探究新时期档案数字化管理及其创新策略

探究新时期档案数字化管理及其创新策略

高润玲

石龙镇社区卫生服务中心

摘要：随着时代的不断进步和发展，档案数字化管理成为新的管理方式。在我国，各行各业的发展都离不开档案管理这一工作。在计算机技术发展的今天，人们利用计算机的强大功能，不断推动着传统档案管理工作的创新，档案数字化管理不仅符合社会发展的潮流，同时能够大大提升档案管理工作的质量和效率，弥补传统档案管理工作的诸多不足。

关键词：档案数字化管理；创新策略；优势

档案数字化管理就是将非数字化保存的原始档案资料变成数字存储资料，档案数字管理没有改变档案的内容，仅改变档案的存储方式。非数字化的档案存储方式主要有纸张、录像带、录像等，非数字化档案存储不能长久存储、花费人工比较多等劣势；数字化的档案存储方式主要有图片、声音文件、录像文件等，数字化档案比较容易长期保存，也便于查询。数字化档案管理就是在运用存储管理技术将这些资料储存在光盘库、磁带库中，在网络上发布出去，让使用者能够通过网络快速查询到所需要的相关资料的一种全新的管理技术。本文主要从目前档案数字化管理工作现状入手，分析了实现档案数字化管理的意义，并对档案管理行业或相关行业提供研究资料。

一、档案数字化管理现状

（一）文档储存对载体的依赖性强

档案数字化在载体方面面临的问题有：一是档案数量剧增，存储介质更新换代慢而满足不了几何数爆发增长的信息量；二是档案存储形式的更新换代，让早起存储下来的档案资料在读取方面造成困难。所以，想要电子档案安全长期乃至永久保存，目前问题重重。

（二）网络安全问题

信息技术的普及意味着电脑和其他电子设备进行联网才能便于搜索和传输，这也给黑客用电脑病毒或者其他非法入侵手段造就环境，就档案数字化管理而言档案的保密就显得有些不足。电子编码技术是将非数字化档案转化成为数字化档案的方式，档案本身是不可修改的存在，联网的档案资料会被修改而且且不容易发现，这种行为给档案数字化增加了难度。

二、档案数字化管理意义

（一）能够有效推动档案管理水平的提升

档案管理数字化是一种必然的趋势，这种优势不仅方便档案管理人员在对档案信息资源的整理和归类上，还表现在档案信息的查询和使用上。而档案管理人员针对之前档案的存储介质还需要时刻警惕防火、防潮，现在确实要针对数字化档案的信息泄露问题；以前档案资料占地面积大需要管理人员众多，现在是需要熟练使用档案转换介质熟练的人工，所以数字化档案管理对档案管理人员的自身要求、服务水平以及管理水平上提出了更高的要求。

（二）符合时代发展潮流

先进设施的使用，先进技术的使用，使得档案管理活动更加便利，有力推动了档案数字化的进程。时代要求的信息电子化、无纸化潮流，档案数字化也应该顺承，所以针对档案旧介质的管理方式也不适用现在档案数字化，一种新的管理规章制度必须被书写，一种新的管理方式必须被应用，全新的档案管理方式上承客户与服务，下承对档案旧介质的转化以及使用新设备录入新档案的工作方式。

（三）有助于档案工作服务质量的提升

档案管理数字化的最终要求是便于用户搜索和查询，为了满足这种需求必须对档案资料进行关键词分类。当使用者需要指定的档案资料时，提供搜索的界面要美观、搜索的速度快捷以及搜索的准确性高，这就对档案工作的服务质量提出了更高的要求。在设计档案信息资源库的时候就必须考虑到这点，档案管理人员需要更好的档案数字存储设备以及保持网络通畅能力就显得尤为重要。而针对档案工作服务质量的提升要求，最终归根到底是档案管理人员自身能力和素质必须跟得上时代的潮流。

