着信息技术的发展，电脑操作在办公中应用越来越广泛，而目前单位人事档案管理在信息技术上的运用却很少，使得人事档案管理上效率低下，有的管理人员对新技术有排斥的心理，认为信息技术并没有传统纸质记载安全，这不利于单位人事档案管理的进行。

三、加强基层单位档案工作的对策

1、要对基层单位档案工作给予充分地重视。基层单位档案是研究本单位各项工作的第一手材料，是制定基层单位发展策略的很好素材。基层单位领导要认真学习《档案法》及有关规章，重视本单位的档案工作，把档案工作放在单位重要位置来对待，并将其纳入到议事日程，加强对档案工作的组织领导，定期对档案工作进行检查、督促，为做好本单位的档案工作起到带头作用。

2、建立健全基层单位档案管理的各项规章制度。要根据国家档案管理法律法规的要求，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，加强本单位档案管理法律法规的建立健全，建立起档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等制度，如《档案管理工作人员职责》、《档案查阅制度》等，保证基层单位档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使基层单位档案管理实现规范化、制度化，做到有章可循，有法可依，以加快档案工作的法制化进程。

3、加大对基层单位档案管理设施设备的投入。良好的档案管理设施设备是开展档案工作的根本保证。在具体工作中，为保证基层单位档案工作的健康发展，应加大对档案管理设施设备的投入，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；配备好专门管理档案的计算机等硬件、软件设备，为保证档案工作顺利推进打下坚实的基础。

4、实现基层单位档案管理的信息化。要加强基层单位档案信息化建设，把先进的技术手段应用于基层单位的档案管理中，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。要做到这一点，就必须对基层单位档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现基层单位档案纸质与数据格式并存，实现档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务。

5、不断提高基层单位档案人员的素质。档案人员的素质决定基层单位档案工作的发展，所以基层单位一定要采取各种手段不断提高档案人员的素质。首先，加强岗位培训，让档案人员及时掌握档案业务技能、新知识和新管理技术，提高他们的档案管理水平。其次，注意加强档案干部队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作，注意对他们的教育培养，充分调动他们的积极性和创造力。最后，档案人员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，创造性地做好本职工作，不断开创档案工作的新局面。

四、完善基层单位数字档案管理的应用措施

1、加大信息资源开发力度，完善信息化管理体系统

详细来说，一是加大信息化配置的力度。比如，以具体需求为基础，购置网络网站、计算机软硬件、档案扫描设备等信息化基础设施。二是利用计算机管理软件辅助完成收集、整理、立卷、管理与检索基层单位相关档案信息。三是创建馆藏档案目录数据库与各类专题信息数据库。信息源作为开展电子档案管理的基石所在，即便程序控制与数据结构非常完善，录入的信息源质量也会在很大程度上严重影响着基层单位整体档案信息系统的建设与管理。所以，在对信息源管理的过程中，既要追求进度又要注重质量，加强制度建设与技术控制，明确信息采集标准与细化操作规程，同时兼顾提高信息录入工作人员的综合素养，增强其责任感与使命感，以此确保信息录入的时效性与准确性。

2、提高档案管理员专业素质，强化数字化管理意识

完善档案管理工作人员的队伍建设的具体措施，首先要基层单位自上而下加大对档案管理工作的重视程度，安排并设置专人专职负责档案管理工作，提高档案管理工作人员的薪酬待遇，以挖掘人才、留住人才；其次要严格设置档案管理工作人员的准入制度，岗位任职要求必须是受过专业档案管理教育、拥有扎实的理论基础的人员方可胜任；最后要加强档案管理工作人员信息现代化素养的培养和训练，定期开展培训指导学习档案管理软件等操作，为基层单位推进信息化、网络化档案管理工作夯实基础。

3、加强信息化基础建设，保障电子档案安全性

档案管理设施在档案管理中扮演着不可或缺的角色，要改进当下国内基层单位档案管理工作的现状，就必须做足基础工作，加快基层单位档案管理的设施建设。首先，在硬件设施建设方面，基层单位应重视档案管理工作，将档案管理工作当作一项基础工作来做，按照国家《档案管理办法》及其他相关的法律法规，建设标准化档案室，以确保档案资源的完整性、安全性为出发点，购置高标准的档案柜等；其次，在软件设施方面，应加快基层单位档案管理的信息化进程，购置档案管理专业软件，提高档案管理的现代化、信息化水平。

五、结束语

在当前基层单位档案管理的过程中，我们要根据基层单位的现状，制定相应的管理制度，提升档案的管理水平。

参考文献：

[1]殷为.浅谈档案管理中存在的问题及解决办法[J].东方企业文化，2012，（7）：97-98.

[2]孙西寒.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].才智，2015.5:159-160.