信息化档案管理的发展趋势

信息化档案管理的发展趋势

马学业

济南黄河河务局章丘黄河河务局山东济南250200

摘要：信息化档案管理对我国的经济发展起到了很大作用，信息化档案管理是一项长远的发展任务，以其节能、快捷、高效、便利等优势成为了重要的管理手段和资源，信息化档案管理能够使档案管理效益得到提高。要实现档案管理的信息化，必然要融入到计算机网络大应用的环境中来，能够在网络上进行快速的传递，使档案管理的效率极大地提高，从而也降低了档案管理的成本。

关键词：信息化；档案管理；发展趋势；管理措施

前言：信息化档案管理是通过利用当代信息技术对资料进行管理、储存以及开发。做好信息化档案管理建设，对电子档案加强管理和使用，就要树立档案现代化的管理理念，用科技手段实现档案管理信息化，提高档案利用价值，充分发挥出档案的社会效益及隐性经济效益，这是信息化档案建设重点任务。

一、信息化档案管理的发展趋势

随着计算机技术的不断发展，自动化办公和无纸办公已经成为现代办公发展的一个新趋势,而档案管理信息化建设正符合这一发展要求。随着互联网的快速发展，档案的网站也在不断开始建立系统发展，越来越多的信息化设备投入到单位的档案部门，通过建立档案信息网站，进一步完善了档案信息化建设的相关法规。实现数字化档案的建设，使档案以数字形式出现在网络世界，将持续推动事业单位档案管理水平的提高。进入本世纪后网络信息技术发展很快，并得到广泛应用，建设档案工作信息网，借鉴一切先进的档案信息化管理经验，不断完善事业单位档案信息化建设，提高了档案的使用价值。信息化档案管理通过备份档案储于电子磁盘中，电子档案没有原件这一概念，具有可不断的复制性，是电子档案区别于纸质档案最重要的特征之一。电子档案不仅节约了档案存储空间，也不会导致档案信息丢失，最大限度地确保了档案资料的完整性，实现了永久保存，电子档案的改动很方便，而且不留痕迹，保证了档案页面的整洁。实现档案信息化管理，可通过在数据库中输入关键字，迅速地查出所需信息，程序简便。一份档案可以同时异地多人使用，转变成了信息资源的采集、管理、存储及相关类型，全面拓展了档案的职能。目前随着信息技术不断的发展，单位的管理软件已运用在管理大量的信息档案中，要保证文件入档的规范和完整性，要求工作人员按照其管理规范来进行。加强电子档案管理的安全和保密性，对特殊的资源信息需要严格管理，对电子档案管理要做到全面性的防护工作。在事业单位档案管理信息化中，最主要的是要不断的完善数据库的建设，使计算机的检索功能得到充分的发挥，把全部储存的信息都深入的挖掘出来，提高事业单位档案管理的工作效率。因此，事业单位档案管理在未来发展中必须适应信息化发展的趋势。

二、信息化档案管理的必要性

信息化档案管理是时代发展的要求，档案管理信息化是事业单位发展的必要条件。现代事业单位的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的，提高工作效率，有利于节约档案管理资源，同时节约办公时间和办公资源，是市场经济时代的必然发展方向。新形势下，为了顺应时代发展的要求，事业单位在档案的管理上必须朝着信息化的方向建设发展。档案管理信息化是含有安全管理、基础设施、数据处理、应用系统、标准流程和人才培养计划的系统工程，需要特别注重档案内容标准化流程的发展，档案信息化发展在目前高科技技术发展中，被当作是科学的管理模式和控制方法。档案管理信息化有利于事业单位档案中的信息资源全面的开发，可以将事业单位档案管理中信息进行远程传送，将信息公开方便快捷的进行核对，提高档案信息资源的分享性，使事业单位的办公效率进一步的提高。电子档案能够实现档案的修改、保存和查询，并且可借助于计算机实现快速传递，大大提高了档案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了档案的管理成本。档案管理作为现代事业单位不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时代发展的步伐,朝着实现信息化档案管理的现代化发展。

三、推动信息化档案管理的发展措施

3.1完善档案信息化管理体系的建设

要建立完善的档案信息化管理体系，提高档案信息化水平，制定档案管理信息化的总体规划，推动档案信息化协调发展。加强事业单位档案管理应用软件的开发和应用，档案管理信息化每个步骤都应有其相应的标准，应制定重点行业档案工作规范，标准化和规范化是衡量当代档案管理信息化水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。加强档案管理信息化的标准体系建设，实现科学管理。提高档案管理部门工作的规范性和有效性，要制定规范的电子档案管理制度，要严格遵守电子档案管理的相关制度和规范，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。

3.2加大资金投入

虽然在信息化档案管理建设中投入资金，但是，就完善档案管理所提高的效率来说，还是非常值得的，加大信息化管理建设中的资金投入，能够更好的推进档案管理信息化建设的开展。一定要把经费切实投入到信息化档案建设中去，保证各单位在档案管理信息化建设中有足够的经费支持，更好的开展信息化建设工作。软、硬件基础设施是保证档案管理正常运行的基础，是档案信息化建设不可缺少的基本条件，只有保证档案管理的硬件设施符合标准，才能保证档案的信息化能正常的运行。要切实将经费用到档案管理的信息化建设中，按要求采购相关软件及设备，给档案管理信息化建设提供充足的物质保障。

3.3加强专业技能的培训、提高综合素质

加快档案信息化建设步伐，人才是关键，档案管理人员的专业技能和综合素质在事业单位的档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，综合素质的高低直接影响着档案管理的信息化建设进程。所以，必须加强档案信息化人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员掌握和管理信息化技术的技能，提高他们在计算机和信息平台使用技能水平，不断提升他们的综合素质，满足社会发展对档案工作的需要，从而有效地推动档案管理的信息化建设。

3.4加强安全保障体系建设

要建立健全和完善事业单位的档案信息安全保障体系，制定信息化档案的严格安全措施,确保档案信息的安全。信息安全保障体系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有预警、保护、检测、响应和恢复能力的综合性信息系统防护体系，目的是实现档案信息及管理系统的安全，确保电子档案的安全性，是保护信息化网络安全的最有效、最经济的措施之一。安全保障是事业单位档案管理需要重点考察的问题，提高事业单位档案管理的安全水平，首先需要从优化信息系统开始，信息系统优化需要有专业的系统设计人员进行，并对系统的安全性进行有效监测，对安全漏洞给予及时补丁。其次需要确保信息的录入无误，防止重要信息在扫描或者录入时发生交错偏差。只有在信息系统和信息系统使用时按照规则及相关要求实施，才能确保档案管理信息化的安全性。

结束语：

档案管理信息化是社会发展形势下的必然选择，是适应现代社会发展的必然趋势。档案管理要树立信息化管理意识，提高档案管理的信息化水平，规范管理行为，提高管理效率。加强档案管理的标准化、数字化、安全化建设,努力推进档案管理信息化建设，将事业单位档案管理信息化充分的利用展现出来，对整个国家的资源共享，才能适应社会和时代发展的需要。

参考文献

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