浅谈新时代高校实物档案管理

浅谈新时代高校实物档案管理

潘兆智

广东鼎华科技股份有限公司528300

摘要：高校实物档案是对高校历史真实、直观、形象的记录，对展示学校办学历史轨迹和成果展示，以及推进校园文化建设都有着极为重要的现实意义。实物档案是记载学校文化的主要载体，将学校的办学方针、办学理念、学校历史以实物的形式展现在人们眼前，是档案管理必不可少的一部分。本文介绍了高校实物档案的收集范围，阐述了高校实物档案的特点，分析了高校实物档案管理中存在的问题，提出了高校实像档案管理的办法与措施。

关键词：新时代、高校、实物档案、管理

一、引言

高校实物档案是指以物质实体为载体，反映学校一定时期的社会实践活动，括教学实践、外出考察、校际交流，以及校庆等一些大型活动形成的物品档案。高校实物档案的保管与利用对还原历史面貌具有重要的现实参考价值和意义，所以，加强实物档案的收集和管理，有利于实现馆藏档案的多元化建设，有利于促进校园文化建设，有利于提高教学质量和教育水平。

二、高校实物档案的收集范围

学校各行政部门、各学院在参加各种学术活动以及各类比赛所获得的集体或者是个人的奖杯、奖章、奖旗、奖牌等。本校与国内外其他学校在校际交流中互赠的纪念品、以及在校际合作办学过程中所形成的合作牌匾、合作证书等。学校各部门、各学院在不同时期使用过的单位印章和主要领导使用过的印章。本校校友以及其他人在诸如校庆等大型活动时期捐赠的字画、纪念品，以及题词等。学校领导与其他人员在外出考察、或者是参加一些重要活动后带回来的纪念品和馈赠品等。

反映学校不同阶段的工作证、毕业证书、学位证书、学生证、校徽、纪念章等。

教师在教学、科研活动中发明创作的具有保存价值的实物类作品以及学生参加省级、国家级比赛获奖的具有保存价值的实物类作品，如书画、小发明等；

其他能够反映学校建设和发展的有保存价值的实物。

三、高校实物档案的特点

（1）高校实物档案的内容比较直观实物档案与其他类别的档案有所不同，能以千姿百态、活灵活现的直观物质形态呈现给人们，通过人的感官去辨识、理解，并结合相应的文字说明来传递其背景、内容和作用，提高其自身的利用价值。

（2）高校实物档案原始记录性强高校实物档案是高校在办学过程中形成的历史记录，客观真实地记载着学校发展的历史轨迹，具有很强的原始记录性。

（3）高校实物档案载体形势多样化实物档案的载体材料由金属、纸张、玻璃、玉、石、陶瓷、布料、塑料等多种类型，从记载的信息内容来说，具有雕刻、油漆、镀金、书写墨迹等多种表现形式。

二、高校实物档案管理中存在的问题

（一）实物归档规章制度不健全高校实物档案是在学校各项工作中不定时产生的，很多领导包括部门兼职档案人员及时收集归档意识不强，导致很多重要的具有保存价值的实物档案保管在个人手中或者甚至已经遗失。当前，许多高校还没有出台相应的实物档案管理办法，有些虽然制定了，也过于笼统，操作性不强，大多流于形式，成为一纸空文，实物档案仍然游离在档案部门之外，未能实现集中统一管理。

（二）管理工作创新意识不强高校档案工作人员对于如何利用高科技管理实物档案、如何提高档案信息服务效率缺乏实质性创新，有些档案管理人员在接手实物档案后，不愿花心思与精力去解决实物档案的存放问题，也不愿依据实际情况制定出一套简便、快速的实物档案接待查询方案，致使实物档案管理常年以陈旧的模式运行，服务效率较为低下。

（三）高校实物档案利用率不高随着新时代的到来，实物档案管理工作过于注重档案数量，盲目收集实物档案，这造成实物档案的质量和利用率不高。一些有价值的实物档案被埋没于众多实物档案中，一旦使用难以找到。譬如，对于荣誉证书的管理，工作人员大多不做分类直接堆到一个地方，利用时需要耗费大量人力和时间进行翻找。而一些奖牌、奖杯等实物档案由于怕借用损坏，常年堆积在角落中，利用价值很低。

