城建档案纸质档案与电子档案并行管理分析

城建档案纸质档案与电子档案并行管理分析

周广银

鹤岗市兴山区环境卫生管理处黑龙江鹤岗154100

摘要：大数据时代的来临，不仅意味着思维的转变，更意味着现实工作方式的改变，而对于档案管理来说，这是其发展的一个重大机遇，但与此同时，也为其带来了一些新的问题，既包括转型当中所面临的困境，也包括特殊背景下所引发的新的问题，本文笔者根据工作实践经验对城建档案纸质档案与电子档案并行管理进行了分析和探讨。

关键词：城建档案纸质档案；电子档案并行管理；分析

前言

城建档案管理在城市化发展的过程中具有重要的作用，可以推动城市经济的发展。在电子信息网络技术推动的过程中，对呈现档案的纸质档案及电子档案进行并行管理能够提高综合管理效用，促使工作质量得以提升。

1纸质档案和电子档案并行管理的必然性

对于城建档案管理来说，纸质档案及电子档案各有优势，能够对信息进行有效传递。纸质档案在我国发展的过程中已经有较长的历史，在造纸术发明之后，就可以将信息用文字的形式在纸上表达出来，因此其作为重要的信息载体具有重要的作用。在现代化社会发展的过程中，电子信息技术的应用范围越来越广泛，在开展档案管理工作的过程中，就逐渐开始利用电子档案管理形式，不过其没有完全取代纸质档案。纸质档案的依附性较强，而电子档案的时效性较强，这两种城建档案管理形式都是比较常见的社会现象。人们在对城建档案信息进行了解的过程中，就可以对两种档案形式进行利用。虽然电子档案管理具有较多优点，更加符合当代社会的发展需求。但是纸质档案能够记载相关的历史信息，相对电子档案来说，在这个方面具有更强的信服力，形成了非常重要的信息资源。因此，在开展档案管理工作的过程中，需要结合两种档案管理形式凸显不同的特点，根据城建档案管理的实际情况进行分析，这也是现代化社会发展的必然趋势。

2城建纸质档案与电子档案并行管理举措

2.1创新档案管理模式

在利用纸质档案及电子档案并行管理的方式对城建档案进行管理时，首先需要对管理模式进行创新。城建档案管理工作的开展需要紧跟时代的发展步伐，在对不同的档案管理形式进行利用时，都需要凸显其特点，根据新的管理体系规范管理行为。在对城建档案进行管理时，可以利用纸质档案作为基本载体，结合全新的电子档案管理体系将两者融合在一起，使得管理模式长期有效。在并行管理的过程中，需要对纸质档案进行整理，然后利用计算机对电子档案进行分档，不需要对文件载体进行转移就可以直接搜寻需要的城建档案内容。电子档案具有较好的管理规律，在利用并行管理方式的过程中，要适当融合纸质档案，使得电子档案管理中的不足可以得到弥补。在创新档案管理模式的过程中，需要根据现有的城建档案管理形式进行完善及优化，对同一内容的纸质档案及电子档案进行同步归档，提高档案的真实性，使其可以完整保存。

2.2转变档案管理观念

在开展档案管理工作的过程中，城建档案管理人员大多数还是过去的档案管理者，其对于纸质档案的管理形式比较熟悉，能够掌握管理要点。而新上任的管理人员大多对电子档案管理方法比较熟悉，能够熟练应用信息技术开展管理工作。因此，在并行管理的过程中，需要转变档案管理观念，让不同的工作人员都可以逐渐适应两种存在差异的管理模式，并且可以相互融合。城建档案管理单位需要对工作人员进行专业培训，使其在工作当中可以转变档案管理理念，融合传统及现代的管理方式及技能，提高人员综合职业素养。档案管理人员需要对传统的纸质档案管理方式进行学习，了解其优势及不可替代的关键点。在工作的过程中，要不断学习新的管理知识及专业能力，对其中涉及的各个方面的内容进行深入了解。档案管理人员需要在空闲时间学习新的管理知识，提高自身的工作能力，扎实工作基础。最重要的是，管理人员要了解城建档案管理的要点，掌握计算机基础知识，使得电子档案管理能够深入其中发挥作用。对于部分纸质档案，可以在对其进行使用及存储的过程中将其转化为电子档案，利用数字化技术对其进行完善。城建档案管理单位在接收外来档案之后，首先就需要做好数字化管理工作。对于部分已经归档的纸质档案，可以利用纸质档案及电子档案并行管理的方式提高其完整性。

