浅析医院档案信息的开发与利用

浅析医院档案信息的开发与利用

孙云云孙芳

孙云云孙芳（山东省临沂市人民医院山东临沂276001）

【中图分类号】R197.322【文献标识码】A【文章编号】1007-8231（2010）06-106-02

档案工作是医院事业发展的基础，依靠科学技术的进步，逐步实现管理现代化，把档案的整理、保管以及利用融为一体，充分发挥档案的作用，是档案室各项工作的目的，利用工作是档案工作中各环节的中心环节。作为现代化医院的档案工作人员，要充分认识到自己在知识创新过程中的角色和作用，主动参与知识创新，充分利用丰富的档案资源和先进的技术服务手段，为领导决策和解决工作中出现的问题提供优质、高效、快捷的服务。

医院档案室管理如何适应卫生事业的发展，如何面对日趋激烈的市场竞争，直接关系到医院档案室的生存与发展。做好医院综合档案室的管理工作，尤其是做好医院档案信息的开发与利用工作，使其向便捷、连续、迅速、直接的方向转变，这样才能使医院档案工作与医院改革同步。档案作为信息，它是领导决策、处理问题、布置工作、制定计划必不可少的重要条件之一。没有广泛的利用，难以实现档案的价值，单靠档案室自身低水平的信息资源开发，难以赢得应有的社会地位，使档案的作用得以更进一步的发挥。

如何采取切实有效的措施来开发档案的信息资源，充分发挥档案在医院管理中的作用，我认为必须做好以下几方面的工作：

1要注重对现代化各类信息的收集和整理

现代化医院档案管理必须有法可依、有章可循，相应的工作制度是做好档案管理工作的可靠保证。目前，在我们医院的利用者中，行政职能科室和专业技术人员居多，为加大宣传力度，我们建立了一系列的规章制度，下发给各科室，公布于众，使全院职工了解档案室和档案。在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、信息编研到存入微机，都要做到条理清晰、目的明确、保证档案齐全完整，避免漏失档案的记载内容。加强档案基础业务建设，首先要做好档案的收集工作，丰富档案的收藏内容，优化档案藏品结构。档案信息资源的开发利用，是以档案内容的丰富、充足为前提的，医院在制订发展规划时需要档案，重大决策出台时需要档案，做到大事有记录、有凭证，系统而正确无误地记录、存档。加强档案收集、丰富档案内容是档案利用的起点；加强档案业务建设是档案利用服务的基础；提高人员素质与现代化管理水平，是利用工作的重要手段和措施。

2建立科学便捷的检索工具，实现档案信息检索现代化

目前，医院检索基本上靠手工方法，这同医院现代化建设对档案信息的要求，无论从数量上、内容上、速度上都难以适应，传统的手工管理方式已经不能适应客观形势的需要，必须逐步被现代化管理手段所代替。将计算机引入医院档案管理已成为医院档案管理现代化、科学化的象征，也是医院档案事业发展的必然趋势。

我院自1998年以来，着手医院档案信息实行微机管理，然而要适应医院档案管理的不断变化，适应计算机技术日新月异的发展，仍有大量的问题亟待解决。可以购买一套适合自己医院档案管理的系统软件，如医院自己开发，则一定要按照软件工程的要求，作好软件的需求分析、程序设计、编制及程序的测试。否则，会影响软件的实用性和扩充性，给今后的应用带来诸多的问题。借此机会，与档案事业的老师和同仁们共同探讨，以促进医院档案现代化管理的发展。要符合档案的各项标准化内容，注重理论与实践相结合，根据档案利用的最普遍、最突出的特点，根据利用者的利用习惯和通常需求来编制最简易的检索方法，从而保证档案检索工具具有科学性、系统性、实用性。现代化检索工具越科学，检索时间就会越缩短，查全率、查准率就会越高。

3档案信息的开发利用

随着我国医学卫生事业的发展，医院形成的档案门类、数量在不断增加，档案利用的频率在不断增高。档案在开发利用中，有一系列的信息可以反馈回来，把这些信息系统地收集起来，建立完整的利用信息反馈系统，可以为今后进一步科学地开展档案信息资源提供充分的依据。在工作中，改变以前只停留在收集、保管好档案的思维方式，确定以利用为中心的指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，从被动坐等上门的接待利用方式，逐步走向主动开发档案信息资源，开展电话查阅、调卷，送卷上门，跟踪服务，做好利用效益的登记、统计，可以了解档案在利用中所产生的各种效益，提高档案工作者开发档案信息资源的信心和积极性，为宣传档案的重要作用和价值提供生动、具体的事例和必要、系统、准确的数据，并为今后进一步扩大档案的利用效益、改进档案信息资源开发提供依据，使档案利用效果明显提高。

作为一名档案工作者，我深深的认识到：21世纪的档案管理工作，不是各门类档案的简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程，是档案人员面临的新课题。医院档案工作者不仅要有信心和责任感，还要有开阔的思路、敏锐的眼光、强烈的参与意识和良好的竞技状态，不断学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能，通过扎扎实实的工作，把医院档案工作做好。档案工作就是要靠档案干部的开拓进取、创新创优精神，才能够铸造新的辉煌，使医院档案室沿着预定的目标良性运作，从而使档案获得最大的社会效益和经济效益，与时代发展同步。