做好电力企业档案保密工作的有效措施

做好电力企业档案保密工作的有效措施

白莉

新疆送变电有限公司新疆乌鲁木齐830011

摘要：随着经济的快速发展，在档案管理过程和相关工作人员利用过程中，需要采用合理方式，以此提高档案的保密能力，因档案数据的特殊性，需要结合一定的保密措施，才能提高档案工作管理水平，以此为电力企业提供更加有效的档案资料，也进一步避免因工作的忽视造成一系列问题的发生。本文首先明确了档案保密工作与利用之间的联系，随后提出了具体的档案利用与保密工作策略，旨在通过阐述，提高电力企业档案管理工作的有效性。

关键词：档案保密；档案管理；利用；措施

引言

电力企业档案管理记录了历史发展，个人情况，以及社会各项活动。档案管理工作具有积极意义，如何提高利用能力，加强档案管理的保密性，是非常值得进一步分析与研究的，基于此，本文进行如下阐述，在阐述过程中，提出了具体策略，希望能够为相关工作人员提供科学参考，以此推动档案管理工作长效发展。

1做好电力企业涉密档案保密工作的重要性

电力企业在发展进程中，会开展一定的商业活动与业务经营活动，在执行此类活动时，会产生大量的涉密文件或信息，主要表现为数据、文字、图纸、符号、影像与声音等形式，其中记录着电力企业的秘密信息，主要介质表现为光盘、纸介质与磁介质等。为实现电力企业的科学性发展，应重视对档案的合理化管理，及时处理好档案的保密工作，这与国家、电力企业间的根本利益密切相关。电力企业涉密档案保密工作的实施，应配备一定的档案管理团队，增强档案管理意识。通过对涉密档案资料的保护，能及时保护电力企业的合法权益，也能借助电力企业的保密信息来为电力企业后续决策的制定提供条件，重视对档案资料的信息保护，还要及时对档案予以开发与利用，从而凸显其重要价值，这对于电力企业发展而言意义深远。

2做好档案的利用及保密工作策略

2.1做好档案的审查工作

利用档案之前的工作步骤是审查档案，通过对档案的审查，增加档案资源的顺序性。利用审查对档案进行正确的分类，更有利于规范档案的范围，便于利用档案。审查档案的主要工作内容是：根据规定充分审查档案，逐一审查期限内档案的范围及使用；对于初审未通过的档案通过资质较高、经验较丰富、能力较强的专业工作人员进行取舍；领导在两次审核的基础之上综合多方因素，决定档案的开放期限等。

2.2做好档案的解密工作

在档案利用时还包括一项重要的工作内容那就是解密档案。档案的解密程度决定着档案工作的利用程度。一般情况下，在完成档案的审查工作时，随机进行档案的解密工作，解密工作必须是科学合理的。通常来说档案的保密级别分为：绝密、机密与秘密，根据不同的程度采用不同的保密方法，但档案的保密工作在时效期满后，保密级别就丧失了意义，对于此部分内容，就需要利用解密再实现对档案的利用。另外随着时间的推移、档案保密的范围、时效、使用时间、级别变化等都会随着情况的改变而变化，对此就需要利用解密工作进行降密。

2.3构建完善的涉密档案保密机制

在电力企业发展系统中，会产生一定的涉密档案，为保证涉密档案资料的安全性，应构建完善的涉密档案保密机制，及时划分好涉密档案管理的责任，整个档案保密工作也要充分结合保密机制的规范与要求，结合档案保存载体实况来了解材料价值，进而科学设定保管期限。若想提高涉密档案资料的应用价值，应定期对涉密档案材料质量予以鉴定，若电力企业部分档案信息缺乏一定的保存价值，可将此类文件依照保密协定予以销毁，若保密管理规范与档案管理要求存在不一致的情况，应充分遵循保密管理规范，及时对电力企业涉密档案信息进行妥善保管，以保证档案数据信息不会受到损害，以保证涉密档案资料的安全性与完整度，旨在为电力企业正确决策的制定提供重要依据，从而为电力企业提供高质量的服务。

2.4做好档案利用前的基础工作

做好档案的保密与利用与很多基础工作是非不开的，只有做好基础工作，才能确保档案的利用价值充分展现，为此首先是档案管理人员要全面提升开放档案质量，这是档案利用工作的重点，为此档案管理人员应该对开放档案资源进行系统的分类，从而能够满足分类科学、组卷有理的现代化档案管理要求，为档案使用者提供高质量的档案资料，为档案开放利用率提供保障。其次是要对档案进行合理的档案号编制，同时建立详细的、骨干性的、文字叙述性的检索工具，这样可以为使用者的档案查阅提供便利，同时在这个过程中，还应该建立相关档案副本，尤其是一些比较重要、有价值的档案，应该通过抄录、复印等方式进行复制，从而防止档案资料丢失损坏。在进行档案管理工作时，只要将这些基础性工作做好，才能确保档案资料得到充分的利用。

2.5实施档案安全监督管理

若是相应更好的做好档案保密利用工作，就必须要强化安全监督，这样可以有效的防止档案在利用过程中出现泄密问题，保障档案的完整和安全。为此首先要制定完善的监督制度，如阅览制度、外借制度、复制制度等，具体还是要结合实际情况，对不同层次的人员规范利用范围、审批手续，从而确保档案文件在大力开放利用过程中，能够不失密、不泄密，在规章制度的严格规定下，确保档案得到有效的保密与利用。其次是管理人员发挥自身也要发挥出自身的监督职能，如可以根据自身对使用对象情况的掌握，注重重点监督，有必要的情况下，可以在档案室内安装监视器，对于一些习惯于在档案资料中用笔勾画的人员及时提醒，同时防止档案使用人员肆意偷撕、涂改档案，在进行档案监督管理时，工作人员必须要做好三勤，即嘴勤、眼勤、手勤，从而杜绝防止资料破坏问题发生，为档案的保密与利用提供保障。

2.6建立安全保障的信息网络程序

在电力企业进行档案管理时，如果使用了计算机技术，就必须注意档案库房的网络不可以与电力企业外部的网络进行连接。并且，必须要加强电力企业内部网络管理，就像一些基本的防范程序，例如防火墙、杀毒软件等，以提高档案管理的预防能力。至于网络安全方面，电力企业必须要建立完善的管理制度，并明确责任人，以保证绝密信息不会外泄，或者通过网络渠道流到外面。另外，电力企业要想加强网络安全运行，就必须注重培养计算机方面的人才，并及时进行网络安全维护工作，进一步建立符合实际情况的档案管理平台，尽可能杜绝失泄密。所以，完整的网络安全保护系统是非常重要的，它可以有效地保证电力企业档案的安全性和保密性。

结语

总之，档案的保密与利用是一项系统性的工作，机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，因此在新时期背景下，档案管理人员在进行档案管理工作时，必须要做到“保中有放，放中有保”，这样才能为党和国家的安全利益提供保障，推动我国档案管理工作有序发展，以实现档案的科学利用，促进档案管理工作的高效率开展。

参考文献：

[1]冯共喜.谈谈如何做好电力企业档案保密与利用工作[J].兰台世界，2017（S1）：108.

[2]孙宝辉.谈如何做好档案开放利用中的档案保密工作[J].黑龙江科学，2015（09）：261.

[3]王英男.谈如何做好档案开放利用中的档案保密工作[J].黑龙江档案，2016（01）：92.

[4]王俊雪.如何做好档案保密管理与利用工作[J].智能城市，2016，2（02）：150-151.

[5]周燃.做好档案利用过程中保密工作的对策[J].黑龙江档案，2015（04）：112.