精细化管理在工程档案管理中的应用

精细化管理在工程档案管理中的应用

滕鸥鸣

滕鸥鸣

身份证号码：62042119771009XXXX北京100094

摘要：档案管理精细化对工程的优化至关重要，因此企业应从打造具有专业素养与管理规范的档案管理团队着手，加之从整体与各个细节落实合理的档案管理策略，促使档案可为企业发展贡献积极作用，使得我国工程得到更好的发展。

关键词：工程档案；精细化；问题；有效途径

1.档案管理中精细化管理的发展意义

1.1精细化管理思想能够实现企业服务的最大化

精细化管理作为一种全新的管理理念，对于单位的发展能起到良好的促进作用。然而，要想将该理念往更深层次推进，则需要单位文化的引导，也只有这样才能保证单位内部的理念统一与价值观统一，进而保证精细化管理的全面落实。单位在加强建设内部文化的同时，也要充分考虑到员工队伍的素质问题，以打造企业内部积极进取的工作氛围，让每一位员工都能在此氛围中找出属于自己的人生价值，然后将单位的档案管理视作自身的工作使命，促使其在工作中自觉遵循精细化的管理理念，不断提升自身素质，积极将精细化管理思想融入到日常工作中，使单位内部形成强大的凝聚力，进而为单位的稳定发展奠定基础。

1.2精细化管理措施能够推动企业的可持续发展

在竞争越来越激烈的现代社会，单位要想获得有效的发展，便必须在单位的内部管理上采用精细化的运作形式，对待档案管理工作也是这样。由于在单位档案中有着详细记载着单位发展过程中的各项资料和文件凭证等原始记录，因而作为单位的档案管理者，要善于从档案信息中寻找经验，并通过对这些档案信息的精细化解读，以清晰自身的工作思路，实现单位效益的逐步提升，最终为单位的有效发展奠定基础。

1.3精细化管理制度能够实现科学的岗位规章

任何一项工作的落实，关键仍是在“人”。而人作为第一生产力，有了相应的规章制度来加以约束，将更有利于工作效率的提升。因此，作为单位的管理者，应积极建立精细化的管理制度来提升相关工作人员的工作积极性。当然，管理制度的建立一方面要立足于档案管理工作的具体需求，另一方面则是要进一步明确档案管理岗位的职责，如此方能促进单位档案管理制度有效性的不断提升。

2工程档案精细化管理中存在的问题

2.1监管观念不足使得档案遗失

因为施工项目较多、工作量较大，部分工程施工单位更为注重施工而忽视档案，档案材料没有及时记录并收集归档，为了应对工程核查，在工程竣工以后才补充档案，致使工程完工后档案质量较差；部分单位虽做到平时记录，但没有分类、归档，档案杂乱无章，功能不能凸显；有些单位对重要工程的原始材料及相关证明材料没有很好地收集保存，同时没有及时追回极易丢失、受损的材料，导致档案材料缺失、破损，使得工程类档案不能给项目建设及监管提供全面高效的服务，失去了档案本身的功能。

2.2监管人才存在明显不足

一些工程档案监管人员缺乏科学分类组卷、归档的专业知识，对国家和行业的有关工程类档案规定了解不够，导致难以实现对工程档案的精细化监管。

2.3缺乏统一的规划和部署

工程档案资料的采集、分类和整理仍旧存在迟滞于工程项目建设过程的现象和问题，一些建设施工单位没有将工程档案资料管理工作纳入到工程项目合同计划中，这就导致工程档案采集、分类、整理无法与工程建设同步，缺乏统一的规划和部署，无法实现工程档案的精细化管理，最终使工程档案数据存在不真实、不完整的问题。

2.4工程档案管理制度体系尚未健全

工程建设项目涉及诸多的参与方，由于工程项目内容及程序相对复杂，单位在档案管理方面的工作存在迟滞现象，没有明确的档案归档范围、归档时间和整理标准，尤其是对档案的收集、分析、整理和利用等方面缺少完整有效的管理制度，这就导致工程档案资料存在不齐全、不规范的现象，降低了工程档案的价值和管理效能。