2.3完善档案管理制度

任何管理工作的开展都需要以管理制度作为基础，让工作人员在执行管理职能的过程中更加规范。电子档案及纸质档案并不能相互替代，为了避免两者在管理的过程中存在冲突，管理单位需要针对并行管理对其进行规范。因此，需要通过完善档案管理制度对各个管理环节进行优化，让管理人员在审批、规划等过程中可以凸显并行管理的优势。城建档案管理单位还需要结合实际的发展情况及城建档案内容确定新型的档案管理模式，不断对其进行创新。纸质档案与电子档案是相互依存的关系，在并行管理的过程中，需要规范考核机制提高其正面作用，避免产生档案管理问题。在完善档案管理制度的过程中，需要对管理人员的素养进行提升，让其可以按照制度规范完成工作内容。对于档案并行管理中的存储、检索及传输等都需要根据制度要求对工作人员进行专业培训。还需要将管理人员的综合考核要求列入到制度当中，对管理人员的素养提出一档的要求，使其能够掌握纸质档案的工作要求及电子档案的技术知识。单位可以建立奖惩制度对管理人员的行为进行规范，让其在并行管理的过程中有更高的积极性，取得更高的管理效果。

2.4以人才建设为支撑，强化城建档案管理的保障力度

人才是任何企业以及管理部门的基础，更是其不可或缺资源。当前，既懂得工程知识，又懂档案知识，还能熟练使用互联网的复合型人才，是档案管理部门迫切需要的人才。培养复合型人才需要较长的时间，因此，档案管理部门要制定培养计划。互联网的兴起为复合型人才的培养提供了一定的便捷。第一，利用大数据对内部人员进行培养，设计单位内部档案管理系统。可以利用旧人带新人的模式，培养复合型人才。第二，利用大数据资源共享，学习先进的档案管理模式，借鉴其他管理部门的先进技术，如将内部人员派遣出去学习交流、鼓励员工能够积极进行继续教育等。通过多种方式培养复合型人才，为档案管理人员业务能力提升奠定基础。第三，实施引进来策略，招纳新鲜血液，为人才提供良好的展示平台。第四，注重工作意识的培养，提升档案管理人员的责任感和使命感。

2.5构建完善的信息化系统

随着经济的高速发展和互联网技术的不断进步，城建档案管理部门也需要与时俱进，建立健全信息化管理系统。首先，针对硬件设施，档案馆应投入资金建设录入、管理、查询等一体化的硬件设施，为建立数字城建档案馆奠定基础。其次，在软件方面，设计开发数据库或APP软件，达到档案管理信息化的目的。此外，规范内部电子文档，将传统纸质文件进行数字化转换，提高档案管理工作的便捷性。最后，可以针对高频使用档案搭建数据库，以便为社会提供便捷、高效、优质的服务。

3结语

城建档案中的纸质档案与电子档案并行管理能够综合两种管理模式的优点，使其重复跟发挥作用。在开展管理工作的过程中，需要注重管理创新，单位要完善相关的管理制度，让工作人员可以按照制度要求完成工作任务。对于并行管理工作的开展来说，需要明确纸质档案管理及电子档案管理各自的优势，对其进行体现，为城建档案管理质量提供保障。

参考文献：

[1]王蕾.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].城建档案，2016（06）：48-49.

[2]高珊.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].经贸实践，2017（12）：213.