浅析人力资源中人事档案管理何晓春

浅析人力资源中人事档案管理何晓春

何晓春

黑龙江省齐齐哈尔市碾子山区人才中心黑龙江齐齐哈尔161000

摘要：在人员信息组织中，人事档案管理是其重要载体，而且在人力资源管理中，人事档案管理是其重要组成部分。妥善的人事档案管理可以促进开发与使用企业人力资源，如果人事档案管理无法与人力资源管理趋势相适应，那么就会对人力资源管理产生负面影响。本文运用一分为二的辩证法对人力资源管理中人事档案管理的重要性进行阐述，提出相关对现阶段人事档案管理予以完善的对策，发挥人事档案管理应有的作用，提高人力资源管理能力。

关键词：人事档案；人力资源；趋势

引言

人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分。人事档案是人才信息的重要载体，人事档案真实全面地记载着组织的人员信息，为人力资源的开发和配置提供了重要的参考作用，是合理识人、选人、用人的重要基础。完善人事档案管理以实现对人力资源的最优开发和利用，对新时期的企业管理具有重要的研究价值。

1对企业而言人事档案管理工作的概念以及重要性

1.1人事档案管理的概念

所谓“人事档案”，指的是形成于相应的人事活动，对员工诸方面情况加以记述的信息内容，可以有效地体现人员的各方面状况，并且集中保存各种以个人为单位的文件资料以备查阅。而所谓“人事档案管理”，则是管理人事档案本身和开发、利用其中诸方面信息和内容的行为的总称。其中，“人事档案实体管理”这一活动主要包括对档案的统计、登记、保管、整理、鉴定、收集之类活动，开发和利用其中诸方面信息和内容则主要包括对其的统计、登记、编研、提供、检索之类活动。

1.2人力资源档案管理在重要性

随着改革开放的不断深入和社会经济的全面发展，人事档案管理工作已经延伸到企业的各个方面，人事档案管理与人力资源建设形成的因果、依存和互动的不可分割关系。所以切实做好企业人事档案管理工作，对于进一步深化企业人事制度改革，加强队伍建设和推动企业全面发展具有重要意义。因此企业认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，为现代企业人力资源管理和利用创造条件，提供相关人事数据和信息支持的重要依据，为企业人力资源的规范化管理奠定了基础。

2人事档案管理工作存在的问题

2.1档案材料虚假性不利于合理配置人力资源

真实性是档案的基本特质，若档案缺乏真实性，那么人事档案就会不具备利用价值。由于信息缺乏对称性，导致档案频频出现失真的个人信息现象。像假年龄、假学历以及假工龄等等。这些虚假信息会导致人事部门无法对企业职工做正确评估，无法正确制定企业人员补充计划、配置计划、退休及解聘计划等相关工作。

2.2人事档案管理机制滞后

目前的人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度，“计划”色彩浓厚。缺少应有的生机与活力，机制的滞后已不能适应工作发展的需要。另外，对离任审计、任前公示等材料应如何收集，收集时应注意哪些问题，在制度上没有明确，在实践中缺乏可操作性。

2.3人事档案管理方法单一、滞后

陈旧的人事档案材料都属于记录当事人历史的重要依据，因为不会对已置于人事档案的相关员工材料进行二次审核，而且最新的档案也属于程式化，对近期反映员工工作的档案又很少，所以人力资源管理部门无法从中获取有价值的企业信息。而且随着不断流动的企业人员，对企业进行个人档案的查阅带来不便，造成时间与人力的浪费，从而降低企业工作效率。

2.4没有统一的管理模式

由于许多城市对档案管理没有统一标准，导致各个单位对档案管理工作不重视，一个单位一个管理办法，仅仅对档案进行保管，而不是管理。一些档案管理的只能部门也对此没有详细的要求，对档案管理人员也不进行培训，档案管理模式比较混乱，单位招聘来的员工档案形式杂乱无章，更谈不上对纸质档案的统一编号、归类、装订、造册等，对档案的电子录入、扫描存档等管理模式。

2.5对人事档案没有及时进行监督和检查

由于很多企业的人事档案没有定期进行整理和检查，企业员工的档案缺乏及时性和连续性，严重的还会造成人事档案的丢失，这就使企业的人事档案的作用得不到充分的发挥；有些企业人事管理的档案资料不健全，有的管理者为了推卸责任，故意在调岗或单位合并之时将这些档案资料移交出去，这是对员工不负责任的表现，破坏了档案管理的延续性。

3人力资源管理的发展趋势

在新经济时代里，为了适应新经济对企业生存与发展的要求，人力资源管理正在发生一些新的变化，具体体现在以下几个方面。

3.1关注知识型员工，进行知识管理

在知识经济时代,随着现代化水平的不断提高,旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时,要注重对现有人员进行培训,全面提高档案管理人员的素质,使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想,摆正位置,增强服务意识,改变过去坐等上门的被动服务方式,积极主动地与各部门沟通协作,及时有效地提供各种信息,更好地为人力资源管理服务,为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任,提高全民档案意识,形成人人关心档案的局面。

3.2建立新型员工关系，满足员工需求

企业人力资源管理实践的边界呈现日益模糊的状态。企业日趋重视的智力资本、知识积累、人力资源投资与管理等，也不再仅仅是人力资源管理部门的工作，它需要整个企业，包括高层管理者到一线员工的全方位关心。

3.3吸引与留住优秀人才

在这个不断变化的、全球性的、需要技术的经营环境中，寻找、留住优秀人才是企业成功的关键，是企业具有竞争力的根本。对企业管理者素质与能力的要求变得越来越苛刻，很少有人能够胜任。有足够技能、视野和经验来经营全球企业的人才将炙手可热。那些擅长吸引、培养和留住人才的企业将是取得成功的企业。企业之间的竞争直接转变为人才的竞争，因此，企业需要吸引自己需要的优秀人才，又要设法留住企业内的优秀人才。

3.4优化人事档案管理制度

就人事档案管理而言，应该立足新的历史时期，主动适应新形势，做出适当的改革，以便于建设出符合实际情况和时代特点的人事档案管理制度和方式，把人事档案管理工作向制度化、法律化的方向引导。建立健全档案材料的传递、登记等制度，对人事进行动态化的管理和考核，一旦发现人事管理工作出现丢失，要及时地补救，时刻保障档案资料的完整性。同时，我们要重视人事档案内容的真实性，具有鉴别真伪的能力，保障人事部门对其认识、了解的正确性、真实性。

结论

人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，通过采取科学的管理方法、现代化的管理技术、合理的管理手段等积极有效的措施，加强人事档案在人力资源管理中的开发和应用具有重要的研究价值。

参考文献

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