对档案信息化建设与档案管理的几点思考

对档案信息化建设与档案管理的几点思考

孙莉莉

中国核电工程有限公司田湾项目部江苏省连云港市222042

摘要：伴随着现代社会的快高速发展，目前众多的行业当中已经在开始使用信息化的技术来对档案进行管理，此类方案和传统的方案对比，不单单有着高效快速的管理，并且还可以让档案的管理更加的便捷。此文对当前档案管理当中存在的问题进行分析，并且也对信息化技术的发展进行简单的论述，且希望可以通过此文对档案信息化管理的建设提供有效的帮助。

关键词：档案管理；信息化技术；分析

引言：在当前的档案管理体系当中，大多都使用的是较为传统的管理方式，因此，就需要相关的单位将相关的体系进行革新，并且需要使用到信息化管理的技术来进行档案的管理，且这种管理的方式必然是未来的一种主要趋势。近些年来伴随着社会的快速发展，国内在档案管理等方面也有着较高的突破，并且也就相关的技术和人才设备都进行来引人，从而使得整体的水平有着较高的提升。这些都对档案的信息化管理都有着较为重要的作用。就此，此文对档案的信息化管理进行深度的解析。

一、档案的信息化管理体系建设

1.1档案的信息化管理体系的构建，当中涉及到的内容较多，从整体上来看，档案的信息化管理当中必须要讲多方面的技术都需要进行使用，其中包含了有经济数据、文化资料和社会信息等，如果将这些内容进行合理的运用和结合，那么就会对档案的信息化有着较好的帮助。从狭义的方面来讲，档案的信息化管理主要是将内部的信息进行合理的管控和结合，并且将所有的信息进行很好的整理，从而使得对民众的服务更加的便捷，这样对档案的信息化发展和建设有着很重要的影响，而且也可以将众多的信息进行很好的运用。

二、档案信息化管理体系构建当中存在的问题

2.1数据的差异性

一般来讲在档案管理体系当中所收集的信息都是来源于社会每一个不同的单位部门，但是这些信息之间也存在着一些不同的地方。所以，繁杂的信息结构和较为特别的属性会使得很多信息有着不同的数据在进行信息的处理期间也有着较高的难度，这样对档案的信息化管理有着很不好的影响。

2.2分散性很强

档案的管理体系是最为直接的信息拥有者，每天都需要面对众多的信息内容，从而就需要档案的管理体系有着较高的工作效率，并且也需要将相关的职能进行很好的明确，从而才能将每一条信息的作用发挥到最大限度。但是因为每一条信息都是来源于不同的部门和单位，所以，就造成了信息有着较强的分散性，目前的档案管理当中必须要讲档案信息的数据进行更好的发掘，这样才可以将每一条的信息进行更好的利用，这也是当前的档案管理工作当中较为常见的一种问题。一般来讲档案的价值判定都有着一定的主观意识，但是与此同时也需要从客观的方面去进行价值的判定。但是这样的判定当中必定会存在着矛盾，从而就使得每一条信息的价值不能够得到很好的发掘和运用。

三、档案信息化管理体系建设和档案管理的建议

3.1提高档案管理人员的整体素质

档案管理人员是档案信息的第一接触人，他们的工作水平和整体的素质都对档案信息的信息化建设有着最为直接的影响。如果是档案管理工作人员的能力和素质都很差，那么就会使得档案的信息化管理建设不能够很好的进行，从而也使得不能够更好的去对提出的问题和相关的咨询问题进行很好的解决，也不能够将档案使用现代先进的技术进行管理。所以，目前的阶段必须要将档案管理工作人员的整体素质和能力进行提升，并且也需要定期的开展技术培训课。必须要明确档案管理工作人员的职能和岗位的意义，必须要以服务民众为核心目标，必须要将自身的位置进行明确，且也需要摒弃传统的思想，主动的去汲取先进的知识和技术，只有这样不断的去提升自身的能力和水平才可以更好的将档案的信息化管理建设做得更好，从而也可以很好的确保档案管理工作可以很好的进行。因此，档案馆必须要构建起一个严格的管理体系，定期的对相关的管理人员进行技术水平的抽查，从而使得管理人员可以不断的去提升自身的能力和水平。

3.2增强档案的信息化管理

在进行档案的信息化管理期间，必须要将相关的工作流程和相关的操作知识进行很好的了解，并且需要管理工作人员对每一项的工作都有着较高的工作热情。信息化管理体系的建设当中必须要遵照现代化的方式来进行体系的建设和规则的制定，在构建档案管理体系期间，必须要将各种的信息进行灵魂的运用，并且也需要将社会当中的各种信息进行结合，从而增强档案的拓展性。在档案的管理体系当中，必须要定期的对系统进行革新，从而使得整个体系可以更好的去适应现代社会的发展，并且也可以很好的确保整个体系的正常运作。与此同时，在档案的信息化管理当中会必须要积极的进行模式的转换。不一样的管理体系当中都有着不同的成效，因此，也需要安装档案馆的当前状况来进行问题的分析，并且针对不同的问题使用不同的管理体系来进行工作，从而让整个信息化的管理体系能够起到最大的用处。

3.3技术革新

管理体系当中对相关先进技术的使用可以很好的促进信息化管理的发展，但是这样也需要投入大量的资金来确保设备的先进性和时代性。所以，在进行档案的信息化管理期间，必须要将相关科学合理的技术进行使用，但是需要在有资金支持的前提下。在确保信息化系统能够正常运作期间，必须要将信息的真实性和可信性进行很好的保证。因此，就需要对设备进行不断的优化和革新，同时也需要将信息化建设当中所使用到的资金纳入日常的财务管理当中。此外，也必须要对软件和硬件进行定期的更新，从而使得档案的信息化系统有着很高的管理能力，这些都对国内往后的档案信息化管理发展有着至关重要的作用，与此同时也可以很好的提升档案信息化建设的速度。

结束语

档案管理工作原本就是一个有着较为繁杂操作体系的工作，在当前信息化的环境下，对档案的管理工作也提出来更高的要求。从而使得传统的管理体系慢慢的已经不能很好的去满足当前的档案管理需求，如果想要在当前信息化的环境下对档案的管理技术进行提升，那么就需要将相关先进的技术进行运用，并且也需要构建起一个很好的管理体系，同时也需要对相关的人员进行素质和技术水平的培训，并且也需要定期的对高层管理人员的工作进行抽查，从而确保整个体系当中不存在有害群之马，这样才可以很好的去将档案的信息化管理建设做到更好，从而才能为国内的档案管理工作的发展做出更多的贡献。

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