（四）高校实物档案存储环境不恰当在实际保管方面，由于实物的差异，物体上的墨汁、喷漆、金属各有不同，应做好防虫、防潮、防褪色等工作。然而高校却缺乏对这些空调、专柜设备的投资，致使许多实物档案因此受到不同程度的损毁，这些实物档案的损毁是难以修复。另外高校有时对这些实物档案予以展览，在展览过程中，由于展览厅布局安排，当时天气原因，展会时间长短等因素，管理部门有时未作出详细的规划，在此过程中，档案出现褪色、变形，这些保管上的不当都是实物管理上的缺陷。

四、高校实像档案管理的办法与措施

（一）健全实物档案管理制度制定并完善实物档案收集及管理制度实物的收集是实物档案开发利用的基础和前提，获得实物的丰富程度、多样性程度决定着实物档案开发利用的深度。这就要求高校档案馆要充分重视实物档案的管理工作，制定并完善实物档案收集、归档、日常管理等相关制度。实物档案归档范围的制定要注意与已有馆藏档案分来相协调，重点收集对学校发展有重大历史意义，有利于校园文化建设，有利于提高学校社会知名度的实物，进而形成实物档案的收藏特色。要注意平时收集与集中收集相结合。抓好平时收集和登记工作，充分利用各种校园媒体，及时了解学校工作动态，掌握获奖信息或赠送信息等，以便使收集实物档案及时、齐全、完整。另外要建立实物档案的集中收集制度，督促各系、部、处室兼职档案员及时做好有关实物档案的收集、登记和归档工作。

（二）建立数字化的实物档案管理系统当今高校实物档案的登记多以纸质为主，电子形式的存储少之又少。高校应积极利用互联网技术，对高校实物档案管理系统进行数字化、信息化改革，通过数字化的实物档案信息汇总缩短档案的查找时间，提高档案利用效率。同时，将实物档案制作成书籍、光盘，供课堂教学、新生入学培训、爱国教育培训等日常教育教学活动使用。

（三）提高高校实物档案的利用率由于实物档案具有文书档案不可替代的特点，能直观、形象地体现高校的发展史和光荣史，是集珍贵性、知识性、独特性、多样性于一体，具有特殊地位和作用的档案，对高校来讲是具有丰富的研究价值和利用价值的。因此，应充分加强管理和利用高校实物档案，使其展现独有的价值。

（四）改善高校实物档案存储环境实物档案由于种类繁多、形态各异，其库房管理也应具有一定的针对性。对已归档的实物档案要按照其内容、性质及实物的形态等进行分类整理，并根据保管载体的不同，设置与其对应的保管条件，以适应库内实物档案的保存需求。在定制库房柜架时应根据库房的实际空间并结合实物档案的特点，采用不同的存放柜架来存放实物档案，确保实物档案安全保管，合理存放，便捷利用。同时，要注意档案材料的防潮、防尘、防光、防损坏的要求，实物库房既不能过于干燥，也不能过于潮湿，要进行经常性的通风，这样才能确保档案的实体安全。

五、结语

网络办公环境下，各高校的校园网建设工作已成了常规，信息化网络化办公已是高校适应新时代发展的必经途径。实物档案要充分发挥其价值，在服务方式上亦要跟上时代的步伐，如此一来，如何充分利用校园网平台，搭建实物档案资源共享平台，实现实物档案不局限于时间、空间的限制，科学、有效、便捷地实现实物档案的传递、交换、共享，为广大师生、社会构建一站式服务，体现其价值的同时，亦能起到很好的宣传效果。总之，起步较晚的实物档案的发展，要想赶上其它档案的发展步伐，仍需档案工作者的不懈努力。

参考文献：

[1]高校实物档案工作的现状与思考[J].档案管理.2011(03)

[2]安聪娥.高校实物档案特色教育功能构建[J].陕西档案.2017(01)

[3]李晖.高校实物档案利用的技术手段探析[J].黑龙江档案.2017(03)