工程资料整理要点与对策

工程资料整理要点与对策

曾冬勤

中铁二十局集团第三工程有限公司重庆市400065

摘要：工程建设时，涉及资金、物资、人工、管理等多方面的工作，产生了诸如准备资料、监理资料、工程施工记录和合同文本等资料，记录和反映了工程的整体情况，便于工程查验和核对，但受到各种因素的影响，容易产生问题。文章就工程资料的整理要点进行分析，提出一些相关问题，最后给出工作改进对策。以此确保工程资料的科学化管理。

关键词：工程资料；整理；要点；对策

在建筑行业的发展下，工程资料对于工程建设意义愈发重要。一方面部分工程文件和相关资料，需要向上级部门和主管部门进行申请，评定通过并批示或盖章后方可生效，作为施工活动合理与合法的唯一实物凭证；另一方面工程大致分为准备、施工、竣工三大环节，每个环节涉及的工作内容和重点各不相同，又需要按照具体工作的性质进行细化区分和管理，在此过程中会产生各种资料，对资料进行分类管理，并且通过实时资料进行分析有助于工程管理者得出关于工程建设的客观信息。此外，整理与保存工程资料，为工程一段时间的检查、责任认定和追究等后期工作提供了证明，也增强了工程建设的约束性和严谨性。

1.工程资料的整理要点

1.1真实性

工程资料是工程建设过程中各类数据信息的统称，换而言之，工程资料是工程建设下的真实记录，如果工程资料失真，则造成工程建设项目的细则失去标尺，既不能用以分析和研究，也不能管理和控制的参考。技术资料是工程资料的重要组成，可以说是工程信息的核心，在整理时应确保其如下方面的真实性：①施工部门和施工人员，作为施工作业的所有部门及人员应当认签相关项目；②施工过程和工艺标准的适用，尤其是现场技术管理记录、施工细节、问题的产生与处理以及检验环节的相关记录；③材料、技术适用、施工完毕检验的数据必须包含实际试验和检验方法与过程，并记录最终的数值；④图纸、施工方案、技术方案、技术和管理人员等项目变更和交接的具体资料。

1.2完整性

工程资料包括了工程提出、准备、勘验、设计、施工、竣工、验收等环节中，因工程进行和需要产生的各类文件、图纸、音视材料、图标等信息形式，搜集和管理工程资料的工作较为繁重和复杂。工程资料的整理要求在困难的工作环境和要求下，确保资料的完整性，一是工作时段的完整性，对工程各个进度下的资料进行整理，事无巨细；二是内容的完整性，确保每一个项目下的资料齐备，包括资金、物资设备、人力、技术和管理各个方面。

1.3规范化

工程资料整理的流程应当规范化，资料整理工作是工程管理的重要组成，因此应当建立起专有的制度和流程，而对于一些特殊的资料，在初始取得和编制的过程中，需要相关的负责人认同签字，才可以生效，资料的报备建档和存储都需要经过专门的审查，更需要规范化操作。此外，资料的形式大致可以分为书面、电子文本格式和音视频文件格式，相同形式的资料应当按照统一的规格和样式编制，遇不相同格式的原始资料，则应当依据工程阶段、项目、部门、内容、性质等进行区别整理，以便检索。

2.工程资料整理的相关问题

2.1资料失真

资料在搜集时，没有及时核对和整理，甚至于资料在事毕之后较长时间再进行后补，导致资料与实际情况存在较大的出入，一些典型的问题或者是关键的内容没能在资料中反映出来。提供工程资料的人或单位，由于自身工作上的不足，导致资料存在随意性，如施工时只是大概的记录了施工过程，没有详细解析施工工艺的使用，也没有记录施工时出现的一些现象，因而在资料中不能体现施工的实际情况。

2.2资料错乱

资料的整理过程显得较为混乱，诸如整理过于随意，分门别类的工作不到位，导致多种资料在后期混为一档，在查验和检索时需要很长时间和较多的甄别。一些部门本应该及时上交资料，因故拖延之后再上交，新旧资料同时整理，出现不能按时分类或错误划分时段、项目的资料分类情况。资料搜集、整理没有固定的部门和负责人，搜集过程无序化，出现反复递交或反复搜集的情况，主要是由于管理的随意性造成的。

