信息时代下档案管理工作的创新孔祥鑫

信息时代下档案管理工作的创新孔祥鑫

孔祥鑫

档案管理工作的创新，将档案资料面对政府机关以及企事业单位以及个人，在扩大服务范围的同时，使得社会中一切利用档案信息的个体或者组织都能够利用档案信息，充分体现了档案信息的价值，并且通过创新管理，对档案信息进行科学加工与处理，使得广大的群众从中吸取知识，并且运用到实际工作中，从根本上实现档案管理工作服务群众的根本功能。因此，对信息时代下档案管理工作的创新的探讨有其必要性。一、档案管理工作创新的必要性在信息时代下，档案管理工作的创新，实现了电子文件的自动上传与收集，突破了传统的管理模式，实现了现代化的服务模式，运用现代化的服务手段，结合相关的网页和计算机程序，建立能够自动上传统电子文件的工作程序，计算机系统实现电子文件的自动归档，从而有效地保证工作人员及其档案利用人员能够在第一时间得到相关的档案信息。另外，档案管理工作创新发展全面顺应了信息时代的发展需要，如在线服务的开展，满足信息化社会发展下人们的学习、工作以及生活对信息环境的需要，突出了信息的时效性，与此同时，与现代网络技术和信息系统结合，满足人们及时准确地获取丰富的知识信息的需要，实现了档案信息的网上查询、阅读，获得信息的途径更加方便快捷，手段更加科学，这种创新性的服务形势不仅工作效率高，而且程序新颖，突破了传统的手工式、被动式的档案提供利用方式，建立起相应的数字档案室，将相关的数据或者文件进行整理，将其汇编成专题，利用数据库查询、电子信箱服务等服务方式，实现网上快速通讯，强化信息交流，尤其是随着档案室查询资料的人员不断增多，更好地维护公民自身合法利益，让社会公民对现代投资兴业有一个更加全面的了解，适应了新形势的发展需要。二、档案管理工作的创新途径1.思想观念的创新任何一项工作上的创新与跨跃，一定是以创新的思想观念作为指导。并且观念创新为动力，促进工作的发展。同样，档案工作的创新也不例外，通过创新思想观念的引导，促进档案工作的建立与发展，而且档案工作的壮大也离不开创新。为此，必须要重视档案管理工作观念的创新，针对信息时代下，档案管理工作的发展需要，突破工作环境的封闭性、后端性，运用创新的思想观念，拓宽档案管理工作的视野，强化档案管理工作的创新思维，充分发挥档案管理工作在新时代下的作用和功能，避免档案管理工作的墨守成规，一定要有新意，打开工作新局面，与时代同步，适应形势需要。而且在信息时代下，档案管理工作的创新没有任何的经验可以借鉴，必须要通过解放思想，勇于大胆尝试，更新工作观念，不断摸索，不探索中前进，促进档案管理工作在创新工作中得以快速发展。2.服务手段的创新在现今的信息时代下，档案工作必须要注重于其服务功能，突出其服务群众的特点。从某种角度上讲，服务群众既是档案工作思想的创新，档案管理工作的核心。因此，在明确档案管理工作服务群众的基础上，突出服务手段的创新性，汲取档案工作群众思想中的精华，从中获得源源不断的档案管理动力，推进档案管理工作的发展，具体可以从以下几点入手：首先，要加强电子文件的自动上传与收集。目前，对于档案管理部门而言，在单机上所形成的电子文件及其相关的收集工作，是档案管理工作中不可忽视的关键性问题。其与传统的纸质文件存在着很大的区别，其中，最为特殊的一个差异就是许多的电子文件通过上传或者是下载就可以实现有效的管理。因此，在这样的工作环境下，必须要改善传统的管理模式，改善传统的服务模式和服务手段，利用网页和计算机程序，建立能够自动上传统电子文件的工作程序，确保工作人员以及其他人员能够在第一时间上传文件、收集文件以整理文件和接收文件，通过计算机系统实现电子文件的自动归档。其次，开展在线服务。随着社会的信息化发展，人们的学习、工作以及生活环境已经发生了很多的变化，现代社会环境下，人们更加重视信息的时效性，因此，需要通过网络技术和信息系统及时准确地获取丰富的知识信息。但是传统形式下的档案利用方式，必须要由专门的人员到档案部门进行查询、或者是阅读档案复件、参加档案展等获得所需要的信息，这种服务方法不仅工作效率差，而且程序过于老套，因此，必须要利用现代的档案服务手段和方式代替传统的手工式、被动式的档案提供利用方式。为此，档案管理部门需要建立相应的数字档案室，将相关的数据或者文件进行整理，将其汇编成专题，利用数据库查询、电子信箱服务等服务方式，实现网上快速通讯，强化信息交流。3.服务领域的创新随着社会信息化的改革，到档案室查询资料的人员不断增多，公民出于自身利益的需要，为了更好地维护自身合法利益，明确现代投资兴业的需要，希望能够及时快捷地了解相关的政策信息，从而适应新形势的发展需要。因此，档案管理工作必须要拓宽其服务领域，实现服务领域的创新。比如在信息化社会中，档案管理部门需要将档案资料面对政府机关以及企事业单位以及个人，扩大服务范围，尽全力地面向社会中一切利用档案信息的个体或者组织，为此，需要档案管理工作人员充分发掘档案信息的价值，经过科学加工与处理，让广大的群众从中吸取更多的知识，在实际工作中，可以建立档吧等网络平台，服务群众，一方面，既可以让沉闷枯燥的档案管理工作变得趣味横生，另一方面，要吸收群众会员，要让各界群众成为档案管理的主角，从而使得档案管理工作的作用和功能得到最大限度的发挥与利用。三、档案管理工作的创新措施在知识经济时代的今天，对档案管理工作提出了更高的要求，因此，必须要改变传统的档案管理工作模式，采取创新的举措，适应现代化管理的发展需求，使得现代档案管理工作跟上时代的发展需要，从根本上实现档案管理工作的自动化、现代化、数字化以及信息化发展，充分体现档案管理工作的价值，提升档案管理的经济效益和社会效益。因此，以下针对档案管理工作的创新措施进行简单的分析。首先，要实现档案管理的现代化。在档案管理工作，必须要根据现代信息化要求，将所有档案信息电子文件（下转第94页）（上接第78页）妥善保管起来，尤其是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等，将这些先进的信息化设备的技术引进到档案管理工作中，积极推进档案管理工作的信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分，使得发挥出最好的时效价值。其次，要实现档案管理的数字化，档案管理工作的创新，需要利用信息时代下的数字化技术，建立相应的数字数据库，顺应档案管理工作的发展需要，运用创新的思想观念，建立数字化网络平台，将档案管理服务系统与其他的网络信息系统联系起来，开展网上服务形式，拓宽档案管理工作的视野，强化档案管理工作的创新思维，充分发挥档案管理工作功能和价值，打开档案管理工作新局面，跟上时代步伐，适应新形势的需要。四、总结总而言之，在信息时代下，档案管理工作的创新，首要工作就是解放思想，大胆尝试，创新工作观念，不断探索，创新工作方式和服务手段，促进档案管理工作在创新工作中得以快速发展。参考文献：[1]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012，（23）：124.[2]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版），2012，（10）：78-79.[3]赵晏.探讨信息时代下档案管理工作的创新[J].科技创新导报，2012，（35）：195.[4]徐晓琴.信息时代档案管理工作的创新[J].科技广场，2009，（02）：55-57.[5]阴子芬.信息时代下档案工作的应对措施[J].山西建筑，2009，（34）：227-228.