电子档案对传统档案管理的挑战

电子档案对传统档案管理的挑战

吴立群

青岛市城阳区房地产管理处山东青岛266000

【摘要】随着档案数字化步伐的加快、办公自动化的提高以及应用CAD技术设计的建筑档案的逐步进馆，电子档案已成为当今档案馆最重要的馆藏档案之一，特别是确立建设数字档案馆后，电子档案将成为未来档案馆的全部，因此电子档案将给我们传统的档案管理带来一次革命性的挑战，就此愿与同仁们共同探讨。

【关键词】电子档案；传统档案；管理

一、电子档案的特点

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1、提供拷贝。

拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2、通信传输。

通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3、直接利用。

直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、电子档案对传统档案管理的挑战

实现思维方式的转变和观念更新。电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变，实现由纸质档案的“现代观念”向电子档案的“后现代观念”转变。只有这样，才能经受电子档案给传统档案管理带来的“冲击”。

（一）电子档案的有利性

1、电子档案有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2、电子档案有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

3、电子档案有利于信息与载体的可分离性

传统纸质档案，纸质档案的墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形，内容与载体具有必然的不可分离性。电子档案则不然，其存放位置不是固定的，可以实现异地传输、多级传输，而内容却不发生任何变化。有文字、图形、声音、影像等多媒体信息相互搭配构成的电子档案，由于不同的载体往往适合存储不同的媒体信息，就会造成同一电子档案的文字、图形、声音、影像在存储时的载体分离现象。

4、电子档案有利于提高服务质量

电子档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

（二）电子档案的不利性

1、电子档案的信息易改性

对电子档案的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，势必引起安全隐患，同时还可对电子档案进行压缩处理，改变电子档案的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下想对纸质档案内容进行增、删、改而不留痕迹几乎是不可能的。

2、信息的非人工识别性

电子档案是由计算机处理和生成的数字化的信息形态。在计算机内部，无论是传输还是存储，电子档案都是以二进制的“0”、“1”数字编码形式存在，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印到纸上，人们才能够知晓其内容。人们在计算机屏幕上看到的文字、图形或多媒体信息的声音、影像等档案的形态，便是电子档案的某种输出形式。

3、对系统设备的依赖性

电子档案对设备的依赖性体现在以下五个方面：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。在计算机内部，电子档案是以数字编码形式存在的，从生成、传输到存储都是通过计算机实现的，离开了计算机软硬件平台，电子档案既看不见也摸不着。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要归档长期保存的电子档案来说，设备依赖性造成的问题更加严重。不同软件环境下的电子档案有时难以互换。为安全保密起见，还常常通过特殊的软、硬件设备，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子档案只能在特定的环境下才能被读取。

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用，以适应电子档案对传统档案管理的挑战。