完善财务档案管理的措施

完善财务档案管理的措施

全露

全露

（黑河市公路管理处黑河站，黑龙江黑河164300）

摘要：本文针对财务档案管理中存在的问题进行了分析，提出了完善财务档案管理的措施。

关键词：财务档案；管理；措施

前言

财务档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是财务档案形成的前提和基础。所以，进一步完善财务档案管理势在必行。财务档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，财务档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，财务档案管理这一财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。财务档案管理是一门学问，里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。

1财务档案管理中存在的问题

1.1有的会计核算中间没有或未实时向托付单元移交会计档案，不符合《会计档案治理方法》的规则。

1.2纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计任务由传统的手工记账方式到运用电子核算机方式记账，会计核算方式发作了转变，但是实践任务中，会计委派制核算的地域或部分，都执行了电算化会计，构成的很多磁介质会计档案都保管在会计核算中间，即使是按期向托付单元移交会计档案的核算中间，也只移交纸质会计档案。

1.3会计任务与会计档案治理脱节。会计档案是会计核算的产品，它发生于会计营业任务之中，是会计任务的延长，也是会计任务的终结。但在实践任务中，会计委派制治理下的会计人员对会计营业十分纯熟，常常参与会计营业的培训和进修，但对档案常识，特殊是会计档案标准化整顿规范知之甚少，也没有参与过会计档案治理的培训与进修。各单元遍及重会计营业，轻会计档案治理。形成会计档案整顿质量不高，封面内容填写不全，装订不一，有的分类、陈列不标准，无目次等景象，使整顿出的会计档案没有到达标准化规范，更谈不上科学治理。

1.4财务部分与档案行政治理部分缺乏需要的沟通与协作。因为会计委派制是近些年来新型的治理形式，其营业首要承受同级财务部分的监管。财务部分只强调会计营业标准与否，而对会计档案标准与否少有问津，使会计委派制下的会计档案根本属于“掉控”形态。

1.5会计档案治理准则不完善。准则不健全势必形成治理无章可循。不少会计核算中间并没有制订较为完美的会计档案立卷、归档、保管等准则，对会计档案的归档局限、归档工夫，整顿规范，移交等问题没有做出详细的可操作性强的规则。

2完善财务档案管理的措施

2.1增强财务档案治理，理顺财务档案治理体系体例。执行委派制治理的会计档案，应严厉依照《档案法》、《会计法》、《会计档案治理方法》等有关规则，明白财务档案的一切权是托付单元，将托付单元的会计档案整顿标准，在核算中间暂保管一年，期满后编制会计档案的檀卷目次，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向托付单元的档案机构移交。

2.2增强会计人员岗位培训，提升财务档案的檀卷质量。从财务档案整顿的根底营业学起，使其纯熟把握财务档案治理的根本常识与操作技艺，进而从根源上做好财务档案的管理任务。

2.3加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

2.4完善财务档案治理任务的各项规章准则，严厉处理财务档案移交手续。执行会计委派制的地域和部分，除了树立会计档案立卷、归档、平安、保护秘密等治理准则外，还应依据《会计档案治理方法》、《会计电算化任务标准》并联系实际，制订出财务档案的归档局限、归档工夫、分类纲要、保管刻日表、移交工夫等，确保会计档案搜集的完全完好。在向托付单元移交档案时，交代两边的监交人、会计、报账员、档案员应还处理交代手续，加盖公章，清点会计档案能否完全完好、账目相符。

2.5规范财务档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

2.6规范财务档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将财务档案移交档案管理部门保管。

2.7规范财务档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造财务档案销毁清册。

2.8加强财务档案管理的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期，应该有财务部门和档案部门人员共同协商，分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入/签出制度、安全日志制度，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。

2.9做好财务档案的信息收集。所谓财务档案的信息收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的财务档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2.10做好财务档案的信息管理与保存。由于财务档案信息是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。

结语

加强财务档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，都要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为社会主义市场经济服务。