合同档案管理中的风险与管理措施浅析

合同档案管理中的风险与管理措施浅析

尚鹏飞

中国电建集团港航建设有限公司天津300467

摘要：合同是企业与其他组织或个人经济行为的基础。根据公司业务特点和行政审批的相关要求，通过对合同管理的目的和目标的分析，发现合同签订的风险和关键节点，制定相应的控制措施，档案管理部门建立合理的合同分类，通过合同档案管理的概念，梳理合同文件资料的相应清单，以达到合同备案材料收集的完整的效果。

关键词：合同档案管理；风险；管理措施

引言：随着我国市场经济的不断发展，以市场为导向的企业管理成为我国经济活动的新常态。在市场运作过程中产生的各种合同和档案是保护和证明这些业务活动合法性的基础，因此更重要。然而，由于长期的计划经济体制和商业习惯的影响，许多经营者对合同档案管理不重视，从而增加了合同文件管理和使用的风险水平。越来越多的经验和教训表明，只有通过研究和制定档案管理的有效的方法，才能从根本上避免这些风险，确保企业的健康发展和有序管理。

1合同管理的宗旨和目标

合同档案管理的目的是维护企业的合法权益，提高企业的管理水平，保证合同的合法合规性。合同是企业与其他组织或个人经济行为的基础。合同管理应规范合同签订过程和合同履行过程，维护当事人的合法权益。

2合同档案管理风险的主要类型

2.1管理不善导致的风险

如上所述，长期规划的经济思想和传统管理理念的束缚，造成了合同档案管理的严重漏洞和空缺，这种风险是目前为止最严重的。具体而言，一般表现为以下几条：

2.1.1合同档案整理方法不符合要求

电子办公模式引入商业领域后，传统的纸质合同逐渐淡出人们的视野，越来越多的合同文件由电脑填写和印刷。虽然这给人们带来了方便，但也给合同档案的管理带来了一些问题。原合同对企业非常重要，但许多企业档案管理人员只要求并保留合同的形式，如传真或副本，这并不符合合同档案管理的要求，也有可能给合同带来隐患。

2.1.2合同格式错误与内容缺失

虽然中国的市场化进程已经进行了多年，但相关的法律意识却没有跟上。许多合同经理没有相关的法律概念，对合同法的内容也知之甚少。在起草合同的过程中，往往出现合同格式的错误或必要的合同内容的泄露，使合同在合同使用中经常处于被动地位。

2.2保存过程中的安全风险

合同档案的妥善保存对其在关键时刻的正常使用和法律效力具有重要意义。然而，对许多企业的文件管理人员来说，责任是令人担忧的。无论是以前的纸质合同文件还是现代网络电子文件，安全问题都是必须的重视的。传统的纸质合同档案保存管理过程中存在的防火和入室盗窃问题是不容忽视的。在电子档案时代，网络受到攻击和计算机入侵所带来的安全风险也非常严重。因此，在任何条件下，做好合同文件的安全和保存工作是不容忽视的。

2.3违约风险

一般来说，合同文件是证明一段时间内业务活动存在的凭证，只要在规定的时间内具有法律效力和约束力。然而，必须解释的是，商业活动中所遇到的情况随时都在发生变化。因此，在使用合同档案的过程中，违约风险不容忽视，必须引起足够的重视。然而，许多企业对法律制度的概念并不重视，合同的概念也就滞后了。再加上上述几个风险的共同作用，企业在违约后往往面临严重的法律甚至刑事处罚，直接延误甚至阻碍了企业的正常发展。

3合同管理的关键环节和因素

3.1印章管理环节

根据公司合同管理方法，合同打印是合同签订的最后一个关键环节：首先，我们必须严格按照公司合同管理程序的规定严格控制审批流程；二是合同是否与行政审批事项有关。如果有连接，请检查相应的文件和材料，以及相关的归档程序是否完整；三是做好合同登记和印章登记工作。