（一）建立健全完善的档案数字化管理制度

从档案数字化的服务需求，到档案数字化的信息安全，再到档案存储介质的改变与新档案的录入，要求着一种全新的数字化管理制度。这种制度对从档案的保密性、档案的便于搜寻性以及档案采集的工作方式上，提出了与旧介质档案不同的工作方式与管理方式。所以，新的档案数字化管理，更加强调对档案的整理、归档、分类和存储，只有管理到位才能服务到位，只有更加激励档案数字化管理人员主动性的制度才能提供更加满意的用户服务。

（二）加强档案安全管理，切实保障档案信息的安全性

档案数字化管理人员必须懂得网络信息技术安全性，必须懂得使用密钥加密存储技术、访问控制技术和电子传输技术。以往防火防潮的安全意识被一种全新的信息安全意识取代，档案管理人员必须加强对档案数字化存储介质在物理上的安全和电子信息上的安全，及时更换密钥可以避免档案信息资料被修改或者丢失，高度关注档案资料的完整性以保证档案资料的准确性，同时也应加强档案信息的备份工作。

（三）充分认识档案管理数字化的重要性

档案数字化管理人员必须加强自己的责任感和使命感，加强对档案资料的保护意识甚至是守护意识，不断提升自己在数字化信息技术上的进步和丰富自己档案数字化的专业知识和技能。档案数字化管理人员必须认清自身是档案数字化的基石；档案数字化管理的资金使用必须要到位和符合程序；档案数字化管理的制度应该立刻被提出并且不断更正。只有顺应了时代的潮流，把握住时代给予数字化管理人员的使命感，才能创新思维去做到更好的档案数字化管理以及服务。

（四）建设数据库，推动数字化管理水平的提升

在建设档案数据库上，档案数字化管理人员以及工作人员必须熟练使用电子设备比如扫描仪、数据压缩、加密存储等技术，重点注意档案转化的准确性和完整性，还要勤恳踏实做好旧介质转化的更新换代工作和新介质档案录入工作，加强数字档案的归档、分类以及信息安全。档案数据库的建设需要的新设备、新制度、新方式必须被档案工作者加强重视。

（五）建设高素质的档案管理队伍

建设高素质的档案管理队伍必须做到引进基础扎实和具有档案管理技能的人才，同时还要加强档案管理人员在专业知识与工作方式上的培训，只有熟练掌握档案数字化设备的使用、熟悉数字化信息安全管理漏洞和安全创新，才能顺利开展档案数字化的各项工作，从而提供更加便捷的档案信息搜索服务，同时也能保证档案信息的准确性和完整性。除了技能上的培训以及电子信息安全培训，态度和观念也必须重视。勤恳踏实的工作态度和工作作风是档案管理工作必须的，耐心和细心可以使得档案数字化进度加快和保证其准确性，科学而合理解决档案数字化问题的方法和思维方式更加重要，因为档案数字化是在创新的道路上行走。档案管理工作本身就是对信息的整理，语言文字功底和凝练的阅读技巧是不可或缺的，同时数字敏感度和信息敏感度也应该被培养。

结束语

信息时代的到来已经不是一两天的事情，档案管理想要坐上信息时代的快车就必须要进行档案数字化，不仅是在信息使用方式上的改变，也是节约档案管理人员成本上的改变。创新的道路永无止境，档案数字化的过程必定有诸多问题和曲折。针对这些问题从而想出破局的想法以及思路，是档案管理人员更加重视的事情。

参考文献

[1]新时期档案数字化管理及其创新策略.闫成聚.《中国管理信息化》.2017.

[2]论档案数字化管理优势与不足.毛羽丰;毛宁.《办公室业务》.2017.

[3]新时期档案的数字化管理.王丽君.《赤子(上中旬)》.2016.

[4]黄晓娜.新时期高校档案数字化管理的意义[J].兰台世界,2017(16):45-47.