审计档案管理的地位和作用探讨

审计档案管理的地位和作用探讨

韩晶晶

十堰市审计局计算机中心湖北十堰442000

摘要：审计档案是指审计部门在审计工作过程中，形成的各项资料，以文字、图标、影像、声音等形式记录和保存下来，经过整理成为审计档案。审计档案是重要的国家档案，有着保存的价值。信息时代下，审计档案管理需要利用起信息技术的优点，建立数字化的档案管理方式，提升档案管理的效率和质量。

关键词：审计档案管理；地位；作用

1导言

审计档案管理工作直接影响审计监督工作的真实性和完整性，在审计监督工作中具有重要的地位和作用，是审计监督职能发挥的重要保障，同时也是保障审计工作质量的重要环节。由此可见，对审计档案管理的地位和作用进行研究具有重要的理论和实践意义。

2审计档案管理概述

2.1审计档案管理的工作职责

当前审计档案管理的工作职责主要包括以下几点：认真贯彻和执行档案管理的法律法规，制定审计档案管理的各项规章制度；做好档案材料的收集、整理、保存、利用等工作；做好审计档案的移交和处理工作；完善审计档案的保密制度，做好保密工作；定期对审计档案工作进行检查、总结，开展审计档案培训活动。

2.2审计档案管理的内容

审计档案管理内容主要包括四个方面：立项性文件、证明文件、结论性文件和查备文件。其中立项性文件包括：审计工作方案、审计通知书、审计项目委托书、单位自查报告、自查通知书、被审单位情况、上级对项目审计的意见和指示等。证明性文件包括：审计承诺函、被审计单位情况表、审计证据、审计工作底稿、上级对项目问题处理给出的政策界限、结论性文件包括：审计报告、被审单位给出的书面意见、审计项目的报告、请示、批复等、审计意见书、审计报告会议纪要、审计决定等。备查文件包括：审计回访、项目工作总结、新闻报道等。根据不同的审计项目内容，还可以细分为财务收支审计档案、经济责任审计档案、建设工程审计档案、专项调查审计档案等。

2.3审计档案管理的方法

审计档案的管理方法有三种形式：传统审计档案管理方法、审计档案微机管理、人工和微机管理相结合。

2.3.1传统档案管理方法

传统的审计档案管理采用手工操作的方式，是审计管理工作的主要方法。手工管理方法，需要档案管理人员按照《档案法》的各项要求，认真的贯彻和执行，材料收集必须齐全，立卷必须规范。此外，在档案资料收集和整理过程中，必须做到档案材料的真实性和完整性，对收集的信息进行审核，并按照审计的具体内容，进行分类，例如，将其划为经济类、财务收支类、建设工程类等，切忌将所有的档案信息，胡乱堆积，不利于档案的管理。

2.3.2审计档案微机管理法

微机管理方法是指使用计算机，进行档案管理，减少档案管理的人工操作，提升档案管理的效率。而且数字档案的建设，可以节约档案存放空间，提升档案的保存质量。有利于档案资源的共享以及档案资源的开发和利用。

2.3.3人工、微机相结合操作法

传统的审计立卷工作，需要审计人员将审计工作过程中形成的所有材料进行收集、整理和装订，在此期间，需要大量的人工操作，耗费大量时间，尤其是在手工抄写档案目录的方式，不仅花费大量时间，还容易出错。采用人工和微机相结合的管理方式，要求档案管理将审计档案材料进行收集、整理，录入微机，使用微机进行审计档案的查找，这样审计档案既能保证档案的整齐和规范，也能保证档案查找的方便和快捷。

3审计档案管理的地位和作用

审计档案作为电力企业档案的重要组成部分，是《审计文件材料立卷归档工作程序》等相关法律法规的要求，同时也是审计工作的真实记录。审计档案管理工作是审计监督的重要依据，通过材料的积累实现了审计工作质量的不断提升，同时也能够为审计工作综合研究提供信息，是开展审计宣传工作的重要材料。审计档案来源于实践，是在实践过程中对审计工作整个过程的完整反映，有助于审计监督工作的客观和真实的反映。随着电力企业的不断发展，审计档案管理工作的作用越来越凸显，成为保障审计工作质量的重要环节。

