电子文档收集与管理应注意的几个问题

电子文档收集与管理应注意的几个问题

罗建军

（黑龙江省佳木斯市房产产权市场管理处，黑龙江佳木斯154002）

摘要：在信息化浪潮风起云涌的今天，电子文件能提高其利用率，更好地提供服务。因此，要高度重视电子文档的收集与管理，保证电子文档的完整性，可存取利用和可理解性。

关键词：电子文档；文件格式；文档审核在当今社会，电子文件的出现给生活带来了很多的方便，同时它的档案管理问题也是必不可少的要关心的一件事。

1电子文件归档方式和途径的选择

1.1借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

1.2选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了以往的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，又是最佳归档途径之一。

2电子文档的收集

2.1保证电子文件格式的统一性。

文本文件：

通用格式为：

XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。

扫描型电子文件：

通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。

视频、多媒体、超媒体文件：

通用格式为：MPEG、AVI，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。

音频文件：

通用格式为：WAV、MP3，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

2.2保证电子文件真实性。

一是从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。

二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素，主要是：电子文件生成过程的不同版本；各位责任者的签署手续；操作处理的权限核对；交接程序审核等。

三是建立鉴定规则和程序。

四是明确执行部门和责任者。

2.3保证电子文件完整性。

一是建立电子文件的归集、积累制度。

二是在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。

三是对电子文件的背景信息作出规范化的要求，并随时进行登记。四是制定电子文件无数据管理规范。

2.4保证电子文件收集及时性。

电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要分阶段收集。

3电子文档的保管与维护

3.1对电子档案载体的保存要求。

主要有八方面要求：

一是禁止用软磁盘作长期保存的电子档案的载体；

二是电子档案要进行备份；

三是磁带、磁盘、光盘的驱动器要保持清洁并定期维护保养，不要触摸光盘的表面；

四是磁带、磁盘要远离强磁场；

五是不要折叠、弯曲磁盘，不要在纸套上书写，以防划伤磁盘、光盘的表面；

六是磁带、磁盘、光盘要直立在容器内，以防挤压；

七是要防止存储载体库房的温湿度剧烈波动，温度应保持在7~20℃，相对湿度应控制在35%~45%范围，并保持洁净；

八是禁止保管人员将食品、饮料带入存储载体的库房。

3.2电子档案载体的检测与维护。

电子档案记录载体入库时要进行如下检测：

一是查看有无物理损伤，表面是否清洁，检测有无计算机病毒等；

二是对检测所使用驱动设备进行测试，使其处于可靠完好状态；

三是对磁带、磁盘、光盘中存存储数据检测；

四是要定期以标准速度、恒定张力定期进行倒带；

五是每10年要更新一次磁带，如情况需要可将周期缩短。

3.3建立电子档案维护管理的信息文档。

电子档案维护管理的信息文档，内容应包括：档案卷号、起始盘号、归档日期、归档前的检查情况、归档时的验收人、卷内文件的份数、载体的类型、软硬件环境及应用软件的情况。此外，还应包括归档后的检测与维护情况登记。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。