高速公路竣工资料档案及归档的管理

高速公路竣工资料档案及归档的管理

彭燕芬

佛山市公路桥梁工程监测站有限公司

摘要：在高速公路建设工程中，竣工资料是整个工程的历史纪录，具有重要的研究和使用价值。有必要做好资料整理和工程建设同步实施，确保归档资料完整、准确，对日后高速公路竣工资料及归档管理研究起到很好的借鉴作用。本文对高速公路建设工程中的竣工资料及归档工作进行分析。

关键词：高速公路；竣工资料；档案及归档；管理

引言：

公路工程竣工文件是基本建设的历史档案和重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分。多年来公路工程竣工文件的编制一直停留在人工管理水平上，当工程项目临近竣工时才组织人员去收集、整理、编制。高速公路建设过程中，资料的整理收集和工程质量同等重要，在高速公路竣工资料进行归档整理时，需要进行制度化、科学化以及规范化管理，确保工程资料的准确有效。高速公路竣工资料管理、工程建设和合同管理都属于工程管理的范畴。资料管理要做到与工程建设同步实施，为高速公路竣工资料归档的完整性、准确性，打下良好的基础。

一、竣工档案资料的简述

1.竣工资料内容

按照国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》的相关规定，项目（工程）档案内容主要包括：项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程形成的应归档保存的文件档案（含硬盘、光盘、软盘等介质储存的文件）、声像档案等。

高速公路竣工资料是工程勘测、设计、施工以及管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，做好文件材料的立卷归档工作，是高速公路项目各级人员的义务和岗位职责，因此，要对项目中所形成的、具有保存价值的文件资料，做好立卷归档的相关工作，并确保高速公路竣工资料档案的完整性、准确性和有效性。

高速公路竣工资料档案管理，主要是指在整个高速公路建设项目从高速公路工程项目的提出、立项、审批、勘查、设计、施工，一直到竣工整个环节中形成的应该归档保存的文件档案，这些资料中既有文字材料，同时还包括各种施工图纸、图表、声像材料以及其他载体的材料。

高速公路竣工资料档案管理工作，作为工程建设管理的重要环节，应该被纳入建设全过程管理并与高速公路建设同步。竣工档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对高速公路竣工资料档案材料的形成、积累、收集以及归档工作进行及时的监督和检查，并且负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.档案工作的特殊性

文件信息量大施工里程长，要求标准等级高，科技含量大，且集道路、桥梁、建筑工程、交通工程、环境美化等多方面为一体；各领域相关标准又不同，造成文件材料的信息量很大，门类众多，涉及面广，标准化工作复杂困难。

其他客观、主观及不可抗力因素，对工程档案的完整性有一定影响一般而言，公路工程建设施工现场条件差，施工工期长，加之人员变动、工作场地的转移、工作任务的调整或自然灾害等因素，都会造成资料的遗失或损害。

二、档案管理措施

高速公路竣工资料管理措施主要包括明确责任、建立档案管理小组、建立档案管理工作制度、文件资料质量与费用结算相结合。

（1）明确双方职责。开源咨询公司与指挥部签定了竣工资料合同协议书，合同中明确了双方的责任和义务。

（2）成立档案领导小组，档案工作落实到人在咨询公司与指挥部签订合同之后，蚌明高速公路工程竣工档案专项小组立即成立，公司经理亲自担任组长，组织专业技术人员深入施工一线进行指导，并和指挥部档案领导小组一起进行定期检查，发现问题及时解决，进而确保了工程档案的质量

（3）制定档案检查制度。开源咨询公司与指挥部积极配合，定期组织对档案资料进行检查、评比。主要是对工程档案的真实性、完整性、系统性三方面进行检查，并将检查结果汇报指挥部。

（4）文件资料质量直接与费用结算挂钩。在资料的形成过程中，要求监理严格监督工程质量的同时，严把材料关，规定施工单位每次计量，必须附上相应的分部、分项工程资料，资料没有或不全不给予计量。文件资料质量与费用结算直接挂钩在形成材料的过程中，对工程质量进行严格监督，严把材料质量关，按照规定的相应要求，对于施工单位的每次计量结果必须将分部、分项工程的资料附上，如果没有资料或者不全不给予计量。在检查工程质量的过程中，指挥部、质检站都要将档案资料列入检查范围，并且要参加工程的质量评比。按照合同价的5%进行扣除，以此作为档案资料的保证金，当档案资料全部合格后，保证金将全部退回。

三、档案资料形成、收集、整理与归档

1.项目档案资料的形成和收集

项目档案资料内容包括：项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产的全过程中形成的文件档案、声像档案等，分别产生于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位，由建设单位统一收集。建设单位为了更好的将档案资料收集齐全，则委托开源交通咨询公司负责此项工作。开源公司按照交通部、国家档案局、指挥部的有关规定，进行蚌明档案资料的指导、收集工作，和各单位档案管理人员面对面的交流，认真指导落实工作，解决实际问题，直至档案资料合格为止。最后将档案材料交由开源咨询公司统一整理、归档。

2.工程竣工档案资料的归档

开源咨询公司通过筛选内部有经验的人员，组建竣工资料档案归档小组。通过科学、合理的划分方法对档案资料进行分类、组卷和编目；其次，案卷标题、卷内目录、备考表等内容通过安排专人负责进行录入；再次，安排专业的人员进行复核；最后安排专人对档案资料进行装订和装盒。其过程由指挥部委派人员进行监督和检查。其他一些档案资料如电子制品、音像制品档案则由专业人员进行整理归档。

3.工程竣工资料归档

咨询公司选择具有资深经验的管理人员，成立档案管理小组，通过科学、有效的管理方法对高速公里竣工资料进行分类、组卷和编目。档案的标题、卷内的目录等内容通过专人进行录入并且有相应的负责人进行复核，复核通过后在对该档案资料进行装订，整个整理和审核过程有指挥部委派的人员进行监督和检查。开源咨询公司通过筛选内部有经验的人员，组建竣工资料档案归档小组。首先，通过科学、合理的划分方法对档案资料进行分类、组卷和编目；其次，案卷标题、卷内目录、备考表等内容通过安排专人负责进行录入；再次，安排专业的人员进行复核；最后安排专人对档案资料进行装订和装盒。其过程由指挥部委派人员进行监督和检查。

结束语：

高速公路竣工资料档案是整个工程的真实反映，在工程建设过程中，档案管理必须能够紧跟工程进度、对每一项施工环节进行跟踪记录以证明工程质量。在高速公路运营过程中，工程管理养护部分根据工程档案的实际内容进行日常的管理和保养工作，与此同时在施工过程的一些重要控制参数也可以通过档案资料进行逐一体现。因此，高速公路竣工资料有非常重要的使用价值，其整理和归档都需要进行有效的划分和管理，才能提升档案管理工作的实际效果。

参考文献：

[1]浅谈公路竣工资料编制问题与策略[J].陈雪婷.科技与创新.2015（08）

[2]高速公路竣工文档信息管理系统的研究与设计[D].贾斌.上海海事大学2005