档案管理信息化建设管理探讨

档案管理信息化建设管理探讨

张慧风

布尔津县安全生产监督管理局

摘要：档案管理信息化是一种全新的档案管理模式，其建立于现代计算机和网络技术基础上，并且逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。

关键词：档案管理；信息化；建设；管理

档案信息化建设的目标是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他信息相互融合，广泛地服务于社会。在这个高度信息化的时代，人们对信息的价值日益重视，信息技术无疑为档案管理，特别是数量大、更新快的产品档案管理注入了新鲜血液，继续采用传统的管理方式已经无法满足单位发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理、网络化建设上，充分利用信息高速路的优越性，努力实现档案信息资源共享，使档案从“物的传递”转变为“知识的传递”和“信息的传递”，才能使档案管理更健全、利用更高效。

一、企业档案管理信息化建设的重要意义

1.更好的收集和管理档案。企业每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了企业的发展历史，对企业的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。同时，企业档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，也从整体上提升了企业信息化。在这样的条件下，能促进档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障。

2.可用详实的档案信息支持企业决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。企业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为企业的发展提供科学决策依据。

3.提高档案利用效率，降低企业管理成本。从企业来讲，档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。企业档案信息化的建设将为企业培养各类人才打下很好的基础，也为企业积累推进整体管理信息化的经验，有利于企业推进信息化管理提供了科学的参照方法。从而降低企业的管理成本，企业整体管理成本的降低，将为企业创造新的利润增长空间。通过对企业生产流程和管理流程中所必需的纸质材料和档案进行电子化，有效节省了日常管理工作中的纸张等购买材料成本，也节省了库房和文档保管设备成本开支，更可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本，也提高了档案信息利用效率，省去了许多麻烦。

二、信息化档案管理的特点

1.管理一体化

信息化档案管理不是简单地等于使用电脑进行档案管理，事实上，如果档案管理人员仅仅是将纸质版的文件录入到电脑上而不做任何的归类或比对，或需要进行复杂的目录输入，那么就仍属于传统档案管理的范畴。管理一体化是区分信息化档案管理和传统人力档案管理的一个重要标志，传统的档案管理方式是档案管理部门将公文进行整理、分类、归档，并由业务性部门对产品技术、经营活动、合作协议等文件进行归纳。而信息化的档案管理系统下，归档和管理可以一个步骤完成，档案管理部门无需进行文件的扫描、录入、上传，避免了重复性工作。系统自动生成的表单也减轻了档案管理工作者的目录录入工作量。

2.便利的信息检索

与传统的人力档案管理相比，信息化档案管理在检索的便利性上具有十分突出的优势。首先，档案管理系统上的文档是拿到纸质版后立即扫描记录的，因此不存在信息丢失的问题；其次，不同的电子版文件存放在不同的类别下，可以针对性的进行筛选；最后，可通过关键词或文件名称模糊匹配方式查找所需资料，而不需要像纸质版档案管理时期那样一个个文件拿出来对照。

3.对操作人员有一定的技术要求

使用自动化的手段进行档案管理时，往往会用到access等数据库软件，这就需要档案管理人员熟悉掌握基本的操作，如查找、筛选、录入、删除等。必要情况下，还需要掌握简单的应用公式或编程技能。而档案管理工作的从业者的专业背景大多为文史类，信息技能正是其弱项所在。

三、档案管理信息化建设与管理

1.加强信息化硬软件设施的建设

档案管理的信息化建设需要有完善的办公软件，并且具有一定的硬软件设施，为档案管理信息化建设提供一定的基础。应科学的利用现代化的信息技术手段，保证硬软件设施的更新，实现档案信息的信息化管理。档案管理人员需要利用档案建设的优势作用，找到合适的硬软件设备，提高服务水平。当前，作为一种新型的档案信息载体，电子文件已经被广泛的使用，并已经成为代替传统纸质档案的重要手段，促进档案管理信息化建设实现了良好的发展。

2.完善档案管理制度建设

档案管理的信息化建设还需要有完善的档案管理制度，企业的档案管理部门需要制定完善的档案管理信息化建设的制度，为信息化建设的顺利进行提供重要的依据。需要完善档案管理的技术规范，统一标准，明确档案整理的标准、统计以及服务等，还应将其规范到具体的工作环节中，对工作的各个步骤进行规范。同时，做好档案管理信息化建设的安全工作，提高安全防范意识。档案信息管理人员需要树立安全防范意识，规范自己的日常行为，在日常工作中避免出现危险。企业员工需要具有保护信息安全的意识。此外，对于档案室的资料需要注意防火、防盗，完善安全设施建设，保存在计算机中的信息，需要强化网络安全体系的建设，建立防火墙，定期对计算机进行检查、杀毒，对档案信息进行备份保存，避免材料丢失无法找回。

3.全面提高档案信息的管理水平

信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。

③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

结束语

对档案工作更有效的服务于政务信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要的意义。档案管理部门要解放思想，更新观念，充分利用计算机功能和网络技术、数据库技术，加快档案信息化建设脚步，选取适合本单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作，不断提高产品档案管理信息化水平，变被动服务为主动服务，积极为利用者提供高效优质服务，使产品档案更好地服务于社会。

参考文献：

[1]李明明.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].商业经济，2011

[2]徐雁.浅析档案管理现代化[J].开封教育学院学报，2009