如何做好档案库房的管理

如何做好档案库房的管理

余永强

云南省香格里拉市档案馆674400

摘要：档案库房管理是指在档案库房中进行的一切管理工作，是档案保管工作的主要体现形式，是确保档案安全、最大限度延长档案寿命、实现档案科学有序管理的基础。档案库房管理工作的内容主要包括维护和管理。本文从管理的基本措施和对库房的基本维护介绍如何做好档案库房管理工作。

关键词：档案库房，基本管理；基本维护

一、对档案库房的基本管理措施分析

（一）设置档案存放索引

档案存放位置索引就相当于书本的目录，是对库房档案的基本记录和寻找档案的指引性工具，以表册或卡片形式将档案在库房及装具中的存放秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理。对于基本的档案要认真分好大类别和小项目的标识，让工作人员能够对档案的基本设计方面一目了然。而对于小方面的分类，就需要工作人员在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌并标明该列、该柜架、该层（格、箱）中所存放档案的起止档号，以方便检查和调还档案。

（二）制作档案代理卡

档案代理卡主要用于他人借阅卷宗档案时作为一种档案位置的代替物，当从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。但是需要注意的是，在做代理卡登记时要认真填写档案的实际信息，切勿胡乱编造，在借档方归还档案时要仔细核对代理卡与档案的实际信息是否一致，还需要在代理卡上登记目录号、卷号、调出时间、调档缘由、调卷人、归还时间、还卷人等。这样的方式在一定程度上能够有效地防止档案误放或者混乱现象。

（三）推进库房与装具的有序化管理

库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序，便于日常管理工作的进行。每一库房内装具的编号方式一般应按保管机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向的顺序依次编列号（排号）、柜架号、格层号（箱号），其号码一般也采用阿拉伯数字。装具在库房中的排放方式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素。一般不宜紧贴墙壁（尽量避开有窗户的墙壁）。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直，以避免户外光线的直接照射，注意档案柜的距离要适中，便于工作人员正常。

二、加强对档案库房的基本维护措施

（一）严格执行进出库制度，做好安全保密工作

档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制，并做出专门的规定。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定。如非工作无关的其他活动，不允许在库房内，不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西。库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁等。

（二）做好库房的温湿控制，提高档案寿命

库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素，较为适宜的库房温度应在15℃左右，相对湿度应在50%左右。为了掌握库房温湿度情况，在库房的相关位置配置精确、可靠的温湿度测量仪器，随时测量并记录库房温湿度的具体指标状况。对于档案库房的温湿度控制大部分都是采用空调或者恒温、恒湿技术设备，长期保证库房温湿度在适宜的温湿度指标范围之内。

（三）做好最基本的防护措施，对档案的安全性做好预防

1.“防火”

在装具及照明灯具的选用、其它电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消防器材，在条件允许的情况下安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。

2.“防水”

库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，预防档案库房出现不必要的浸湿隐患；

3.“防潮”“防霉”“防虫”

库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整。

“防潮”“防霉”“防虫”三者关系密切，潮易生虫，档案易霉变，因此，档案库房中需要时刻备着防霉、防虫药品。

4.“防尘”

这个主要针对于档案库房的密闭性，在基本的管理时需要对库房档案的装具做好密封，并对库房及装具等定期进行清扫擦拭，保持清洁。

5.“防盗”

这个很好理解，就是要求库房门窗坚固，进出库房时随时锁门，并安装防盗报警装置，假时应安排工作人员值班，检查库房状况。

（四）定期检查、清点，做好实际监督

定期检查、清点是库房管理的一项制度化措施。定期检查的内容重点在档案实体的理化性状，以发现是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生，库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在，以及档案的调出和归还是否履行了严格的手续，实体秩序是否受到破坏、出现混乱，是否有长期使用未归还的案卷等。定期清点的目的在于及时发现实体秩序的错乱现象及档案丢失或去向不明等问题，并随时予以纠正，使档案实体严整有序。定期清点的周期应比定期检查的周期长一些，但在档案发生大规模变动的情况下，应及时清点。

（五）推进电子信息化进行档案管理

档案现代化管理就是利用现代技术对以往的、现有的档案进行科学、合理的管制、利用。加深计算机电子档案管理，减少档案的储存空间，操作简便，易于保存，也能很大程度上节约人力、物力、财力，提高档案管理的工作效率。用现代化电子信息对档案进行精细化管理模式，将档案管理工作划分为若干项目，针对每个项目进行管理，扩大档案的存储内容和范围，节省档案管理时间，提高管理效率。

结束语

总之，对档案库房的严格管理是维护国家、企业或个人安全和利益的关键性工作，管理人员从意识上要加强重视程度，在具体进行档案仓库工作管理时会存在诸多问题，需要我们加以预防，增加库房管理资金投入，提升档案库房的基础设施水平，建立健全档案库房管理制度，提升档案库房管理人员综合素质，从各方面保证档案库房工作的严密性、科学性和安全性，从而减少档案出现损坏或者丢失的隐患。

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