石油企业电子档案的应用与管理杨平

石油企业电子档案的应用与管理杨平

杨平

长庆油田公司档案馆陕西西安710018

摘要：利用数据挖掘技术开发档案资源服务于社会管理和企业管理,得到社会的广泛关注.改变传统的档案管理模式,以计算机技术、通讯技术为核心的现代信息技术运用于档案收集与归档中,已经成为档案管理的必然要求.作者结合自身工作实践,交流了电子档案的收集与归档的一些体会,文中讲述的方法积累"、三套制"归档、归档审核、档案原始性、真实性管理与实体数字化等管理方法,对于电子档案的收集与归档具有积极的意义。

关键词：石油企业；电子档案；应用与管理

前言

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，而电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的功能才能充分展示其优越性。本文试就电子档案在石油企业现行文件管理中的应用进行探讨。

一、电子档案在石油企业文件管理中的应用

档案信息化的核心是电子档案收集与积累。电子档案是由计算机信息技术形成以代码形式存储于特定介质上的档案。石油企业电子档案来源于油气勘探开发生产、企业管理、技术研究与推广和历史档案的数字化等工作环节，其形成技术环境和工作环节复杂，收集与归档保存与实体档案有较大差异。其具体应用主要体现在以下几个方面：

1、文件拷贝

电子档案最广泛的使用途径就是文件拷贝，这样不仅避免了传统纸质媒体携带不便且不易保存的弊端又保持了其原始性，而且其使用过程中的权威性丝毫不减。

2、信息传输和资源共享

随着现代社会的快速发展古老的信息传输方式已经不能跟上如今人们生活的快节奏，于是电子档案的信息传输功能应运而生，因其既解决了使用者之间分处两地的难题，又节省时间和财力，所以迅速成为其使用中的又一个重要途径。同8寸其通过点对点转换数字通信或计算机网络技术即可实现档案资源间的互相交流。

3、直接利用

所谓直接利用，就是指利用相对固定的档案查询部门或另一检索机构的计算机，在其部门的entemet上进行直接查询或检索。其特点是使更多的用户同时利用相同的一份电子档案，同日寸可为用户提供相关技术支持。只要档案管理部门的网络系统中有足够供直接利用的信息资源，这一方法就可以顺利实施，在这些共享的资料库中还可通过一些技术手段达到修改资料的目的。

4、实现知识化、数字化、智能化管理

所谓数字化就是运用数据库技术、数据压缩技术、数字扫描技术等将纸质文件、声像文件和已经归档的电子档案，系统的组织成结构有序的信息资源库。而由于电子档案信息与载体的可分离性文件的内容和形式特征均发生了变化，所以通过计算机系统进行有效整理相较于纸质文件就简单很多，而且即节约了时间又节省了人力和财力。

二、电子档案在石油企业中存在问题

1、电子档案的不确定性

电子档案上的信息可以根据需要随时进行扩展、压缩或改变其存储空间，甚至可以登上网络“高速公路的快车”奔向四面八方。这样一来，增删更改电子档案不仅变得十分容易，而且可以不留痕迹。如果不采取有效的管理措施，电子文件档案的原始性、合法性和凭证性将无法让人信服。

2、电子档案对运行软件的依赖性

电子文件从生成到保存都必须依附于计算机系统，否则便无法识别和利用。与纸质文件不同，电子文件信息与其载体是分离的，无法直接阅读。所以．一旦计算机环境发生变化(应用软件不兼容．计算机或软盘遭受病毒侵袭，软盘受潮、磁化、划伤等)，就很可能出现读取障碍，使所存的电子档案遭到损坏，带来无法想像的严重后果。同时，存储在计算机光盘、磁带上的电子文件，由于载体对存储环境的要求过高，因此很难得以长期保存。据有关资料介绍，即使是使用记录密度高、存储容量大、存取速度快、盘片不易损坏的光盘载体，其保存期限也仅有15年左右。这对需要永久保留的重要档案资料来说，其时间长度是远远不够的。

3、电子档案的安全性

电子文件在互联网上具有共享性，尽管我们可以采取严密的系统及数据安全保障措施，但仍然很难避免电脑黑客对计算机设备或存储器的损坏，而最终造成档案数据原始性和完整性的破坏。同时，电子档案是无法进行笔迹鉴别的，在计算机录入时大多使用是计算机上的字体，大多风格统一，也正是因为这样才使得无法找到辨认档案真假可以依据的有力证据，所以辨别难度大。没有手写笔迹的鉴定，电子档案的管理工作自然略显不妥。同时，随着互联网的快速发展，电子档案在管理工作中还伴随着计算机网络管理不善的问题，计算机网络安全一直被人们所担忧但并无法完全解决，也是电子档案管理工作中的一个最大威胁，电子档案非常容易在不知不觉间被盗取、改动或者非法利用。

4、档案管理人员的素质问题，相关制度不完善

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因，目前石油企业的馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，系统软件移植性差。现行的石油企业档案整理、分类方法等有关规定已不能适应电子档案的管理要求。同时，部分石油企业的档案部门缺乏高科技人才，而档案和信息处理的复合型人才就更是奇缺，大部分档案管理人员的技术水平偏低。这样，即使是引进了现代化设备也没有人会使用，当然就更谈不上实现档案信息的电子化了。

三、完善企业电子档案管理的措施

电子档案工作的复杂性在于其所依赖技术和利用方式的多样化。因此，如何对电子档案进行利用管理是件非常重要且困难的工作，必须多方面密切的配合，并需要从不同角度展开工作。

1、建立制度，整合资源

首先建立严格的档案利用的审批制度，要求相关人员必须在获得档案管理人员审批的情况下才能查阅或利用相关档案。其次建立档案的利用管理制度，为确保档案收集更为及时和电子档案的及时更新，档案建立收藏部门利用计算机网络技术进行档案的收集管理工作，从而满足电子档案使用者的相关需求。不过，要实现计算机电子档案需求利用的最高价值，还需利用与纸质档案之间的互补，整合所有档案资源才能实现企业档案的创新管理模式。

2、规范使用，避免损失

计算机电子档案的使用一定要规范，使用者应该根据实际情况而定，在使用计算机电子档案的过程中尽量小心操作避免损失。存储设备的安全是电子档案管理安全的前提保证，加强存储设备的安全一定要注重清理计算机内的病毒，尽量定时定点的进行计算机病毒清理，这样才能保证计算机的运行环境绝对安全。

3、加强管理，注重保护

由于计算机电子档案工作的复杂，性，对计算机操作人员的管理必须加强。应建立能够识别电子文件操作者身份并控制其权限的系统，并设置符合操作安全要求的日志，要求操作人员的操作完全符合日志。为更好的保护文件一定要对电子档案采用防调换和防错漏的标记，并禁止非法使用电子印章和数字签署等。

结语

随着计算机现代技术不断的发展，电子档案管理对档案管理工作人员提出了更新更高的要求。档案管理工作人员必须完成由传统的管理模式向现代管理模式的转变

参考文献

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