现代化档案管理方法的研究

现代化档案管理方法的研究

杨海冬

杨海冬

（鹤岗市妇幼保健院计算机中心154101）

【摘要】现代化档案管理是新时代下档案管理工作的发展方，现代化档案管理既要使用先进的管理技术和方法，同时还需要积极的改革管理思想，提升档案管理的水平，增加信息容量，让档案管理能够获得更加广泛的应用。本文就现代化档案管理方法的相关问题进行了探讨分析，通过对目前档案管理发展道路的障碍进行分析，寻找解决方法，提升档案管理工作的质量，让档案管理更好的发展。

【关键词】档案管理问题现代化方法

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2013）50-0042-01

和传统的档案管理不同，现代档案管理既要使用先进的技术，同时还需要使用先进的管理思想，在工作中积极的使用目前的先进科技和设备，比如计算机、网络、通信等等，让档案管理工作的效率得到较大的提升，技术室档案管理现代化发展的基础，而思想则是其核心内容，通过对档案管理制度的改革，加强责任管理，让档案管理工作更加的科学严谨。档案管理工作的现代化发展是该事业发展的必然阶段，也是社会发展的需要，通过对现存的一些问题进行研究分析，能够为我们找到未来的出路提供帮助。

1、档案管理现代化发展现状

1.1科技含量不高，档案利用率低下。档案管理工作现在不再是仅为档案资料进行存储的工作，其具有专业性和机密性，需要使用科学的管理方式来对档案实现管理和利用，作为企业发展的基础力量。但是目前很多企业或单位并没有真正意识到档案管理的重要性，对于档案的管理也多为“藏”，而并非“用”。档案的利用率非常低，信息资源遭受严重浪费，使档案管理工作流于形式，失去了管理的意义。

1.2档案管理制度存在很大的缺陷。档案管理因为认识的不足够，单位领导对档案管理制度的不重视，导致了档案管理制度的漏洞比较多，很多的档案管理制度都没有相应的标准来进行约束，档案的编制非常的随意，目录不规范，标准也不统一，导致了档案的收集工作很困难，管理也比较难，档案丢失的情况比较严重，让单位的档案信息外流，引起了单位的经济损失。

1.3信息技术的使用不足。计算机技术在目前的社会中使用非常的多，不同行业均有其身影，而档案管理事业使用计算机来进行信息化管理的程度不够，计算机仅仅是作为管理的一个工具，使用简单的软件，并没有形成从收集到利用的系统化体系，自动化水平非常低，大部分都是要人工进行检索，因此比较费时费力，也不符合现代化档案管理的基本要求。

2、档案管理现代化的几点措施方法

在信息化的时代大环境下，档案信息资源是单位发的基础力量，档案管理工作时为单位进行力量积累的工作，所以我们应该要能够了解到档案管理的重要性，对档案管理在单位发展的地位给予重视，提供各类措施来将其发展道路的阻碍进行清理，提升档案管理工作效果，笔者根据自身的一些体会进行了一些探讨，对现代化档案管理的一些改进给予以下建议。

2.1注重科学管理，正确看待档案管理工作。档案管理作为一项信息资源管理工作，对于企业在信息时代中的发展所起到的巨大作用是不可估量的。因此单位领导必须要重视起档案管理工作，加大对档案管理工作的关注力度和精力投入，积极引进高素质专业人才，实施科学管理措施，提高档案管理工作的现代化水平。

2.2健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2.3强化计算机技术运用，实现档案管理网络化

网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技术的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。同时，运用网络化的档案管理方法，可实现档案信息的网络传输，而且传输的成本低、速度快，网络传输的档案信息不走样。网络化的档案管理方法是实现档案信息化管理的必经途径。

2.4现代化人才的培养

档案管理工作不仅仅是单位发展的基础，在社会大环境中也扮演着非常重要的角色，在知识经济浪潮下，档案管理工作的重点应该是集中在数字化、网络化和信息化建设上，这些内容都需要先进的现代化人才来作为依托，因此加强对现代化人才的培养，引入高新技术人才，对档案管理工作人员的知识结构进行调整，加强档案管理专业化人才的培养，是非常重要的工作。

3、结语

总之，档案管理工作在信息化时代下，档案管理信息利用要求非常高，需要对档案管理有非常明确的认识和了解，采取科学的管理制度，制定相应的管理规范，加强人员素质建设，提升档案管理的科技含量，让档案管理工作能够更加的全面。

参考文献

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