论档案库房管理当中存在的问题

论档案库房管理当中存在的问题

谭启频

中山市城市建设档案馆528400

摘要：档案记录了人类所有活动的足迹，档案资料都是不可再生的，它的保密性工作非常好，因此对于档案的管理就必须要做到尽善尽美，一丝不能疏忽。在管理档案的时候，必须要对各种各样的档案进行分类，比如它们的性质不同或者类型不同等。本文探讨在管理档案的过程中应该注意的问题，并且针对这些问题提出了对策。

关键词：档案库房；管理；问题；

档案库房是档案保存和管理的基本设施和场所，也是档案文件和档案信息安全的基本保障。因此，档案库房管理一直是档案安全工作的重要环节。近年来，随着经济社会的高速发展和档案安全意识的提高，各级档案部门、企事业单位和地方高校档案馆条件得到明显改善，档案库房存放的档案越来越多、种类越来越丰富，档案资料利用频率也在迅速提高。但在重视档案利用的同时，档案库房建设和管理往往被大家所忽视，并造成了许多不良的后果。因此，必须高度重视档案库房管理，认真分析库房管理中存在的各种隐患和问题，及时纠正错误、堵塞安全漏洞，保障档案的安全。

1档案库房管理中存在的主要问题分析

库房作为档案存储的主要场所，发现库房管理工作中存在的漏洞并及时做好完善措施对于保证档案存储于管理工作质量有着重要的意义。

1.1档案库房管理安全性问题

档案库房管理的安全性问题主要体现在以下几个方面：①档案库房的选址。在档案库房的选址上，需要注意的是避免将其设置在灾害多发区域，因为档案大多为纸质文件，极易因潮湿、火灾、虫蛀等问题导致破损；②档案库房的设计。在进行档案库房的设计时，需要严格参照国内档案库房相关设计标准进行，确保档案库房设计的合理性；③档案库房的施工。在进行档案库房施工时，切不可因为任何原因人为的影响施工质量，在施工材料的选择方面，不允许因为资金原因而选择质量不可靠的材料，需要彻底杜绝偷工减料的情况。④基础设施配置。档案库房基础设施的配置方面需要优先选择具备较强抗装机能力的柜子，其次根据区域的不同也需要对基础设施的选择进行有针对性的区分，例如潮湿多雨的地区，基础设施需要具备良好的防潮性能，例如在火灾易发地区，则需要考虑具备较强防火性能的设施。

1.2档案库房管理制度缺失问题

就目前情况来看，档案库房管理制度存在严重的缺失，主要体现在两个方面：①管理制度体系缺失。许多企业缺乏对于档案库房管理工作的重视，没有结合自身实际情况制定切实有效的档案库房管理制度，有的企业甚至没有设置专门的库房管理与清理工作人员而是由其他部门人员兼任，致使档案管理工作流于形式；部分企业虽然制定了一系列的档案库房管理制度，但是却未能严格按照制度开展日常管理工作，导致档案库房管理工作存在较大的漏洞。②管理工作存在盲区。档案管理人员每天在进行巡查的时候，没有彻底清查电源电路的使用情况，不能及时发现老化电路，致使电路老化引起的电火花引发火灾的风险较大。除此之外，档案管理工作仍未能充分应用现代化管理技术，致使管理工作较为繁杂，极易出现纰漏。

1.3档案库房管理人员流动问题

目前许多企业档案库房管理工作中，存在较大的人员流动问题，主要也体现在两个方面：①档案管理人员流失。由于档案管理工作较为庞杂，涉及的内容与范围较广，这无疑在很大程度上加大了档案管理人员的工作量与工作压力，使得许多档案管理工作人员长期处于过

度劳累的情况，致使人员流失情况较为严重。②档案管理室闲杂人员自由出入。由于档案管理工作不够严谨，致使闲杂人员可以随意进档案管理室查阅档案，这样导致档案的保密性受到了较大的影响。总得来说，档案管理工作是一项具有较强综合性而且较为复杂的工作，包括档案库房的设计、施工、基础设施建设、档案入库前消毒、每日巡查、防火防潮处理等，否则极易导致档案的遗失与损坏。

