文书档案电子信息化管理方法探讨

文书档案电子信息化管理方法探讨

李凤莲

湖南衡阳市中心血站421000

摘要：经济的发展中，事业单位文书案管理工作发挥着不可忽视的作用。随着我国大数据时代的到来，文书档案电子信息化是必然趋势。文书档案电子信息化建设让我们清晰地意识到传统档案管理模式已经不适合当今的档案电子信息化管理，但改变并非一朝一夕即可完成，需要各方共同努力，探究满足时代发展所需要的文书档案电子信息化管理方法。本文就文书档案电子信息化管理方法展开探讨。

关键词：文书档案；电子信息化；档案管理

引言

电子信息化已经覆盖了世界各个角落，电子信息化的普及与应用成为社会发展主流中的新常态。文书档案管理模式受其影响深刻，发生了颠覆性的变革，探索新思路、树立新理念，促进文书档案电子信息化管理水平不断提升，是实现社会主义核心价值观的具体内容之一，是新时期赋予文书档案管理体系的历史性任务和神圣使命。

1文书档案电子信息化管理的优势

1.1有利于提高工作效率

网络信息的发展，使人们迅速的进入了计算机信息网络时代。不论是在生活中还是在工作中，都离不开计算机的应用。计算机不仅运算速度快，而且还能将很多数据信息进行一个有效的处理。大家都知道，电子档案主要是通过光盘作为一个数据传播的载体，把很多数据信息储存在里面。这也是文书档案电子信息化管理的一个主要优点。在传统的文书档案管理工作中，人们通过用手来操作各种信息的保管，因此，会浪费很多时间，有些时候甚至会漏掉一些重要信息数据，不仅会需要很多人力，更主要的是长时间手抄下去，影响工作质量与工作效率。电子信息化管理不仅改变了传统文书档案管理模式，大大的提升了工作效率与工作质量。

1.2优质高效的资源共享得以实现

互联网背景下，电子计算机介入文书档案管理系统，彻底解决和改变了在传统的文书档案管理中存在的问题，使利用文书档案资源的程序由复杂繁琐到简单轻松，从而有效避免和解决了大量文书档案信息资源闲置浪费、得不到开发应用，其作用和价值得不到充分发挥等一系列问题和弊端。电子信息化使文书档案管理方式更加高效便捷的同时，也更加细致入微，管理途径也更为系统化、多元化。在互联网强大技术力量推动下，档案资料和信息载体能够充分实现有机分离与整合，完全可以通过系统间的关联、网络间和区块链间的互联互通，最大化的实现档案资料的应用，实现其决策指导和参考作用，极大地提高了文书档案资源的利用率。

1.3确保文件信息资源传输的安全性提升

过去以往文书档案管理工作中，办理档案的传输方式都是靠手工抄写，因此会导致很多重要档案信息的流失，甚至经常会出现信息传递的不及时，导致需要的信息资源延误时有发生，安全性也不高。而计算机网络信息的应用，对于传统文书档案办理人员手工抄写中出现的所有问题都一一给予了解决，不仅能够确保文档信息传输的安全性，更加的及时，根本就不会出现档案信息的延误和丢失现象。与此同时，文书档案电子信息管理的优势还有很多，例如：电子传输、实现资源的共享、信息易于保管等。不仅时效性高，而且档案信息还可以多份复制，真正的拓宽了服务范围。

2文书档案电子信息化管理的途径和方法

2.1转变文书档案管理理念，树立科学、可持续性发展观念，促进电子信息化管理水平不断提升

时代进步为各行各业的发展提供了良好的契机，同时也带来新的任务与使命。只有创新理念，坚定信念，树立社会主义核心价值观和科学发展观，转变固步自封的陈旧迂腐观念，努力学习，与时俱进，思想意识不断更新与提升，不断充实自身电子技术知识，不断增强业务技能和综合素质，大胆实践探索，突破传统思维的桎梏，在实际推动信息化过程中才能积极变被动为主动，才能实现为文书档案电子信息化管理奠定坚实基础的目的。

2.2确保文书档案电子信息化安全管理

确保电子文书档案的安全是整个管理过程中最重要的一部分，保护电子文书档案信息资源的安全传输、保管和利用，文书档案管理部门可以从以下两点入手：第一，确保机密文书档案信息的安全保密。文书档案管理部门设置访问权限和身份识别，密码定期更改，防止内部工作人员泄露机密。另外，从人员管理上防止故意和偶然损害，文书档案管理部门可以单独设置安全管理员进行防护，确定其职责范围，提供安全保障。二是确保计算机系统安全，从技术上防止病毒和黑客的入侵。档案文书管理部门可以在计算机上安装防火墙，并实时更新杀毒软件，对电子文书档案定期进行异地异质备份，做好多重保险。

2.3加强与提升档案管理人员的综合素质

首先，增加硬件设施的投入力度,硬环境是做好档案信息化建设的重要基础，唯有创建良好的硬环境，工作人员才有工作的信心，业务人员的水平才能得到提升。从具体的实践来看，唯有强化管理部门的硬件设施，档案人员方可通过这些设备才能实现管理水平的提高，增强业务水平，提高档案管理的效率。其次，丰富档案管理人员的知识水平，在日常的教育中要采取“自学为主、培训为辅”的方式进行档案人员的培训，建立终身教育机制，促进档案人员知识能力的提高，与时代发展相适应。在日常工作中不断学习，丰富专业知识，提高自身知识能力，在单位内部建立激励约束机制，将档案的专业水平作为业绩考核的一项指标，激发员工的积极性。最后，增加档案部门与区域间的合作。想提高档案管理的水平，必须要加强系统间与区域间的合作，互相学习，扬长避短，运用现有的资源进行知识的更新，同时采用现代化的科技手段促进档案人员专业水平的提升。

2.4档案管理现代化与企业发展信息化同步

将文书档案管理系统通过网络融合为一体，研究开发标准统一、互联互通的文书档案管理信息系统，将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接。使用人员不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量，实现真正意义上的信息资源共享。实现这一目标，需要企业和档案管理部门共同努力。企业应加大对文书档案管理现代化的重视程度，将档案管理纳入企业信息化建设，加大管理信息系统研发的投入力度，配齐硬件设备和档案管理软件。档案部门应积极参与企业信息化设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建议。档案人员应边干边学，在应用和管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识。加强对OA系统、档案系统、合同系统、信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等学习和掌握，使档案现代化与企业信息化有机结合。

结语

互联网时代的到来，文书档案的重要性日益凸显，给文书档案电子信息化管理带来无限机遇，同时也带来深度挑战。机遇与挑战并存，矛盾与统一并存，互相作用、互相影响、互相促进，是世界发展的源动力，也是马克思历史唯物论的具体呈现。只有适应时代的需要，不断采取科学合理的管理模式,提高人员的专业素质和管理水平，熟练掌握网络电子信息管理技术，不断创新和拓宽发展路径，尤其是在信息资源极速膨胀的新时期，需要大量历史性文书档案资源作为决策发展方向的依据，需要大量详实的数据作为鉴定发展成就的凭据。因此，只有不断提升文书档案质量，充分发挥和利用自身优势，实现社会价值最大化，才能切实发挥文书档案在社会组织发展中的作用，更好地为社会进步服务。

参考文献

[1]方利平.文书档案管理中存在的问题及对策[J].中外企业家，2016(33):247.

[2]郭玉珍.关于新时期做好文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016(11):103.