药品检验技术档案管理与利用初探

药品检验技术档案管理与利用初探

徐睫

（宿迁市食品药品检验所江苏宿迁223800）

摘要：随着我国药品行业的快速发展，医药种类也逐渐增多，医药企业的生产能力得到了大幅度提升。本文通过介绍药检技术档案的特点，分析了档案管理存在的问题，并针对性的指出了相应的解决措施。

关键词：药品检验技术；档案管理；利用

药品检验技术档案的概述及特点

药检部门在工作期间形成的具备保存价值且用于归档保存的文字资料、图表、录音、录像等科技文件，其在科学研究、技术交流以及工作考察等方面具备较大的实用价值。具体而言，药检技术档案具备以下几方面的特征。首先是具备较强的专业性，药检机构的专业性较高，主要对本地区生产、销售以及采购的药品进行质量检测工作，因此档案资料的专业性也较强，必须由专业技术人员进行管理。其次是社会性，药品的使用牵涉各个行业、单位、部门以及各个阶层和群体，而药品检验工作主要是针对药品质量的检测，保证药品质量和提高治疗效果，以维护广大人民群众的生命和财产安全，所以在此药检工作中所形成的档案材料也具有广泛的社会学。最后，它还是当地医疗机构制定药品生产、采购和销售计划的重要依据。药检技术档案材料详细记载了源自本地区内外药品的质量状况，可以作为惩处违法医疗单位的依据。

2.药品检验技术档案管理存在的问题

2.1药品检验技术档案的利用率较低

当前药检机构的领导人员并未充分重视药检资料档案的管理工作，没有将药检档案有效应用至药品生产采购计划中。同时，部分药检机构没有利用高效的检索工具保存档案，以致无法充分体现药检档案的有效性，增大了药检档案整理与查找成本。由此看出，提高对药检技术档案管理工作的重视程度，研发高效便捷的检索工具，可以提升档案材料的使用率。

2.2药检技术档案管理缺乏有效监督

作为药检科学与技术总结的有效凭证，药检技术档案一方面记载了药品的检验依据、检验数据以及检验结论等内容，而另一方面也记载了药品生产期间的各项技术参数。由此看出，药检技术档案管理必须确保质量性。但当前部分药检机构对档案管理工作缺乏有效监督，也未详细论证药品检验的数据信息，以致得出的药检结论并不准确，且生产商给出的技术参数也存在很多问题，与实际参数存在较大偏差。同时，部分药检档案管理人员并未严格按照章程办事，降低了药检技术档案的使用价值。由此看出，强化药检技术档案的监督管理工作，可以有效维护人民群众的健康安全。

2.3药检技术档案管理制度不够规范

完善的药检技术档案管理制度是防范药检档案材料丢失和缺件的重要保障。目前，药品检验技术档案制度仍然是以人工操作为基础，这使记录工程中重复记录的现象时有发生，极大地浪费了药检机构的人力、物力和财力。过时的手工操作严重阻碍了管理制度的完善，为此需运用管理系统网络化软件，对药检技术档案管理制度进行完善。同时，药检技术档案管理过程中，交接双方的职责、交接需要的交接资料及在交接验收等环节规定的不够明确，使药品检验技术档案存在信息不对称的现象，很难进行责任追究。为此，我们需要根据药检机构面临的新挑战及管理系统网络化的要求，不断完善药检技术档案管理制度，强化管理。

药品检验技术档案的开发与利用措施

3.1提升药检技术档案的使用效率

药检机构应综合科学管理药检技术档案资料，且采用科学手段提升药检档案资料的使用效率。药检机构应在结合自身管理现状的前提下，开发出适合本单位管理工作的档案系统，并将此系统设置为查询与录入浏览两个组成部分，其中在录入浏览模块，工作人员可以根据药品的名称、类别、文件序号、申报单位、申报目的、档案号码、药品规格、保存期限等信息进行查询记录，而在查询模块，在可以根据单项查询和组合查询输入不同的药品信息，帮助使用者快速检索到需要的信息，提高药检档案信息服务的效率和质量水平。另外，药检机构可以开放一部分能公开的资料，主动加强与其他药检机构的业务合作，可以选派档案管理人员加强业务交流，并主动学习与借鉴其他同行在档案管理方面的优秀经验，从而促使将先进的档案管理技术引入档案管理实践活动，以提高药检档案管理人员的能力水平及药检档案材料的使用效率和服务水平。

3.2强化药检技术档案管理监督工作

药检档案详细记录了药品生产、经营活动具体情况、成果、质量标准等诸方面的信息，涉及的材料包括药品检验的原始记录、药品的抽检记录、药品的质量标准等。药品质量是医药经济持续发展的前提，其监督与检验是从源头上堵住劣质药的流通，是维护广大人民群众身体健康的重要手段。而药品的监督则离不开药检技术档案信息，药检机构可以利用网络技术和计算机手段，科学地管理药检档案和档案信息资源，逐步拓展和实现药检技术档案信息的共享，更好地确保药检技术档案的使用价值，提高药检技术档案的使用效率和服务质量。同时，药检机构可以对技术档案作进一步的挖掘加工，可将药品的包装、性状和检验报告等一并向社会公开，这样既可以拓展药检技术档案的使用范围，还可以帮助使用者进行方便快捷的查询。

3.3不断健全完善药检技术档案管理制度

为了预防档案记录中存在重复信息，出现重复记录问题，药检机构应引进科学先进的管理网络化软件，并在有效运行管理系统的基础上完善药检档案资料的管理制度与流程。同时，在应用药检资料档案管理系统过程中，药检机构还应建立严格完善可行的技术档案管理机制，及时备份药检资料信息以及数据信息，并标识形成档案的人员姓名与时间，分别在两个不同的地点进行保存，以防火灾等意外情况的发生，导致所有技术档案资料的毁灭。同时，还要定期对磁盘、硬盘等存储设备进行复制、检查，防止由于磁性工具的损坏而造成无法弥补的资料损失。

结束语

随着近年来我国药品工业的迅速发展，医药的品种和生产能力都得到了大大的提高，药品的质量水平也在不断增强。但实际生产过程中，我国的药品安全依然存在很多亟待解决的问题，尤其经常发生药品的制假售假行为，降低了药品的质量水平。文章中由档案管理方面指出了加强药品检验工作的措施与方法，以期为药品检验行业提供更多的借鉴依据。

参考文献

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[2]李振生,齐兵.药品检验技术档案管理与利用之我见[J].办公室业务,2016(01).

[3]倪晓红.浅谈药品检验系统档案管理的重要性[J].办公室业务,2014(01).