办公自动化系统在机关事业单位的应用

办公自动化系统在机关事业单位的应用

王佳丽

北安市人力资源和社会保障局信息中心

随着时代的发展进步，我们已经进入了信息时代，计算机技术和网络技术对人们生活的影响无疑是巨大的。我国的机关事业单位作为一种服务型的机关单位，人们对其的工作效率和质量一直有着较高的关注度，但是根据实际的调查研究发现，传统的工作方式具有较多的问题，无法保证整个单位的工作效率，为此，我们进行了办公自动化系统的合理应用，可以有效提升整体的办公效率。本文对办公自动化系统的应用特点效果进行具体的研究分析。

1机关事业单位办公自动化系统的特点

在进行办公自动化系统的应用之前，部分机关事业单位存在很多的问题，例如办公效率低下、办公程序复杂、透明度低等等。这些问题严重影响了机关事业单位的正常运行，为了对这些问题进行有效的解决，我们对办公自动化系统进行了合理的应用。通过办公自动化系统的合理应用，事业单位的各方面工作水平有着质的提升。我们通过计算机软件的使用，进行办公自动化系统的合理应用。在多年的应用发展以后，办公自动化系统已经形成了比较成熟的应用体系，具有成本低和建设条件简单等优势。我们对办公自动化系统的特点进行总结，主要有以下几点：

1.1信息透明、公开

公文处理一直是机关事业单位的重要工作部分，通过办公自动化系统的合理应用，可以通计算机软件完成公文的处理工作。机关事业单位的工作人员，在进行公文处理工作时，可以每个流程和环节进行了解，大幅度增加了公文处理信息的透明度。除了机密文件，机关事业单位的工作人员在进行其他文件的处理工作时，都可以对整个环节和流程进行了解，将整个工作流程公开、透明化。工作人员可以实时的进行公文处理流程的监督工作，在需要文件信息的时候，可以较为快速的得到需要的文件信息。

1.2流程简化

工作效率低下一直是机关事业单位主要问题之一，通过办公自动化系统的合理应用，可以有效解决该问题。例如在文件的批阅过程中，需要经过多个层级的批阅，才能完成整个文件的审批，这就导致机关事业单位的工作效率直线下降。我们在进行办公自动化系统的合理应用以后，可以进行并联审批的方式进行批阅，将同一级别的批阅工作同时进行，简化了整个批阅的工作流程，使批阅时间大大降低。

1.3远程办公

公文审批是机关事业单位领导必须要做的工作，如果在审批过程中，出现审批错误的情况，可能会需要重新审批，这就对整个工作进度造成了较大的影响。为了解决该问题，我们对办公自动化系统进行了合理的应用。领导可以将审批的工作通过电脑进行操作，不断可以提升审批的效率和质量，还可以及时进行问题的改进。

2机关事业单位办公自动化系统的应用

2.1结构设计

2.1.1技术选择

在机关事业单位办公自动化系统结构设计中，应用最多，效果最好的是web技术。Web技术符合机关事业单位办公自动化的需求，能够开发设计出在多种平台使用的系统，同时用户操作方法简单易懂，成本也很低，在后期的运行过程中很方便升级更新。应用Web技术也有着一些缺点，对于大量数据的传输，效率较低，需要花费很多时间，可以将C／S与Web技术相结合，提高系统的数据传输效率。

2.1.2系统结构

机关事业单位所要求的系统功能主体有两个方面。除了一般的各项事务之外，系统还，业务事务管理。机关事业单位在工作过程中，需要进行各种办公任务和活动的处理，其间系统中会产生大量的数据信息和图形文件。系统在开发过程中，同时应用C／S与Web技术，不仅能满足小流量数据的传递，对于大规模数据的传输和处理也能够完美实现。机关事业单位办公自动化系统所采用的系统为WindowsNT，数据库则可以选择Oracle、MSAccess、SQLServer。

2.2功能设计

2.2.1行政管理

负责机关事业单位日常行政方面的管理工作。从最基础的考勤、用餐到会议传真等，这些工作均可由系统进行管理。

2.2.2人事管理

人事管理也是机关事业单位的重要工作部分，主要包括培训工作、人员调动、职称评价、信息管理等等几个部分，通过办公自动化系统的合理应用，可以通过计算机完成这部分工作。

2.2.3工作管理

自动化系统可以负责机关事业单位日常各项工作的管理，例如，各个工作岗位的工作记录、个人工作考核等。

2.2.4文档书籍管理

机关事业单位中，一般都会有大量的书籍文档，其中包含各类档案信息、业务文档还有书籍等，自动化系统可以对这些书籍文档进行有效的管理，方便提取查看和收回。

2.2.5公告板

自动化系统可以管理机关内部论坛并发布公告和任务安排。

2.2.6项目管理

自动化系统可以对各个项目内容、工作进度以及项目成员等信息进行即时的记录。

2.2.7系统维护

系统安全性是一个非常重要的问题，系统维护这一功能负责完成系统的日常维护，保证各项数据的正常。

2.3应用效果

机关事业单位办公自动化系统，其技术核心采用C／S和Web技术两者有机结合，所以系统的灵活性很高，能够在多种机关事业单位中得到有效的应用，可以在实际的运行过程中，根据工作需求，对相关岗位分配对应的工作任务，有利于机关的系统化运行。机关事业单位办公自动化系统，登陆界面简洁直接，有利于员工的使用和操作；系统中又分化多种子系统，可用于多种项目工作的执行，简化工作流程；系统中设置有考核功能，在一定程度上有利于提高员工的工作积极性和上进心，同时方便领导对员工素质进行考察；邮件系统和公告板的设置，可以让机关内部员工更快速的了解机关内部情况以及各项工作进程，加强员工之间的合作交流，是机关内部工作氛围更加融洽，有利于工作的顺利开展。在机关事业单位中，应用C／S、Web技术等成熟的互联网信息技术，建设办公自动化系统，能够让机关单位内部管理更加全面和到位，有利于领导下达各项工作指令，方便员工随时了解工作任务明细，让工作的流程和内容变得更加公开透明，提高机关事业单位的办公效率。

3结语

根据本文的研究可知，通过办公自动化系统的合理应用，可以有效提升机关事业单位的办公效率和质量，为人们提供更加高效的服务。本文首先对办公自动化系统的应用特点进行了总结，可以明显看出办公自动化系统的应用，有效解决了机关事业单位效率低、透明度低、审批流程复杂等主要问题。接下来对办公自动化系统的具体应用进行研究，对整个系统应用的流程进行分析，还分析了应用的效果，希望本文可以为办公自动化系统今后的发展提供帮助。

参考文献

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[3]潘缨.办公自动化系统的应用[J].通讯世界,2017(9):298-298.

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