特高压工程建设管理中全员全过程档案管理方法探讨

特高压工程建设管理中全员全过程档案管理方法探讨

唐宁李建华张帆陈默

（1.国家电网公司交流建设分公司北京100043；2.国网冀北北京送变电公司北京100045;

3.国网冀北电力有限公司经济技术研究院北京100045）

摘要：工程档案管理是工程建设成果和工程建设软实力的综合体现，是企业发展与建设项目宝贵的知识资产。文章通过对工程资料形成到档案组卷全过程管控的实践总结与提炼，提出工程档案管理要采取“走出去、勤督导、提问题、抓整改、严移交”等一系列新方法，培养和建立“全员全过程管理档案”的创新理念，对推动工程档案与电网建设的同步形成、提升工程档案质量，从而推进建设过程管理的规范严谨具有非常可行的借鉴与参考意义。

关键词：档案，特高压工程，工程管理

引言

档案[1]是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

项目文件[2]指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

电网工程项目档案[3]是指与工程建设有关的项目法人、出资人、建设管理单位、规划、科研、设计、监理、施工、物资供应、试验、质监、生产准备等众多单位的工程档案。范围涵盖工程前期和建设期、移交生产投入商业运营前、及其后期工程总结、工程评优、后评价等项目全过程所形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。工程档案管理是电网工程建设管理的重要组成部分[4]，是工程建设成果和工程建设软实力的综合体现,是企业发展与建设项目宝贵的知识资产。中国特高压工程技术在国际电网领域的领先地位，决定了其档案作为拥有独立知识产权的“无形资产+有形资产”，更具有无可替代的重要价值。

1工程档案管理现状

多年来，“重实体，轻档案”的现象在工程建设项目管理中普遍存在。认为“档案就是档案人员的事”的看法比比皆是。“回忆录”、“大会战”式的资料制作和集中归档模式，既不能保证工程资料与工程建设的同步形成，也完全无法适应当前特高压工程的规模化建设，以及日益提高的项目档案管理要求。

当前，特高压工程具有建设周期较长、属地与出资单位较多、参建单位众多、形成范围分散、涉及专业面广、案卷形成量大等特点。参建单位均通过公开招标产生，来自各行各业，档案管理的常规做法、习惯、要求、标准不尽相同，对项目单位的要求也不甚了解，由此给工程竣工投运后的资料归档移交工作带来诸多困难，也给档案质量埋下较多隐患。

文件资料形成的规范性，反映了企业管理和工程项目建设管理的规范性。而这种关联在档案中得到集中体现。所以，档案工作的状况具有双重意义，一方面可以将企业管理或工程项目管理的经验和成果进行延续，为未来工作的顺利开展提供全面详实的信息资源积累和有效的信息支持；另一方面，也可以作为一面镜子，检测出以往各项工作中存在的问题与不足，为企业管理和工程项目管理水平的改进和提升提供数据证明。

2创新管理模式下的档案管理方法

档案工作的一个与生俱来的特点：即档案人员管理的档案，不是档案人员自己形成的，而是产生于工程建设各环节各岗位；档案资料形成的质量，又真实地反映了实体工程的建设管理水平和项目档案管理水平。工程建设管理单位档案人员的岗位职责，已逐步由过去单一收集保管档案资料，转变为全面参与工程建设各阶段、各关键节点的主动工作和深度介入。然而，由于各单位普遍存在档案人员编制少、任务重的现象，因此，结合工程档案产生与管理的全员性和全过程性的特点，超前在特高压工程建设管理体系中搭建“全员全过程管理档案”的创新思路，并制定切实可行的实施细则，是提升项目档案管理水平的有效途径和必然趋势。

浙北-福州特高压交流输变电工程是国家电网公司实施属地化管理的特高压交流试点工程，建设管理模式由以往传统的总部直接投资建管，转变为集约化、专业化、属地化管理的创新模式。各建设管理单位的档案管理职能随之发生变化。要统筹做好数家出资单位和建设管理单位的项目档案组织协调，并按节点对众多参建单位开展工程资料质量管控，就必须以“统一交底+分类指导”为前提，充分调动全员对档案工作的参与感和主动性，借助“现场资料预立卷”和“分阶段归档条件确认”等创新的专业手段，推动落实“超前策划、标准预设、全程管理、整改闭环”的档案管理流程，从而保证该工程档案管理目标的顺利实现。

2.1全员培训，统一标准

培训是档案管理工作的基础，是首要环节。根据实体工程进展，分批次对各参建单位已定岗的相关人员进行档案交底培训，广泛沟通，了解现场需求，统一资料形成要求、统一归档标准、明确分类立卷要求、明确组卷模式等，为各单位资料形成收集和整理做好基础工作。

2.2全面推行创新式资料管控措施

工程现场资料具有特殊性，需存放现场用于各类检查、评比和验收等活动。推行“现场资料预立卷”的目的在于对应归档资料文件提前进行分类保管，再依据工程建设节点对预立卷的资料进行“分阶段归档条件确认”，将竣工投运后的资料整理归档工作重心前移，以缓解和改善工程后期集中归档的混乱和压力。

2.3加强过程检查，技术与档案并重

工程档案管理的全员性，表明工程建设过程中与文件资料形成、办理、使用和归档相关的岗位任职人员，都具有合规合法的正确处理文件资料的职责。工程档案管理的全过程性，表明在文件资料形成和处理的关键性内容和节点上，都应当有明确的管理内容和管理要求，以维护工程建设的正常规范进行。而工程档案的复杂性，在于其具有工程技术和档案专业的双重属性。因此，要同时并全面发挥参与工程建设的各类技术人员和档案管理人员的专业特长，形成优势互补，在过程检查中各自把好资料形成质量关，共同提升整体档案质量。

2.4采取“归档移交责任还原”

改变以往资料移交阶段施工单位“二传手”的被动模式，改由建管单位牵头组织，参建单位负责整理移交各自的资料，实现“资料质量各负其责、归档工作责任明确”。该种移交模式有助于发动全员参与资料整理移交工作，提高资料人员责任心，最大程度降低重复工作量和返工率，提高各单位资料整理的条理性、规范性和完整性。

由于正式档案的形成往往是在工程竣工投运后的6个月甚至更长时间内，因此运用“前端控制”的思想，充分调动全员参与感、责任感，超前策划，统筹协调，组织做好全过程的专业指导、检查、监督工作，是开展档案管理的有力保障。

3总结

属地化管理模式下的特高压工程档案管理是一项持续时间长、资料覆盖范围广、协调工作量大的艰巨任务。专业管理要求的不断提高，促使编制有限的档案管理人员能够尽快从传统的经验式管理理念中跳出来，将过去的“事依附于人”改造成为“人依附于事”。充分发掘各专业人员主观能动性，积极倡导“全员全过程管理档案”，最终使档案工作由一个岗位的职责，逐渐改变成为一种融入工程建设管理体系的管理思想和科学方法之一。最大限度地发挥资料和档案的价值与功能，有效服务于特高压工程建设的全过程及工程竣工后，并为企业积累宝贵的知识财产。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》

[2]国家电网公司.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)

[3]国家电网公司.国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）（国家电网办【2010】250号）

[4]宋辉.电力企业电网建设项目档案标准化管理研究[D].天津：天津大学,2012.

作者简介

唐宁（生于1973年），女，文学学士，副研究馆员，研究方向：信息科技及工程档案；

张帆（生于1982年），男，工程硕士，高级工程师，研究方向：电力建设输变电工程管理；

陈默（生于1982年），女，双学士，政工师，研究方向：法律及后勤事务。