浅谈电子文件的特性及对归档的认识

浅谈电子文件的特性及对归档的认识

张建青

张建青江苏省灌南县第二中学222500

摘要本文对电子文件的特性及对归档的认识做了探讨。

关键词电子文件特性归档

在当今的社会，计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面，由此产生的电子文件已被普遍认识。虽然它作为一种信息传播方式的历史很短，但却具有其它介质所不能比拟的优势。因此，在各个领域，电子文件的应用和管理日益普及，并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。

一、电子文件的特性（电子文件的优缺点）

相对纸质文件而言，电子文件是一种新生事物，是依托于计算机等电子设备而存在的数字化信息。电子文件的管理和利用，必须以深入了解电子文件的特性为基础。任何事物都具有两面性，电子文件亦不例外。那么，较其它介质文件而言，电子文件的优势以及缺陷到底体现在哪里呢？

电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。比较而言，其优势有：

(1)信息的高效性

目前，计算机软、硬件的水平已经非常先进，信息处理速度快，利用网络，对电子文件进行远距离传输，可同时传递给一个或多个接收者，相对于人脑和手工操作，它的效率可能高出成百甚至上千倍。

(2)数据的标准化

电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产生的，在一个单位内，它的外在形式和运行规律是统一的。从电子文件的产生、处理到归档各个环节．都是在相对标准的情况下完成的，因此，最终形成的数据信息是具有统一的标准的。

(3)文件的共享性

电子文件的共享性是由其运作环境网络化决定的。一份纸质文件同一时段只能由一个人对其进行浏览和处理，而电子文件可存储在服务器等电子载体上，通过网络，可供多人同时浏览使用，各人可根据不同权限分别对其进行处理。这样，文件运行的速度就有了大幅度的提高，文件处理的效率大大增强了。

(4)使用的灵活性

使用电子文件时，利用者可根据处理权限对其进行查阅、编辑和修改，通过使用操作命令，可以很快完成一份文件的复制和增、删、改，通过编辑和输出满足利用者的各种需要。

(5)电子文件和电子档案的一体性

文件和档案是同一事物的不同存在阶段，电子文件的产生淡化了“归档”界限，从文件的起草、传输、办理、积累到整理、归档、著录、鉴定、保管以及利用的各环节，均是在电子网络上进行，当前计算机软硬件及其网络技术的日趋成熟，电子文档的一体化已经能够完全实现。

虽然电子文件具有很多其它介质不可比拟的优点，但是它仍然存在着不可忽视的缺陷，那就是：

(1)设备的依赖性

任何类型的电子文件，都是应用电子设备而产生的，从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，无论是设备损坏，系统瘫痪，或者技术、设备更新，如果处理不及时不得当，都可能对电子文件的管理产生影响。

(2)文件的易损性

计算机设备精密，易受干扰，并且操作相对较复杂，所以大到太阳磁爆，小到错按一个键，都有可能造成难以挽回的损失。另外，计算机软硬件系统的冲突、不稳定造成的死机、突然断电等意外情况的发生，均会给电子文件的安全带来隐患。

(3)信息的易更改性

由于计算机的内存储器、磁盘、磁带、可写光盘等存储载体具有可重写性，又因除磁带外，其它载体均有随机读写功能，因此造成了电子文件信息的易更改性，且有可能不留任何痕迹，这就造成了合法性认定上的困难。

(4)数据的不安全性

这是由电子信息的共享性所可能带来的隐患。由于电子文件不受载体传递的限制，对于其信息的获取者来说，等于是摆脱了时间和空间的制约。计算机网络的不安全主要体现在系统过于复杂，缺陷太多，安全防范措施不够，易受众多黑客高手的攻击。可以说网络的不安全是限制电子文件和电子档案发展的最大障碍。

(5)信息与载体的相分离性

电子文件可以包括文字、图形、声音、影像等多种媒体信息，其信息形态和组成具有多样化，比纸质文件复杂得多。不同的载体往往只适合存储不同的媒体信息，这就可能造成一份电子文件的文字、图形、声音、影像存储时的载体分离现象。电子文件的信息与载体相分离，会给电子文件的保管带来很多特殊问题，直接影响电子文件的真实性、系统性和完整性。

虽然电子文件存在着上述缺陷，但是随着国家相关政策、法规的建立健全，计算机软硬件技术的高速发展，计算机知识的深入普及，人们计算机操作和应用水平的提高，电子文件的这些问题必将会被逐一彻底解决。电子文件的产生和应用是科学发展的必然结果，是现代化管理的必然趋势，并极有可能取代纸质文件。

二、电子文件的归档

电子文件的上述特性，有些方面还和目前档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是一种必然的发展趋势，正如国际档案理事会主席王刚指出的那样：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同，这是文件管理的一场革命。”那么，在当前办公自动化相对成熟的条件下，电子文件的归档管理应该如何进行呢？

(1)转变观念，加深对电子文件归档工作的认识

我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主，后来逐步发展到与录音、录像档案相结合；在各个单位的档案室中，综合管理工作做得比较规范。而电子文件是一项新事物，虽然目前与我们已经熟悉的各种门类、各种载体的档案相比，在凭证、依据作用等方面还有差距，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势和发展趋势，所以档案人员应该加强这方面专业知识的学习，与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调，协助制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。

(2)制订电子文件的归档标准

由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外在形式上不同，而且在处理方法、管理内容上也相去甚远，所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的归档标准。当然电子文件归档标准的制定决不是档案部门一家的事，应该联合技术部门、使用部门等共同协商制定，并能使大家都能接受、遵守。

(3)电子文件的归档处理原则

①按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件的形式传递到档案室，也可用硬拷贝的形式送交到档案室，由档案管理人员设置相应的文件夹，来对各个部门形成的电子文件进行分类管理。正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向档案室移交，以便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或被人为的删改。

②归档的电子文件核对鉴定原则。应由有关人员组成核对鉴定小组，定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和有效性鉴定，同时划分出不同的保管期限，然后用消毒软件对这些电子文件进行检测，确保无病毒感染后，再由档案人员将这些电子文件分别转录到应用网络相隔离的存储嚣中，在一个年度或一定时间后，将这些电子文件转录至一次写入的光盘中做脱机保存。同时编制文件索引，供查询调阅使用。此外，还有密码的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操作人员的相互制约。图像、音频、视频形式的文件也可以参照这个做法，将其拷贝到光盘上向档案部门进行移交。

③电子文件与纸质文件同步归档原则。鉴于目前电子文件的法律效力尚不十分明确，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用，并不安全。目前纸质文件和电子文件仍然处于过渡时期，解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档，即“两条腿走路”。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。