文档管理系统的设计与实现

文档管理系统的设计与实现

曾智翔

海南电网有限责任公司信息通信分公司570203

摘要：随着信息化时代的到来和大数据计算的普及，电子文档的整合方法越来越为企业所看重。然而，企业在文档收集、文档整理以及文档转换的过程中，时常碰到一些棘手的状况。本文针对上述棘手状况设计与实现了文档管理系统，描述了其设计要求与主要功能，以期为今后的研究做出参考和借鉴。

关键词：文档管理；设计；实现

一系统设计现状

企业或政府部门在日常运转或信息资源管理的过程中，时常有搜集信息、整理资料以及生成文件的需求，上述需求的载体与媒介通常为电子文档。在文档管理这一概念生成之初，相关信息资源的管理部门对文档的整理方法较为粗放，即海量的电子文件，及其包含的信息通常仅存储在与文件所示工作内容相关的人员的电脑中。随着企业规模的扩大和业务领域的拓展，电子文件的数量也随之增多。对电子文件进行系统化管理的缺乏，无疑是与信息化办公高效性及快捷性初衷相背离的。

企业或政府部门电子文档的来源主要有三：其一为企业内员工撰写的电子文档；其二为以互联网为媒介下载的资源；其三为业务往来过程中合作伙伴提供的电子文件。正如上文所述，电子文件的储存地点目前多为与文件所示工作内容相关的人员的电脑、移动硬盘或是云盘中。这些电子文件的管理方式存在一定的风险性，一但存储文件的电脑或硬盘丢失和损坏，其中的电子文档可能会永久性损坏；而存储于网络云盘中的方式又使得文件的传递时间变长，从而令相关人员无法迅速抓取文档中的信息，间接地拖慢了办公效率。

随着信息化时代的到来和大数据计算的普及，电子文档的整合方法越来越为企业所看重。然而，企业在文档收集、文档整理以及文档转换的过程中，时常碰到如下几种棘手的状况：其一为无法顺畅实现多种文件格式的相互转化，例如doc格式与pdf格式的互转等；其二为无法将网页中的文字进行拷贝，这是由于网站设置了权限限制用户抓取；其三为受限于文件的版本，使得电脑端检索文件困难。

二设计要求

（一）最终目标

笔者认为，设计文档管理系统的最终目的应为：基于企业的网络办公平台，设计与实现涵盖文档共享功能、操作简洁、维护方便、升级迭代快的完整文档管理系统。从而另企业内部各个部门实现权限内电子文档的共享，且方便各个项目组能够目的导向地快速查询、抓取以及整理和转化相关信息，做到对每份文件从生成到删除的全过程记录。

设计出的文档管理系统的具体功能主要有七：其一为对相关文件的生成、修复、预览、存储、删除以及备份等所有过程的客观记录；其二为对相关文件的类别划分（基于多个角度），并对细分的文件类目进行汇总；其三为对相关文件的多种格式转化；其四为针对不同用户给出对系统内文件的不同访问权限；其五为对疑似病毒文件进行隔离、杀毒或删除；其六为对误操作丢失的文件进行恢复；其七为与用户交互的友好性。

（二）运行环境搭建

关于如何建立文档管理系统的运行环境，当下较成熟的国际企业多数选用了B/S作为技术架构，这是由于此种技术架构利于访问人员使用浏览器进行登录。底层的架构通常选取具有可移植性且安全性强的J2EE架构，并预先留置接口针对不同的应用原件进行封装与整理，使系统整体配置具有灵活性和可扩性。

三主要功能综述

文档管理系统并不只针对文档，其主要功能包含如下四项：其一为文档管理；其二为用户管理；其三为权限管理；其四为系统管理。文档管理是指系统对不同格式存储的电子文件进行上传、修改、划分、删除、转换、查询、校对以及预览等等。上述几种主要功能中，又以文件的查询功能最为重要；用户管理是指具有管理员权限的系统使用者，对用户的级别以及信息进行设置；权限管理是指级别不同的用户具有不同范围的系统内文件访问权限。