2.3资料缺失

没有对工程资料的搜集和整理工作形成科学的观念，在资料搜集方面只重视了主要的一些资料搜集，而忽视了某些看似不重要的资料，如：临时性的总结、调查、意见等，恰巧这些资料能够更为精准的反映出工程在当时的实情。此外，某些部门在执行工作时没有养成建立资料的习惯，例如日常事务的处理，多数情况下只有类似于签到表、循例记录等，并没有详尽的说明和备注，因小事而不录导致资料缺失。

3.工程资料整理工作的改进对策

3.1团队建设

工程资料的重要性决定了工程资料的管理工作必然要向专业化发展，工作人员素质直接关系到工作的质量和效率，关键在于专业人员依据自己职业能力，对企业工程建设中的资料管理给出系统、全面的评价和建议，确保资料管理的科学化，针对公司内部资料管理人员专业能力相对薄弱的事实，需要采取相应的措施提高工作效能，可考虑通过如下步骤完成：一是以管理经验和实践能力为先导，优先选择具备资料管理经验的人员组成前期团队，根据其实践经验制定资料管理计划，并且完成一段时间的资料管理工作，避免资料管理出现脱节。二是鼓励内部人员参加专业的培训和学习，并参与国家上岗培训与资格认证，取得资格后参与资料管理工作，对于正在学习中的人员，则预先进行一定的培训和测试，合格后辅助专业人员进行资料整理。三是鼓励员工参加多专业进修，打造集资料管理和工程管理一体的人才队伍。

3.2制度建设

工程建设具有较强的复杂性和随机性，在制度的建设上应当根据实际情况随机进行调整。资料的产生源自于日常生产作业，因此要做到资料的规范、及时和全面，就应当首先做好项目管理制度建设，将原始资料和备份资料单独列入项目管理中，要求管理者和资料的经手人和经办人，应当确保资料的详尽和真实，在既定的监理、施工和建设单位本职任务的前提下建立完成的资料项目，以便于基层归类整理，对于管理者而言，资料的搜集、质量保障、暂时保管和移交都应当属于其本职工作之一。为细化资料整理工作，可考虑在项目或单位名下单独设立资料管理人员，同时限定资料上交的时限、格式、认定和上交程序等，开展资料管理结合部门管理的复合型工作。

3.3模式运行

在制度框架的支撑下，采用模式化运行，规范资料整理工作。应根据工程的不同时段采取精细化的管理：①准备阶段。做好施工组织设计文件，并提供材料质量报告、试验报告等，配合施工计划的审批工作，并做好下一阶段的准备。②就施工过程中的质量验收报告、监理记录、技术交底、施工日志、事故报表、交叉工程记录、变更设计等方面的资料进行整理，核对资料的完整性，发现遗漏的及时告知相关部门并督促完善。③竣工阶段。搜集各部门验收资料，并比对原设计方案，编制新的竣工图及系统资料，对整个工程期间的资料进行确认分类建档，最后复制资料用于单位自行保管和移交主管部门。

4.总结

工程建设伊始，便陆续产生对应的资料，其中包含了各类合同、文件、凭证、记录等，直至工程竣工，资料的产生才宣告结束，而在此过程中做好资料的搜集整理和保存工作，关系到工程分析和控制，对工程质量和进度有着重要意义。在实际工作中，资料存在文件、图纸、票据、电子文本、图视等多种形式，如何确保资料的准确性、真实性、及时性和完整性，只要对资料管理工作进行分析研究，找准资料整理的要点才能够实现资料的科学化、规范化管理，促进建筑工程健康进行。

参考文献：

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[2]梁毅华.怎样做好建筑工程资料的收集整理工作[J].门窗.2015（09）

[3]成渝.建筑工程资料收集与整理策略探究[J].建材与装饰.2016（17）