信息时代下档案管理工作的现状及创新策略

信息时代下档案管理工作的现状及创新策略

杨静

承德市建投天然气有限责任公司067000

摘要：档案是重要的社会信息资源，它以文字、声像、图表等方式记录保存了个人、企业、组织和国家机关的重要信息。现如今创新已成为知识经济时代社会发展的主题，随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用，人类进入了一个崭新的时代即信息时代。档案管理工作要与时代同步发展必须开拓创新，而信息化建设是档案工作的重要途径，是档案工作的创新需要，同时也是信息时代下实现档案管理工作与时俱进的必然要求。基于此，本文针对信息时代下档案管理工作的现状及创新策略展开了讨论。

关键词：档案管理；信息化建设；信息时代；创新

1档案管理信息化概述

1.1档案管理信息化的概念

根据档案行政管理部门的工作指导范围，我们通常所指的档案管理信息化即在有关档案行政管理机构的统一组织和规划下，将现代信息技术应用在档案管理的整个过程中，以对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息资源的利用服务。也就是说，档案管理信息化的实质就是实现了档案管理模式从以实体保管为重点的传统档案管理向以现代化、数字化档案管理的转变。

1.2档案管理信息化的特点

信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统的档案管理相比较，信息化档案管理有着以下几方面优点：第一，档案管理信息化工作所遵循的法规和政策由相关的档案管理行政部门统一制定。第二，档案管理信息化作为电子档案和重要电子文件的社会活动信息化的表现形式，它是政府、企业等相关单位走向信息化管理的重要标志。第三，档案管理信息化有效地发挥了现代信息技术在档案信息资源管理中的优势，实现了档案资源管理的数字化和网络化，对提高档案的管理效率发挥了重要作用。

2信息时代下档案管理工作的现状分析及应对措施

2.1规划和设计滞后

信息时代下档案管理工作创新中之所以出现规划和设计滞后的问题是由如下原因所造成的。首先，档案信息资源的生成和管理多是空间分割的，因为受到权限、资金、规范的限制，很难制定出全国统一的规划方案。其次，档案信息化自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有一定的不确定性。例如产生电子文件和电子档案部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，这样便容易导致档案信息化管理系统设计的不确定性，进而就难以保证档案信息化资源的真实性和完整性。就该问题而言，解决问题的对策如下：第一，档案管理信息化可以整合处于分割状态的归档数据，但对现行文件信息共享作用有限。第二，地方将数字档案馆的建设一定要适应地方相关行政管理部门体制的改革和职能转变，使档案信息化提前到电子文件产生之前，将现行文件的管理纳入档案信息化管理范围，进而实现档案信息资源的一体化管理。

2.2档案信息化的服务观念和方式滞后

尽管近些年来档案管理信息化的服务对象已经从领导层扩展到基层，从内部扩展到外部，服务对象的扩展速度非常迅速，但在涉及档案信息化服务的保密和安全以及社会效益和经济效益的获取等诸多方面还存在着一系列的障碍。传统的档案管理更注重保管，实用性较差。而在信息时代档案管理，信息量大且具有较强的实用性，工作人员的服务意识和方式却常常跟不上时代的发展。针对这些问题，可以采取如下的对策：一是增强观念意识，把档案管理信息化工作作为国家信息基础设施建设的一个重要组成部分。除了要求必须保密的部分档案信息外，尽量拓宽当前的档案信息化服务领域，同时还要有效地把各地方的档案信息化管理建设统一纳入到国家的信息化建设规划中来，进而在资金、人力和服务规模上实现最大化。二是加强对档案信息化管理的指导，实现档案信息化的建设与各级相关行政部门电子政务的同步发展。三是健全和完善相关的法律和法规。要求制定的相关法规一定能保证档案信息的安全以及档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥作用。

2.3信息化管理制度不完善

目前，我国的档案管理已经实现了电子化管理，但还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程也没有按照标准的管理制度进行，管理存在很大的盲目性，档案管理的规范性不够。近几年，我国出台了一些档案管理的法规，法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩，但是档案管理工作依然存在着制度不完善的地方，例如没有完善和规范的部门立卷制度、没有指定专门的档案人员进行负责等，因此，一旦出现问题将很难得到解决。针对这些问题，可以采取如下的对策：建立健全的档案工作制度。根据相关档案法等法律法规的要求，结合自身实际，单位要健全档案的收集归档、保管、保密、统计、鉴定销毁、借阅利用、设备维护、重大活动登记等制度，印发到各部门，严格执行；加强组织领导。成立档案工作领导小组，建立专门的综合档案室，选配责任心强、业务素质较高的同志为专职档案管理员；完善考核机制。建立健全的档案工作网络，各科室均配备专、兼职档案人员，把档案工作纳入分管领导及专、兼职档案人员岗位考核中去，并与经济效益挂钩。

3信息时代下档案管理工作的创新策略

3.1创新手段，加快档案信息化建设

首先要大力推进传统载体档案的数字化发展，用传统的方法管理和利用档案，费时费力，效率很低，有时还会影响到生产。为彻底解决这个问题，单位要尝试对常用档案进行数字化加工，建立档案全文数据库，从而大大提高工作效率，保障生产的正常运转。其次要科学实施档案管理信息系统。在接收纸质档案存档的同时，进行档案数字化扫描。随着数字化率的提高，为了利用更方便、快捷，可自主研制开发信息化办公系统，该系统可汇集大量电子档案，单位员工都可以使用该平台，利用率高，也是档案利用最方便的平台。最后，以档案信息化带动单位管理创新。我们要充分发挥档案管理信息系统的作用，把档案数据库与之衔接，并进一步丰富档案数据库的内容。同时，还可以把各类设备说明书的全文信息、单位员工的个人档案信息等上传到数据库当中，单位领导和各部门及职工，可以按照管理权限和程序，在单位的任何地方登录该系统，方便快捷地查阅相关档案，单位员工可以更方便的利用单位档案。

3.2创新思想理念，实现档案管理工作的现代化

新形势下对档案管理工作提出了更高要求，档案管理工作要适应这个要求，必须要与时俱进，进行创新，在繁荣文化事业的大环境中不断获得发展。随着时代的发展，档案管理理念要不断创新，不仅仅关注档案的实物收藏，更应该加强对档案使用价值的创造。信息时代的档案管理，要求我们的档案管理部门与时俱进，创新管理理念和管理方式，不断提高服务意识，提高质量的档案服务。在档案管理工作中，还应该顺应时代发展的趋势，将实物档案转存为电子档案妥善保管，特别是一些档案管理系统：信息管理系统、ERP系统、资源管理系统等，并将先进的信息技术和网络技术应用到档案管理中，建立完善的网络平台和信息数据库，充分发挥档案的作用，实现其使用价值，满足时代发展的需要。

4结束语

综上所述，档案是重要的社会信息资源，一直受到国家和人们的重视。随着信息时代的到来，对档案管理提出了更多的要求，这就需要时常注意信息时代下档案管理工作中的问题并及时作出应对措施，要创新档案管理工作，实现档案管理模式的现代化改革，创新手段，加快档案信息化建设、创新思想理念，实现档案管理工作的现代化，从而使档案管理更好地服务于社会。

参考文献：

[1]电子信息时代如何加强档案信息化建设[J].付琳琳.黑龙江科技信息.2015（27）

[2]档案管理社会化问题初探[J].韩开元.才智.2016（36）

[3]试论档案管理工作在工会维权中的作用[J].张颖.工会信息.2017（09）

[4]大数据背景下的档案管理探讨[J].牛昉侠.城建档案.2017（04）