档案管理现代化研究

档案管理现代化研究

王文广

王文广

巨野县机构编制电子政务中心

摘要：与传统的档案管理相比较，档案管理现代化可以产生更大的经济和社会效益，主要是因为档案管理现代化主要是采用先进的管理理念和技术。现阶段，我国档案管理现代化建设已经有了很大的成就，但是它在运作中还是存在着很多问题，笔者针对档案管理现代化进行分析和探究。

关键词：档案管理；现代化；知识经济

档案管理现代化是针对于传统手工档案管理模式而论的，其优势主要体现在信息载体管理对象和模式方面的不同。一方面，档案管理现代化改变以往单单依靠纸质管理的不足，实现信息载体的数据化管理，整个档案管理信息可以共享，具有灵活性强，易贮存的优势；另一方面，档案管理现代化可以将整个档案的收集，整理、鉴定、编目、排架、统计等环节通过现代化科技手段进行监控，实现电子智能化的计算机管理，从而改档案管理水平，有针对性克服以往“等、靠、要”的档案管理模式。这样形成了以数字化的信息技术管理模式，有利于发挥档案的信息资源优势，提高档案现代化管理的整体水平。从而更好的为社会提供更最优质的服务。

一、档案管理现代化的内容

关于档案管理的现代化，对此问题的看法主要有三种观点，其特点有：①强调档案管理中的方法的现代化与手段的现代化。管理方法的现代化是指在档案管理中，运用现代科学管理的原理与方对档案工作进行正确的决策和科学高效率的管理；管理手段的现代化是指应用电子计算机、缩微技术等现代先进的生产技术与设备对档案管理运行的各个环节进行有效的管理与控制。②强调档案管理方法与组织的现代化，但也重视档案管理技术与设备的现代化。这一观点把档案组织现代化放在极其重要的位置上，认为只有重视档案组织与方法的现代化，进而以组织与方法的现代化来推动技术与设备的现代化，这样能为档案管理现代化打下一个坚实的基础。③强调档案管理与现代市场经济的形势相结合，强调档案信息的服务社会化。在强调市场经济的同时也重视组织管理的科学化、档案馆藏布局的与馆藏结构的合理化、技术与设备的现代化等要素的现代化。

综上所述，档案管理现代化可以表述为：适应社会主义市场经济的对档案工作的新要求，以档案服务的社会化为指导，通过档案管理的组织与方法的现代化，逐步采用现代先进到科学设备、管理技术，使档案管理达到高质高效服务国家与社会的目的，并使其逐步达到当代世界的先进水平。

二、档案管理现代化的现状

1.我国自引进档案自动化管理技术以来取得的成效

（1）我国目前已经自主研究开发了档案管理的计算机管理系统，这些系统涵盖了大量数据，由搜索、统计等项目发展起来并逐渐完善，提高了搜索效率。

（2）档案管理工作逐渐规范。将档案进行优化管理的前提是数据的准确性和完整性，这种严谨、规范的工作态度落实到每一位工作者身上。

（3）我国还培养了一批优秀、专业的档案管理工作者。档案管理逐渐现代化要求工作者既熟悉的掌握计算机基本知识，又能拥有档案管理的实用技能，这就对档案管理工作者的知识层面和实践层面提出双重考验，而我国目前正在培养档案管理的专业高素质人才。

2.档案管理自动化亟待改进的地方

（1）管理人才数量少，素质不够。由于此行业在我国刚起步，目前设立档案管理这一专业的高校很少，这就决定了相关人才的数量少；高校中在深化体制化改革，对新兴行业认知的不够决定了学生素质不够。

（2）发展不平衡。目前办公自动化和信息自动化已经成为一大趋势，如金融、会计、电信、事业单位等对其应用广泛，然而其他行业对于计算机的应用比较少，仍人工管理，这就大大降低了办公效率。应用地域也不平衡，如东部沿海地区对计算机的依赖远远大于中西部落后地区。

（3）认知程度低。目前有的单位的计算机利用率很低，甚至闲置，管理的现代化没有真正落实，没有认识到信息管理是一个循序渐进的过程，没有将信息先正确、准确、分类的编录到计算机中是不可能利用这些信息的。

三、实现档案管理现代化的相关措施

1.培养现代化人才

在知识经济迅猛发展的时代，档案部门面临着市场经济、知识经济以及高新技术应用的挑战。因此，需要培养一批精通专业知识和信息技术的高层次档案信息管理人才，在不断接收新知识、新方法、新思想的同时，加强技能培训和知识更新，铸造一个熟悉网络技术知识、现代管理知识以及数字化技术知识等新型化的高层次的档案管理队伍。

2.扎实做好对数据的编录

高效率的运用好数据和信息的前提是在前期准确、完整的输入数据。要实行文件和档案的一体化，必须认识到前期工作的必要性和重要性，要明确工作目标，对整个工程做出统筹规划，合理安排任务，并且将任务准确落实到现实中。将成体系的工作分成一个个小的项目，具体安排到小组中甚至明确每个人的责任，实时的把握工作进度，又宏观的看到整个项目的系统性、综合性和优化性。将数据标准化的录入计算机后，按照档案数据化的规范编制索引和一系列细节，保障文档的质量和数据的可靠、完整性。

3.提高认知程度

进入信息化时代，计算机技术融入到办公体系中是时代潮流，必须认识到信息管理现代化的必要性和意义，提高新一代的青少年甚至整个社会对它的认知。可以去高校中开展知识讲座或是档案管理技能的相关比赛或是辩论赛逐渐增强社会对档案管理这一行业的认知。

4.更新档案管理观念

当前计算机技术迅速发展，计算机在档案管理的应用逐渐深化，依赖性逐渐提高，时代的潮流要求人们的观念和行动逐渐进化。观念指导人们的行为，因此，要不断更新档案管理的观念，抛弃传统的档案管理理论，在新兴的理念上不断发展档案管理。

随着科学技术的迅猛发展，档案管理工作现代化势在必行，档案信息存储及处理的数字化、信息收集和传递的网络化成为档案管理现代化的必然趋势，档案管理部门应积极应用计算机技术来进行档案管理，通过不断探索与实践，创造出迅速、准确、有效的档案管理手段，加快档案管理现代化的步伐。

参考文献：

[1]徐雁.浅析档案管理现代化[J].开封教育学院学报.2009（03）

[2]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭.2007（05）

[3]童亚芬.现代档案管理人员群体结构模式及优化策略[J].宁波大学学报（教育科学版）.2003（01）