2档案库房管理工作中存在问题的解决措施

2.1档案管理库房安全性问题的解决措施

档案库房管理中安全问题是管理工作的重中之重，因此，探寻切实有效提升档案库房安全性的措施有着重要的意义。首先从档案库房的选址上考虑，需要优先选择安全性较高的场所，即不易发生火灾、地震影响最小的区域，同时该区域环境不会过于潮湿，能够满足档案存贮各方面的基本需求。在档案库房的设计上，需要严格按照我国现行的档案管理室设计规范进行设计，在施工方面也需要彻底杜绝偷工减料情况的出现，如果资金环节存在问题需要立即向上级部门申请资金调拨，切不可因为资金短缺导致档案库房施工质量不过关。在档案库房基础设施建设过程中，需要根据库房实际情况有针对性的选择存储柜。另外，值得一提的是在进行档案存储是，需要做好档案的分类工作然后依次放入存储柜，存储柜外需要做好目录，便于后期查阅与提取。同时，档案管理人员还需要定期进行全面的设施检查，包括电气、设备防护情况，渗水情况以及任何可能导致火灾的隐患，如果现设施破损或老化的情况，需要及时通知相关技术人员进行更换，杜绝任何可能存在的安全隐患。

2.2构建档案库房管理制度与体系

良好的管理体系与管理制度是确保档案库房管理工作质量的重要理论基础，因此，结合档案管理工作的现状，构建切实有效的档案库房管理制度能够在最大限度上提升库房管理工作效果。首先，档案管理库房需要由专门的管理人员负责，包括配电系统是否完备、门窗是否锁好等，然后严格记录每日来访人员以及查阅档案明细，最后对库房温度、湿度进行记录。第二步是做好库房档案的摆放工作，切不可随意堆放，需要做好分类，值得一提的是严禁在档案库房存放其他物品。第三步是做好来访人员的审核工作，缺乏上级部门下达的通行证是不允许进入档案室查阅档案。第四步是做好档案室的防火、防潮、防盗以及每日除尘工作，保证档案保存的完整性，避免出现档案损坏的情况。部分有条件的企业还可以充分引进现代化管理技术，将每一份档案都录入计算机系统，这样能够在对大限度上提升档案的存储于检索效率。

2.3档案库房人员培训

在档案库房人员上岗前需要做好全面的岗前培训工作，提高档案管理工作人员的个人职业素养以及工作能力，这样才能够从根本上做好档案库房的管理工作。另外在档案库房人员的选择方面，需要优先选择具有较高责任心、认真负责的员工，同时上级领导部门也需要做好指导与关怀工作，积极地了解库房管理人员的心声，尽可能的满足他们的要求，这样才能够调动管理人员的工作积极性，做好档案库房的管理工作。

2.4提高相关领导的专业水平

社会经济发展促进档案库房管理模式的改革，原有的管理模式已经不能适应新的要求。作为档案库房管理部门的直属及分管领导，也要根据形势及具体要求更新档案库房管理知识，确保自己掌握最先进的档案库房管理理念，保证档案库房管理工作的顺利进行。结合事业单位的实际情况，可以对主管及分管领导进行相关法律、法规的培训教育及新时期政策、档案知识、内控制度等进行培训，提高其档案库房管理专业水平，促进管理效率的提高。

结语

综上所述，随着市场经济体制改革的深入以及经济水平的提升，档案库房管理具有新的发展特点。但在任何情况下做好档案库房的管理都是很有必要的。为确保复杂环境中发挥档案库房管理的作用，就需要及时调整管理策略。另外，想要保证档案的安全，库房的管理工作也是重中之重，这不但是对某个单位有影响，对于整个社会而言，也有着非常重要的意义。我们必须与时俱进，采用最科学最先进的管理模式对档案库进行管理，使我们的档案工作能够发展得越来越好。所以，这篇文章分析了库房管理中遇到的各种问题以及解决对策，希望能够对库房管理有一定的帮助。

参考文献：

[1]张淑伟.档案库房管理存在的问题及对策探讨[J].神州（中旬刊），2015，（9）：95-95.

[2]吴小园.刍议档案库房管理存在的问题与对策思考[J].艺术科技，2016，29（1）：335.

[3]何彦.探讨档案库房管理中存在的问题及解决思路[J].卷宗，2015，5（9）：78.