浅论县级医院文书档案管理信息化的现状与对策

浅论县级医院文书档案管理信息化的现状与对策

魏凯

四川省平昌县人民医院四川平昌636400

摘要：县级医院的文书档案涉及内容多而繁杂，需要对各种文件资料进行细节琐碎和周期性的收集整理，加工利用。作为县级医疗机构应该高度重视文书档案管理工作，在信息化水平较高的今天，结合信息化技术，不断提高其利用效率且加大文书档案现代化管理力度，使得文书档案管理更加科学、规范。文中探讨了文书档案管理信息化的意义、现状及策略，旨在为不断完善县级医院文书档案管理工作提供参考。

关键词：档案管理；文书；信息化；问题；对策

引言

随着科学技术不断发展，以计算机为载体的信息技术日益更新，县级医院的文书档案管理工作也自然需要跟上新时代的步伐。因此，县级医院要充分运用信息化管理手段和管理设备，促进文书档案的信息化、现代化，在更好满足档案利用的同时，也促进医院文书档案信息化管理发展。作为县级医院的档案管理人员，要深入学习文书档案信息化管理知识与理论，对提升医院综合管理水平有很大的帮助。为此，本文结合工作实际，就县级医院文书档案管理信息化的现状与对策，作如下探索。

1信息化在文书档案管理中的意义

文书档案，是指在其产生、内容和形式上有一定共性的档案[1]，如机关、事业单位在行政管理中产生的请示、通知、报告、总结、会议记录等文件材料。使用文书档案来命名是因为对研究管理这类档案的工作规律有积极的帮助。文书档案管理得是否规范，是企业管理制度能否履行的关键，对企业单位的形象及发展具有重要影响。文书档案在信息化管理中是非常重要的，管理的科学性决定着文书档案的科学性和系统性，是文书档案标准化、规范化的具体表现。在信息化程度高速发展的今天，文书档案管理可以通过合理运用信息技术，构建合理体系，提升文件管理的效率，确保文书档案管理的高效运行。

2文书档案管理中存在的现状

2.1文书档案管理理念比较陈旧。文书档案管理是一项具有全局性、长期性的工作，对企业、事业单位的未来发展具有一定影响，在信息化程度较高的现代社会，能够运用科学的管理理念归整档案，从而达到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文书档案管理因各方面的原因，使得管理理念不够新颖，跟不上信息化的节奏，所以当前文书档案管理水平整体而言较低。在这样的情况下，县级医院应该根据市场需求，结合数据库、智能化系统等有针对性的方式对文书档案进行管理。可是也不得不面临最现实的问题，就是当前许多单位在发展过程中规划不足，对目前的经济形势的认识还不够深刻，档案管理的重视程度更是无暇顾及，所以依旧采用最简单传统的管理方式，这在一定程度上制约了档案工作的开展。

2.2文书档案管理制度不够完善。当前，很多医疗机构在对文书管理方面存在随意化的问题，相关监督制度也缺乏执行力，对档案是平时不注重管理，检查就一把抓瞎。但不得不说国内目前对文书档案管理还是非常缺乏相应的管理手段，管理方式甚至停滞在陈旧模式上，因此制约了档案工作的顺利开展。

2.3管理人员的综合能力水平有限。目前，很多单位在文书档案管理方面的人员具有非专业性、随意性、缺乏积极性的现状。一方面是因为缺乏档案专业管理知识和管理手段，另一方面是单位投入在档案管理的资金较少，这些管理人员大都是单位员工中文化水平不高的家属亲戚，对专业化、信息化的管理没有概念，对档案管理停留在照本宣科、随意而为的状态。由于管理随意、混乱，使很多问题得不到及时高效的解决，从而影响了医院开展档案管理工作。

3信息化优化县级医院文书档案管理的途径与方法

3.1加强对文书档案现代化管理的认识

随着改革开放的步伐加快和市场经济稳步前进，县级医院越来越重视未来的规划和发展，其中文书档案管理的作用也变得更加重要，档案工作中产生的包括决定、批复、通知、会议记录、计划和总结等越来越多，档案管理已然成为企业、事业单位管理公司的一个重要渠道。[2]因此，县级医院应该在重视文书档案管理的基础上，加强管理人员对文书档案运用现代化信息技术策略管理的认识，根据单位需要明确档案分类并使其归档整理体系化，再细划各项工作细节，各司其职，进一步完善档案管理体系，做到定期甄别鉴定、到期销毁。

