合理利用档案信息资源的有效方法分析

合理利用档案信息资源的有效方法分析

朱虹周红梅

河北省桃林口水库管理局河北省秦皇岛市066000

摘要：档案信息资源共建共享是档案工作的重要组成部分，也是共建共享社会治理格局的必然要求。在大数据时代，档案信息资源共建共享迎来了新的发展契机。但在档案信息的整理利用上还存在着许多不足，需要通过各种途径加强管理。因此本文在如何合理利用档案信息资源的有效方法上做了具体的分析阐述。

关键词：档案信息资源；合理利用；有效方法

1开发档案信息资源的重要性

1.1实现档案信息资源的高效利用，可以减低企业运营成本。

档案信息资源蕴含着巨大的使用价值，可以为所需要的单位或企业提供及时、专业的帮助。加快信息资源的整合，可以避免企业在相关的领域再花费大量的人力物力，因而也就节约了这部分运营的成本。所以，重视并加大对档案信息资源的开发利用可以最大程度上挖掘其内在价值，并在第一时间将这些信息资源用在合适的领域。如此一来，既能促进对科技的推广，又能为用户提供针对性的服务以解决实际的科技需求，进而实现资源的高效利用，降低企业运营成本。

1.2发挥档案信息资源的可共享性

档案与书籍文献的不同在于，后者主要负责信息的记载与传播，而前者侧重于信息的共享和利用。而且，档案由于数量稀少、内容精华较多，在管理上需要格外重视，尤其是档案这种具有专业性和系统性的资料，必须要通过合理的开发利用来确保其发挥出作为信息资源的可共享性。

1.3助力将科学技术转变为生产力

社会生产力的提高建立在各行各业稳定、高速的发展之上，而在以科学技术为第一生产力的现今社会，对于科技档案这种专门记录科技发展过程的资料存在很强的实际需求。因此，充分开发科技档案信息资源，可以促进企业之间的技术交流，将科学技术顺利地转变为生产力，从而推动经济的发展[1]。

2档案信息资源合理利用的基本原则

2.1系统性原则

档案信息资源的利用的主要目的就是将各种信息资源科学有序地输入到各个计算机网络系统中，从而被人们按需共享，有效利用。计算机网络建设是进行档案信息资源有效的利用的基本前提，而网络环境下的档案信息资源可分为纸质档案和电子档案两部分，只有系统性地对它们进行收集整理，才能最大限度地丰富各类档案信息资源。因此，档案信息管理人员在信息资源的整合过程中，一定要从不同用户的实际信息需求出发，科学地进行相关档案信息的收集、处理和加工，从而创造出与档案信息资源的整理利用相关联的“档案产品”，满足不同档案管理者的各种需求，提升档案信息资源的有效利用率和经济效益，实现其增值功能。

2.2安全性原则

网络环境下的档案信息资源的利用还必须充分考虑档案信息的安全问题。相关的档案信息资源的利用单位必须应用一定的网络防火墙技术、网络杀毒软件、加密技术、网络跟踪检测技术等科学有效地维护档案信息管理系统的安全，防止档案信息资源的整合成果被盗，引起一系列的经济损失和社会危害。

2.3共享性原则

在以前的档案信息化建设中，因为各个档案管理单位的档案数据库在建设标准和数据格式方面存在着一定的差异性，所以各个档案管理单位之间很难进行档案信息共享。因此，网络环境下的档案信息资源的利用一定要创建标准的档案数据库格式，重视同区域、同系统以及同专业的档案管理部门之间的协调工作，使这些相同性质的档案管理部门彼此之间明确分工，互为利用、彼此补充，实现档案信息资源的共享功能，共同推动整个档案信息资源系统的进一步发展。

3档案信息资源利用时存在的问题

3.1缺乏足够的开发力度

档案管理部门在对档案信息进行管理时没有根据时代发展的需求改变自己的管理思想，且无法合理利用档案信息资源，导致大部分档案出现事件记录丢失、事件记录不全等情况。加上档案信息资源利用使用相对落后、传统的方式，没有通过现代化技术手段进行档案信息资源的利用，在一定程度上降低利用档案信息的效率。