（一）文档管理

1.文档上传

上传功能下，存储于PC端的不同格式文件均可以人工、自动、单独以及批量的方式上传至网络，同时也可从网络中以上述四种方式对文档进行截取；在网络中浏览文件时，本功能应可以实现打破网页设置的禁止复制限制，并可由用户端在下载后添加并上传该文件的目录及结构图。

2.文档修改

文档修改功能下，系统用户可在线查看以doc、pdf、caj等不同软件存储的文档，并对其内容进行修改且保存。值得注意的是，若文件为特殊文件，系统应对不同用户的修改权限进行严格设置。

3.文档划分

文档划分功能下，系统用户可以人工、自动、单独以及批量的方式对所选中的文件进行分类，分类的依据亦可根据用户喜好选择为题目、摘要、正文、格式以及作者等标准。此外，具有相关权限的用户应可对原有分类依据进行进一步细化地增加，例如法律法规、企业政策等等。

4.文档删除

文档删除功能下，每个用户均可删除自行上传的文件，具有高权限的用户或管理者可删除低权限用户上传的文件。

5.格式转换

调查显示，目前企业最需要的格式转换功能为pdf与doc及jpg格式的互转，这一功能应该在此版块进行实现。

6.文档查询

文档查询板块包含的功能主要有三：其一为全文文本的查询，此功能下系统用户可以对系统中所有文档，或某一类别的文档按照关键词条的匹配程度进行查找甚至模糊查找；其二为精准查找，即系统用户能够基于多个角度（题目、摘要、正文、格式以及作者等）找到所需文件并浏览其内容；其三为文档的打印，系统用户通过模糊查询或精确查询找到所需文件后，可选择单独或多个文件打印输出。

7.文档比对

文档比对板块包含的功能主要有二：其一为相同文档不同时间节点的比对，这种比对目的是观察不同时间节点对文档进行的改动；其二为不同文章的内容比对，此种比对的目的是找出不同文章内容上相似及相异的观点。

8.文档在线预览

文档预览板块包含的功能主要有二：其一为不同格式的预览，此功能应支持当前绝大部分主流格式；其二为与常见办公软件的兼容（包含PC端和移动端）。

（二）用户管理

用户管理板块包含的功能主要有二：其一为设置用户角色，针对不同的用户身份，可将其在系统中的角色设置为游客、管理员、会员等；其二为设置用户信息，系统管理员应针对用户信息进行合理的添加、修改和删除，以便系统中的用户相互查询。此外，管理员还应给予不同权限用户访问不同范围文档的权利。

（三）权限管理

如前文所述，不同权限用户具有访问不同范围文档的权利，这种权限的划分依据主要是企业中人员的工作内容与职务级别。值得指出的是，对单个文件访问权限的设置资格除去管理员，还应参考文件上传者的配置意见。除此以外，系统管理员还应可以对指定的用户限制其访问某个或某类文件及文件夹。

（四）系统管理

1.个人中心

个人中心即用户的个人操作界面，这一界面包含的主要功能有三：其一为针对自身常用文件的分类收藏功能（例如按照常用数据文件整理成一个类目）；其二为针对浏览文件过程设立的批注功能，用户可依据选定的内容添加个人备注，并可选择是否支持系统对批注中的关键词进行搜索和抓取；其三为文件浏览历史记录，系统应如实记录下每一用户前次浏览每个文件时的退出位置。

2.系统备份

系统备份的目的是避免电子文档中核心数据丢失，从而减少了意外情况对企业工作顺畅开展带来的阻碍。此功能的具体架构设置中中应包含数据恢复、单个文件恢复、批量文件恢复以及整体系统恢复以及不同重要程度文档的备份数目。

3.数据监控

数据监控应是自然状态下系统的常规功能，这一功能包含了对系统用户上传文件的可疑性检测、对系统每隔一段时间状态报告的生成，以及对威胁性文件的隔离和删除。

参考文献：

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