3.2不断完善和健全文书档案管理体系。县级医院的文书档案管理能够有条不紊地推进，最重要的一点就是文书档案管理一定要成体系，这也是企业单位各项工作快速高效运转的关键。即“建立完善的管理体系――建立长效的管理机制――建立稳定的管理队伍”。

3.2.1构建医院档案管理体系。建立完善的管理体系包括建立自上而下的领导管理体系、建立明确的横向管理体系。[3]前者主要是确保文书档案管理中各项工作有序开展，使得管理处于一种动态平衡；后者是对员工的各项管理机制，只有使得领导部门和员工之间有更多的合作和沟通，才能使各项工作责任到人、落到实处。

3.2.2建立长效管理机制。建立档案管理机制，是指建立稳定长效的管理运行机制，从管理的角度对文书档案进行具体的、细节的规范。如，县级医院有些部门，因其工作性质的特殊性，分管文书档案管理的领导和人员常处于动态管理模式，经常随着施工进度调整工作岗位，也就是说文书档案工作无专人负责管理，常常是前一任调走，未进行有效的工作交接，下一任对此项业务不熟悉，工作无从下手，往往按照个人意愿进行文件整理，导致文件无序堆放，档案利用工作无法开展。解决这类问题最有效的方式就是建立长效的管理机制，从领导抓起，层层负责，使文件由专人负责，专人保管，专人利用，人员更替时做好档案移交手序。移交时要同步做好电子文件的移交归档，以便工作查考利用，提高档案管理效率。

3.2.3加强档案管理队伍建设。建立稳定的管理队伍，就是要配备专、兼职档案管理人员，使他们的工作岗位相对稳定，业务相对简单，使他们能够潜心的对文书档案进行专项管理，避免工作任务繁杂导致工作遗漏或失误，从而确保文件的安全和科学有效利用。同时，还要选拔具备一定的学习能力、表达能力、执行能力，具有既懂档案业务，又懂计算机基本技能的档案人员充实到档案队伍，对他们进行档案基础业务和信息化管理的培训，使他们把所学知识运用到实际工作中来，并能通过学习掌握各项管理手段，从而确保文书档案管理工作有条不紊地展开。与此同时，还要对他们进行信息化业务培训，使他们熟悉并掌握档案管理软件的操作和使用，运用计算机知识对文书档案进行管理，确保档案管理工作能够在信息化的基础上得到更好的提升，强化档案信息化管理水平，实现文书档案一体化，从而更加方便快捷的为企业经济发展做好利用服务。

3.3加强档案基础建设，稳步推进信息化管理。档案管理信息化水平的高低很大程度上决定了县级医院发展的效益和前景。文书档案信息化管理水平如何，是体现医院发展的风向标。所以要提高医院的管理效益和经营效益，务必要加大对档案信息化管理的投入。建立健全档案基础设施的购置与配备，档案馆库的建设，信息化基础设施的投入，档案信息管理软件的到位，文件流程与档案系统软件的无缝对接，具有信息化管理水平的人员配备等，这些都是文书档案现代化得以开展的基本条件。

4结束语

总之，随着计算机技术和网络技术不断发展，运用信息化手段对文书档案进行管理已经是社会发展的当务之急。要真正提升文书档案管理的水平，把信息化技术运用在其中，一方面需要加强基础设施建设，另一方面要构建具有建设力和执行力的文书档案管理队伍，能落实管理制度，充分运用现代化手段和设备，使县级医院的文书档案信息化管理水平得到真正的提升。

参考文献：

[1]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2010（4）：46-47.

[2]何爱青.文书档案的现代化管理[J].办公室业务，2015（11）：69.

[3]周家灵.文书档案的现代化管理策略[J].大科技，2016（14）：7.