关于企业档案服务功能问题研究

关于企业档案服务功能问题研究

单斌潘宇

单斌潘宇(吉林市房屋权属登记中心)

摘要：档案工作在企业管理中占有重要地位，是整个企业工作的组成部分。早在20年前，邓小平同志高瞻远瞩地提出“开发信息资源，服务四化建设”，而且档案工作也一直认真践行这一理念为企业建设与发展服务。在企业从无到有，从小到大的成长过程中，随着时间的推移积累了大量丰富的原始资料，为企业的管理和发展提供了宝贵的依据，不但能够提高工作效益，创造良好的社会效益，也能真实的展现企业发展的过程。

关键词：企业档案服务功能

问题研究本文通过分析企业档案的主要特点，探讨了企业档案的服务功能，提出了如何加强企业档案的服务功能建设。

1必须明确企业档案的服务功能

传统的档案的功能仅仅是提供尸体档案，较为单一，服务的功能并不明显。现在企业的档案管理更注重通过对企业档案信息的分析、挖掘整合，将所得有效信息及时提供给各个部门。由于档案存在与企业的各个时期、各个方面，它全面真实的记录着企业整个发展历程，换句话说，整个档案信息里体现的着一个企业的文化，是企业最宝贵的财富。当然，实效的档案也是企业正常工作的第一手资料。它对企业的发展起着不可或缺的推动作用。

企业档案的服务功能具体体现在以下几个方面：

1.1为领导的决策提供参考和依据。企业在自主发展的同时，也要积极关注国家的方针政策，尤其是与企业发展有关一些政策。这些文件一般会以文件的形式传达，除了一次明显文字表面即可体现的，还有一些隐性的优惠政策或限制。这就需要档案人员分析研究，将有利于企业发展的信息分离出来。决策者依据这些信息可以理解国家这一时期的方针政策，跟随社会发展趋势。抓住机会，争取企业每一跨越性发展。

另一方面，档案人员整合的各个方面的资料，也可为领导者提供处理从企业发展方向到各个部门人员的任用各方面的信息。

1.2多种材料和资料的汇总。企业档案中包含全面的企业信息，上级的有关文件，各个部门的工作报告，所有员工的档案等多方面信息。所以是企业各个部门交汇的部门。档案人员通过分析整合积累的各种资料可以发现最有效率的工作方法，可以从整个企业中评定出先进个人。充分发掘有效信息资源，将信息资源传递给各部门，为提高工作质量与效率提供保障。

1.3企业管理经验总结和发展。企业档案中含有大量的有关企业管理方面的信息，特别是随着社会改革开放的不断深入，企业不断的发展壮大，为好经验和管理该当进行推广大，所以，档案工作人员可以通过纵向比较分析、横向比较分析的方法，为他们提供企业管理方面的各项服务。

1.4为企业编制证据材料。企业档案工作人员在充分了解室藏和企业管理与发展中对材料的需求基础上，有针对性地开展企业档案编研工作，如编制《大事记汇编》、《基础数据汇编》、《企业实物档案汇编》、《企业规章制度汇编》、《协议合同专题目录》等材料，从而更好地提供服务。

1.5实行动态服务，充分利用先进的网络技术。根据管理人员、工程技术人员的需要，企业档案工作人员可以通过早介入同研究，为其提供需用文件和材料。提高电话调卷，微机联网传输数据等先进的电子技术提高档案材料的利用和开发。

2深刻理解企业档案的主要特点

企业档案的归档案范围和利用都有其自身的特点，这与企业自身的发展是密不可分的。

从收集材料的内容来看，企业档案有上级有关部门的文件材料和企业自身形成的文件资料，如企业规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。收集范围明确，档案种类多样，除文书档案外，还有会计档案、科技档案、研究档案、基建档案、声像档案、实物档案、设备档案、电子档案等等。

从使用对象来看，企业档案的使用对象比较多样化，人员结构复杂，几乎涵盖了整个企业的每一个工作环节。一般为企业的领导、部门负责人、工程技术人员和科室工作的普通人员。从下到上，每名企业工作人员都有利用档案的机会。

从利用和开发方面来看，企业档案的使用多为企业的管理和建设服务，极少部分涉及保密范围，一般不涉密的档案可以复印、摘抄等。为企业的选题有注重实用性编研产品，要求质量精，利用价值大，能够紧跟形势时效性强，另外也要加强对开发编研时间进行控制，不要因研制时间过长而影响研制材料的使用效果。多利用现代化的手段开发编研，加快开发编研的进度，缩短开发编研的时间，多出“精品”。通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者，为企业的现代化建设而服务。

3全方位提高和完善企业档案的服务功能

企业档案服务工作要全方位完善和提高服务功能，不断发挥其应有的作用。为此，要从以下几个方面，加强企业档案服务功能建设：

3.1要转变人的思想观念。企业领导要对档案部门给予更多的重视，在人员配置上克服盲目性和随意性，优化档案人员结构，配置专职的档案工作人员。档案工作人员要改变思想观念，首先要积极探索档案工作的新思路、新方法，主动树立服务意识。其次在应开发档案信息并主动与市场经济接轨以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去为其服务树立起强烈的市场意识，能够为企业的健康发展献计献策。三是建立质量意识、效益意识，要根据信息市场的需求优化服务措施提高服务质量，为企业开发含“金”量高的档案信息并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息提供给企业的决策者，使档案信息在市场经济的作用下批准位置并能充分发挥其作用。

3.2提高档案人员的业务素质。随着企业的发展，档案管理工作也受到一定程度的影响。现代化企业结构调整，档案管理人员也由传统的一人一职，精简为一人多职。不过同时，改变的还有现代化的档案管理方式。档案业务流程和工作方式的改变对档案工作人员的要求进一步提高。档案人员需要从意识、知识、能力等多方面提高自己的专业素质。在网络经济和信息时代的大环境下，档案管理人员首先要在意识上提高，广泛涉猎此方面有关的信息，时刻跟随档案学发展的步伐。知识方面把档案信息的采集、存储、传递和开发与先进的管理科学和信息科学结合起来，充分发挥自己的潜能。能力方面，充分利用网络，积极开发，讲自己所发现的知识尽可能的多的应用与档案信息管理，从而使档案更有效的为企业服务。企业档案工作人员加强政治思想学习是做好业务的根本保障。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案工作人员要加强学习，不断提高自己的业务水平和管理水平，要注重加强学习，不断扩展学习层面，多方面地了解各门类知识。企业领导必须重视对档案工作人员的继续教育，定期培训，经常组织参观学习，拓宽专业基础知识，完善知识结构，培养他们研究问题、分析问题的能力，以及信息收集、加工、检索、保管、利用的能力。

3.3加强与时代俱进的意识，档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念。

3.3.1加强现代化技术的应用。在计算机和网络广泛使用的今天，档案材料的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面发生重大变化，极其方便了信息的交流。企业档案工作人员在企业档案中要应用这些现代化的手段，尽快实现档案信息管理自动化，熟练掌握和利用档案信息管理系统，从而更有效地提供服务。比如电子计算机技术、网络技术、多媒体技术、影视制作技术等促进档案工作的发展跟上现代化企业的节拍。

3.3.2加强法律意识的培养。公民的所有行为都应当在法律允许的范围内，更何况营利性企业中的档案人员。遵循国家关于档案管理的各项法律法规是所有工作的前提。实事求是的进行记录整理。当然有的企业由于个人为达到私人目的要求档案人做出有违规定的行为，这种情况下，档案人员必须坚持立场，以企业的利益为本，正确处理，避免因片面追求个人利益而违法档案工作纪律的情况发生。