3.2领导缺乏重视

尽管目前一直诉求全方位的发展，但由于受到各方面因素的影响，大部分管理人员在档案信息资源管理中仅关注眼前的利益，对短期效益进行追求，而不重视长远发展带来的好处。相关领导没有引起重视，从而导致档案信息资源合理利用出现问题。由于重视程度不足，导致在档案管理方面缺乏专用资金，信息化档案建设进展较缓慢。

3.3档案资源缺乏

长时间发展以来，由于缺乏明确的档案管理制度，导致实际档案管理工作中出现部分信息缺损以及丢失等问题，且没有在管理的范围内全面纳入档案管理资源，尚未进行集中管理，从而导致档案出现部分缺失的情况。以上因素对于全面开发利用档案信息资源均会产生一定的影响。

4合理利用档案信息资源的有效方法

4.1建立完善档案管理制度

档案信息是伴随社会实践而产生的原始记录，它真实记录了历史。在开发和利用档案信息资源时，要严格按照国家企业相关制度规定，认真执行公司档案管理制度，并做好效果统计分析工作。在档案利用工作中，要按照《档案法》的规定和本单位的档案借阅制度开展档案利用工作，严格履行借阅登记和审批手续。同时，要向借阅者提供档案利用效果统计表，填写清楚档案利用的目的，写明具体内容和将会起到的作用和产生的效益，以便不断积累资料，为汇编档案利用效果、展示企业档案的重要作用留下真实记录。

4.2加快企业档案的信息化建设

在信息技术高速发展的今天，企业档案工作也由过去注重以利用纸质文件为特征的传统服务模式向以利用数字化信息为特征的现代化服务模式转变；由过去注重在阅览室借阅、利用档案实体向如今借助网络查阅档案信息、利用档案电子文件转变。因此，档案部门应通过提高档案信息化建设水平，加大对网络技术和数据库的运用，积极开发利用企业档案信息管理系统，利用信息化手段管理档案，不断适应社会和企业对档案工作发展的新要求。

4.3合理配置档案信息资料

档案管理人员合理整合档案信息资源可促进档案信息资源共享得到有效实现，促进档案信息资源的作用得到有效发挥。要想促进以上目标得以实现，需要长时间的努力，根据长期发展的需求有效的规划相关工作，并规划每一阶段工作的要点，为有效实现目标提供良好的依据。档案信息资源工作在重视加强服务的基础下，还需要完善建设标准体系的工作，通过国际通用的标准对档案信息进行编辑，并根据统一的标准完善入网信息，构成统一的数据库。若没有使用通用标准，则要建立针对性的标准，确保能在相关标准的规范下完成有效整合处理档案信息资源的工作。另外，通过分析档案信息资源管理的实际情况，完善档案信息资源处理以及开发工作，合理的配置档案信息资源，为全面共享资源奠定良好的基础。

4.4提高人员整体素质

档案信息资源合理利用的工作中档案工作人员可发挥非常重要的作用，其综合素质水平会直接影响档案开发效果。因此，可以通过科学的手段促进其综合素质水平明显提高。一方面要求档案管理人员具备优秀的档案信息处理能力。另一方面还要求其具备极高的业务处理能力，不断学习，促进自身能力明显提升，为档案信息资源真实性、完整性提供保障。

结论：

综上所述，通过分析目前档案信息资源合理应用的实际情况，档案管理人员需要全面利用网络给人带来的便利，重视搜索网络上档案信息资源的工作，并全方位的开发利用，有效的整合散乱的信息，促进档案信息资源库得到有效扩充。通过针对性的措施合理的利用档案信息资源，且有效的开发利用，为加快档案信息资源建设奠定良好的基础。

参考文献：

[1]安仙丽.基于网络背景下的档案信息资源整合与开发利用[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017，（06）

[2]黄芳.新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考[J].档案天地，2017，（03）