2.5信息化应用程度偏低

现代化先进的办公设备和系统有助于提升档案管理工作质量，但现阶段工程档案管理部门的资金投入较低，导致其缺乏高效的管理设备，对档案精细化管理体系的建设带来一定的影响，造成档案管理效率不高，制约了标准化工作流程的开展。

3精细化管理在工程档案管理中的应用

3.1建立健全工程档案管理制度

为了更好地提升工程档案管理的规范性，要以国家和行业的相关标准为依据和前提，建立健全工程档案管理制度体系，使之成为齐备、完整的工程档案法规体系，如《立卷归档制度》《档案保管制度》《档案鉴定销毁制度》《档案管理人员工作岗位制度》《档案管理保密制度》等，使之成为档案管理工作人员的工作准绳。同时，还要形成档案管理工作议事决策机制，通过管理层对档案管理工作的全盘考虑和筹划，形成对档案管理工作的指引性制度和规范；完善沟通协调机制和责任落实机制，较好地促进各部门之间的档案管理工作协调，更好地整合各部门单位的资源，确保档案管理工作协调有序开展；还要优化效能评价机制和奖惩激励机制，以制度为引导激励档案管理工作人员的工作实效性和创造性。

3.2提升工程档案精细化管理人才的素质

工程档案精细化管理人员是重要的前提和基础，要增强工程档案精细化管理工作人员的专业知识、理论水平和良好的沟通协调能力，要树立工程档案管理工作人员的精细化管理意识，明晰自身在精细化档案管理中的角色和地位，更好地提升工程档案管理工作的效率和质量。

3.3合理确定档案管理计划

工程项目建设单位要将档案管理工作纳入到工程项目计划体系中，进行统一的部署和规划，要将档案管理工作内容列入到岗位说明书、岗位职责书中，并合理统筹监理机构、施工企业、设计单位等，实现对工程档案的科学编制、组织和设计，要将工程建设项目中的原材料采购、监理、工程设计、施工等工作与档案管理责任相对应，根据立项、审核、验收的进度及关系合理安排不同文档的收集时间节点，并根据工程项目建设情况进行及时的调整和完善。

3.4加大信息化建设力度

当今社会的信息化程度大幅度提升，基于此，在工程档案管理中加大信息化建设力度意义重大，可确保该项工程有序开展，能为工程的各方面提供有效助力。随着计算机技术、互联网技术的优化升级，一些档案管理软件应运而生，有利于实现精细化管理，避免在资料收集、整理及归档过程中出现差错。传统人工信息录入的方式不仅效率不高，还容易遗漏信息，信息化技术的应用解决了这一问题，减轻了工作人员的负担，节约了人力成本。另外，加大信息化建设力度还可以提高资料查阅速度，方便工作，提高了信息利用率。

3.5做好档案整理和归档

在档案整理与归档过程中应用精细化理念具有重要意义，工作人员需注重档案的完整性，不可忽略任何应收入档案的资料，避免档案丢失后增加后期工作负担。针对不同类型的档案，需采用不同手段进行分类处理。实行工程档案精细化管理大大提高了科学性、条理性和细致性，有助于优化工程管理模式。

3.6增强工程档案精细化管理的组织管理

要加强工程档案精细化管理的组织管理工作，明晰档案业务的管理权属，由分管领导、责任科室主任、专职档案管理员组成档案工作领导小组，成为精细化档案管理的组织前提和保障，并将精细化档案管理工作纳入到单位年度计划中，作为年终绩效考核评价的构成部分，使工程档案收集、立卷归档、交接、保管等内容成为考核的依据和要素。同时，要强化各单位的档案管理责任，形成人人重视档案、严格管理档案的氛围，树立档案精细化管理的意识和观念，使档案精细化管理工作成为工作常态。

结束语

随着时代的不断发展，档案的精细化管理已逐渐成为了现代社会对档案管理工作的基本要求。对此，作为档案管理人员，在实际的工作中，应积极对档案精细化管理模式展开调研，完善档案管理体系，从而切实发挥出档案信息应有的作用，最终为单位的健康发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]王巍.关于企业档案管理精细化的探讨[J].办公自动化，2016.