3.2合同文本的法律事务审查

合作伙伴资质的生产经营、经营信誉和合同履行情况；合同的签订是否履行了公司的决策过程，合同内容是否客观公正，是否真正保护了公司的利益，本合同的前期调查、合同谈判、合同的制定和合同条款的审查，必须由专业部门和专业人员进行检查，必须由内法审查，并出具相应的法律意见，目的是保证合同的签署能有效维护公司利益，避免不必要的法律纠纷。

4合同档案管理中规避风险的具体措施

4.1完善企业合同档案管理制度

虽然合同档案的管理通常由专门的管理部门来处理，但它实际上是一个涉及各个部门的大动作。因此，企业的合同文件管理部门必须根据企业的实际经营和经营范围，制定出健全、详细的文件管理制度，并严格要求所有部门或人员在使用或签署合同文件后进行合理的分类和归档工作。对于平时没有开设或者职责长期不清的合同档案管理部门和人员要进行专职培，让这些人员完全熟悉企业合同文件管理的规定和工作程序，从根源上防止和消除合同文件的风险。

4.2明晰相关责任主体

各业务部根据业务需要和部门职责，按业务需要完成合同签署程序。在合同签署过程结束时，印章可以打印出来，用来检查程序是否符合公司的合同评审过程。有关附件及相关行政审批手续齐全。如果流程不到位，相关资料不一致，打印部门不得打印合同。合同签订后，财务管理部门根据合同的有关条款和条件处理帐目。

4.3提高企业合同档案管理的专业化水平

一直以来，我国企业都有较强的绩效和轻管理，尤其是档案管理的部分，这是比较淡然的，客观也成为合同档案管理风险的热点。因此，建立专业的合同管理部门，提高档案管理的专业化水平势在必行具体来说，除了上面提到的完善的系统外，组建一个专业的团队外，要加强企业所有成员对合同文件的保护和管理的意识，加强对合同文件的管理，使合同档案管理在任何时间、任何地点都能以专业、合法的眼光对待。企业档案管理者应树立主人公的精神，积极监督其他部门的工作，以完善合同档案的管理过程；其他部门应密切配合企业档案管理人员的相关工作，主动提供有效帮助。另外，我们要与时俱进，不断提高专业和信息化合同档案的管理水平，提高企业合同档案的管理效率。

4.4合同审批电子化、流程化

根据公司信息化的进程，为保证合同签署、会审流程畅通、公开、透明，减少相互推诿扯皮的现象，将合同会审流程固化至办公系统OA强化执行。通过计算机辅助管理，我们可以在合同评审过程中清晰地记录各种意见和建议，合同制作的整个过程可以很清楚的保存下来。与此同时，电子和工艺标准化的实施也使合同的日常管理标准化。

4.5合同档案管理法制化

市场经济中的管理活动必须得到法治的支持，与法律联系最紧密的合同文件的相关管理也应遵循法律制度的思想。具体来说，在管理合同档案的过程中，企业应根据实际和相关的法律法规，制定有效的内部管理规范，以消除人情管理和腐败管理的局面。同时，合同文件管理人员也要牢记相关法律，规范其法律法规。此外，在与外部企业进行合同接触的情况下，合同文件的保护应根据法律法规进行，以有效维护其合法权益，确保企业的正常运行和发展。

结语

在现代市场经济条件下，各类合同文件都需要对业务活动的规范性和合法性提供支持和证据，因此，除了营业利润之外，合同档案的管理也应成为商务活动的重中之重。虽然本文中提到的合同文件管理的风险是不可能避免的，但只要合同档案的管理标准是由法律精神和心理规律来完善和管理的，风险自然就会降低。此外，随着经济活动的不断深化和扩大，除了本文提到的类型外，各种新的风险都将继续显现，这就要求企业的合同档案管理者不断学习、与时俱进，学习和完善自己的工作方式，提高自身应对风险的能力，促进企业的健康发展。

参考文献：

[1]文雯.合同档案管理中的主要风险与管理措施[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（05）：106-107.

[2]王美云.合同档案管理之探析[J].城建档案，2016（08）：68-69.