3.1审计档案作为审计监督的真实记录，是审计监督的重要依据

审计部门的职能就是选择审计对象进行审计监督，极大减少违规犯法现象的产生率，进而保障审计工作中质量的提升，为电力企业经济的进一步发展提供保障。审计档案作为审计监督的重要环节，为审计案件的查证复审提供了重要依据，在审计工作质量提升中具有重要作用。审计档案作为审计工作的真实记录，审计工作制度体系是一个逐步完善的过程，是审计工作物质和精神文明的统一体，涉及范围相当广泛。随着国家电网投资规模的增大，审计档案管理工作涉及工程规模、工程项目重点投向等多方面，审计档案在电网投资建设和领导队伍建设过程中具有重要作用。

3.2审计档案管理通过材料的积累，实现了审计工作质量的不断提升

审计档案管理工作有助于保障审计材料的客观性、公正性和真实性，有助于实现上级对下级的有效监督。审计档案管理工作是通过审计人员对于审计工作基本规律等的深刻认识进行的审计工作质量的进一步提升。

3.3审计档案管理能够为审计工作综合研究提供信息，在经济控制过程中具有重要的作用

审计部门以及相关科研部门进行审计工作综合研究就依赖于审计档案，是在充分认识各类审计案例的基础上，找准切入点，进行有目的的审计工作综合研究，进而为宏观经济控制提供支撑。

3.4审计档案是开展审计宣传工作的重要材料，有助于促进企业经济的进一步发展

审计档案涉及企业经济效益等多方面内容，大力宣传审计工作，有助于深化群众和审计人员对于审计档案管理工作的认识，为审计人员的高效的进行审计档案管理提供了保障，进一步促进经济建设服务。

4审计档案管理工作提升的有效措施

4.1加强审计文件材料立卷管理

审计档案管理同档案管理的要求一样，首先需要保证档案资料的完整性和真实性，在此基础之上，进行档案材料的收集、整理、装订成卷。为了保证审计档案材料的完整性，需要确保审计过程中的所有文件资料全部收集齐全，同时核对档案材料的真实性。档案材料不同于普通材料，档案材料需要经过审核，保证材料真实性和有价值的前提下，将其归入案卷。为了方便档案材料的收集和立卷，案卷需要做到书写规范、整洁有序。

4.2审计文件材料归档管理

审计档案的归档管理，包括档案的保管、归档存放、利用等。审计材料需要以案卷为单位，不能移交未整理成卷的文件材料。审计案卷的移交，需要相关部门检查案卷是否合格，填写审计档案移交手册，并签字盖章。对于没有收入审计案卷，存有参考价值的文件，可以业务部门自行处理，无价值的文件，审查后及时销毁。根据审计案卷的价值，最终确定档案是永久保存、长期保存还是短期保存。审计档案设置保密期限和保密登记，高机密的文件，需要做出标识。审计档案的保存，需要设置档案的专用库房，建立审计档案保存制度，对审计档案进行定期的检查。审计档案的利用，智能在审计部门内部使用，不允许外借。对于审计档案到期或者无价值的审计文件，需要采取销毁的方式，审计档案到期后，编造清册，经审计主管或者负责人批准之后，才允许销毁，在销毁时，需要专人进行监督，将档案的销毁情况上报，并注明档案已销毁。

5结束语

总之，审计档案是审计过程中产生的，具有真实性、凭证性。审计机关在推动整个经济社会健康有秩序的发展、维护国家财政经济秩序方面发挥着重要的作用，是不可或缺的组织之一。审计机关职能的履行离不开审计档案和档案工作，审计档案可以真实、有效地记录审计工作的执行和开展情况，是审计项目管理工作的重要组成部分，是保障审计工作质量的重要途径，对于规避和防范审计风险行之有效。因此，必须加强审计档案的管理工作。

参考文献

[1]李学慧.审计档案管理在审计质量工作中的作用探讨[J].黑龙江史志，2015（13）.

[2]潘飞，侯新亚，孙航.充分发挥档案管理在审计工作中的作用[J].理财，2016（7）.