新时期档案信息化建设与档案管理思考黄翠平

新时期档案信息化建设与档案管理思考黄翠平

黄翠平

贺州市石材开发有限责任公司广西贺州542899

摘要：在当前的时代背景下，档案管理工作必须要积极地做出调整和转变，加强对信息化技术的应用，推进自身信息化建设，借助于信息化技术的优势，提高档案管理工作的效率和质量，进而使档案管理发挥出更大的社会作用和价值。

关键词：新时期；档案信息化；档案管理

一、档案管理信息化建设的必要性

档案管理是档案事业的核心组成部分，其具体的工作内容是对相关的信息、数据等资料进行收集、整理、编撰、保管和开发。以往的档案信息均以普通的纸质媒介为载体，如今的档案信息还包括视频、录音以及其他更为专业和现代的载体形式。需要认识到的是，档案管理的作用和价值意义不仅仅在于对信息、数据的记录、保存，更在于对信息、数据的利用，为当下的社会生产、社会决策、社会建设提供参考和依据。当前处于信息大爆炸时代，各个行业、各个领域当中每时每刻都有大量的信息、数据产生，这就使得档案管理工作的压力大大增加，以人工为主的传统档案管理模式已经不能再适应目前的工作需求，可能出现大量的档案信息、数据堆积，得不到及时的整理，进而降低档案管理工作的效率与质量。更为重要的是，单凭人工根本不可能对大量的档案信息、数据进行深度地分析、挖掘和利用，而且在档案的共享上也会存在很大的难题，这就会削弱档案管理的存在价值。而信息化技术在档案管理中的应用，则可以解决上述难题。首先，信息化技术具有超高的运算能力，能够快速地对档案信息、数据进行处理，大大减轻档案管理人员的工作压力，提高档案管理工作效率；其次，信息化技术可以智能化地对相关信息和数据进行深度分析，挖掘出档案中难以被人察觉的价值，为社会提供更多、更详细的参考，提高档案管理工作的质量；最后，信息化技术具有超强的信息传输能力，可以实现档案的大范围及时性共享，使档案得到更高效的利用。由此可见，在当前积极地推进档案管理信息化建设是具有高度必要性的。

二、档案信息化建设存在的问题

1、档案管理人员缺乏信息化建设的素质

在传统的档案管理工作中，很多单位对档案管理人员的学历、技能和综合素质的要求都不高，大部分单位的档案管理人员不会使用计算机，或者不熟悉计算机操作，缺乏信息化技术的专业知识。在单位档案信息化建设与档案管理过程中，无法利用信息化手段对将纸质档案电子化，不能有效革新档案管理手段，导致档案管理效率低下，不利于持续稳定开展档案管理工作。

2、单位对档案管理工作不重视

目前，很多单位的管理人员并未真正了解传统档案管理的弊端，没有充分认识到档案建设和管理对于单位发展的重要性，也没有了解到信息化技术在档案建设和管理中的便捷性和高效性，导致很多单位的档案信息化建设效果不理想。

3、缺乏档案标准化建设体系

很多单位在开展档案信息化建设工作，只是单纯的利用现代信息技术，参考已经实行档案信息化建设的单位去模仿，并未真正结合企业自身实际，综合企业的档案使用需求，创设具有企业特色的档案信息化管理模式。在档案信息化建设的过程中，缺乏明确的归档标准，未形成科学合理的档案管理标准化体系，单位未能制定符合实际、可行有效的档案建设和管理方法或规章制度，档案信息化建设和管理无参考依据和约束条件。

三、新时期下加强档案信息化建设与档案管理的策略

1、积极更新观念，提高信息认识

在新时期下，领导要树立“电子档案”观念，坚持与时俱进，积极转变过去档案简单收集、整理以及借阅模式，进而与当前的社会接轨。另外，领导和管理人员还需摒弃传统手工操作管理的观念，从思想意识上树立起档案管理信息化的观念，进一步实现档案自动化管理，真正的认识到档案信息的价值，以便在今后的档案管理中利用各种先进的信息化手段动态化、便捷性的传播档案信息，让档案价值得以最大化的发挥。

2、推进数字化进程，构建管理系统

资源建设是档案信息化建设的核心内容，所有的业务都必须要围绕资源建设来开展。在信息化时代，档案管理工作，需将重点放置在档案资源共享和档案数字化两方面，首先要投入人力财力推进档案数字化建设进程，同时还需严格遵守相应原则，科学合理编制数字化建设工作计划，重点加强监督管理，以便有效保障档案数字化工作的顺利有序开展。同时，还需基于最大化满足广大用户使用需求基础上，构建完整档案数字化目录，形成各个单位协同努力的局面。其次，档案管理部门还需要实行电子文件和纸质双归档制度，与此同时还需对规定范围图形文件和文本实行并联并存制度，通过这些举措，实现档案的全检索。最后，档案部门还需以政府最新出台的标准为依据，针对性构建科学统一的档案信息管理系统，与办公应用系统结合起来，从真正意义上的实现档案信息的整理、收集以及归档全过程的网上操作。

3、强化标准建设，提升标准化程度

在信息时代下，加强档案信息化标准建设，需做到几点：第一，必须要加强档案信息化方面规章制度和原则的建设，明确档案管理信息化建设中的相关理念、定义以及方法等，同时还可以通过制定档案收集整理鉴定标准、专业名词术语标准以及库房建设标准等，进而规范化的管理档案。第二，加强软件、硬件的标准化建设，在进行档案信息化建设过程中，一定要全面考虑数据库的标准格式、软件的配置标准、硬件选择标准等，同时还必须要加强电子产品的更新和维护，根据当前档案管理的实际情况，引入信息化设备，比如扫描复印仪、数码相机等。如果在条件许可的情况下，还可加强档案管理软件的开发，通过自主研发或是引进先进管理设备等方式，从整体上促使档案信息化通信平台的有效性、规范性和针对性。第三，统一电子档案格式，进而最大化的确保档案资源在不同的信息平台上进行有效传递或是使用。另外，还需确保档案信息网络的有效升级，防止因为淘汰落后设备设施损坏档案数据库的情况，从整体上提高档案信息标准化建设程度，有效管理档案。

4、构建保障体系，确保档案安全

为确保档案信息的完整，档案管理部门需构建安全保密体系，在这个体系中，包含了对电子文件归档的指导、监督，最大化的确保其真实性、完整性。在信息时代，要想实现档案管理信息化，一定要从思想意识上认识并重视档案信息化建设中安全保障问题，采取措施，构建全面且完善信息资源安全保障体系，从整体上促使档案管理系统的安全处理和防范能力。为此，需构建严格的安全制度，重点加强对档案管理人员的安全教育，规避档案管理人员非法操作的情况，立足于管理层面来说，定期维护或是升级档案管理设备，立足于技术层面来分析，重点加强杀毒软件、防火墙等措施，周密保护档案信息安全，最大化的保障网络传输的安全。

结束语

在新时代，各单位的档案管理部门必须正确认识到档案信息化的重要性，分析单位目前档案信息化建设与管理存在实际问题，结合新时代发展要求，转化档案管理观念，不断提升单位档案建设和管理的信息化技术。在新时期信息化技术的支持下，各单位的档案建设和管理会越来越规范，档案的使用效率会越来越高。

参考文献：

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