浅谈高等学校的管理沟通

浅谈高等学校的管理沟通

高仲明张继霞

高仲明张继霞

（北京理工大学实验室与设备管理处，北京100081）

摘要：管理沟通贯穿于计划、组织、领导、控制的整个管理过程中，对于组织目标的实现不可或缺。任何一个组织，若缺乏管理沟通，沟通渠道不畅，或沟通无效，都会导致管理的死角和低效能。对于高等学校而言，亦是如此。高等学校的管理沟通包括部门内部的沟通，部门之间的沟通，高等学校与外部环境之间的沟通；从另一个维度而言，还分为横向沟通，纵向沟通。不同维度的沟通，沟通方式不同，效果也不同，高等学校只有重视管理沟通，拓宽沟通渠道，并积极探索有效的沟通，才能提高高等学校的管理效能，增强其凝聚力和生命力。

关键词：高等学校；管理沟通；有效沟通

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1671-6035（2013）08-0000-01

一、引言

近年来，我国逐步加大了对高等教育的投资力度，但伴随着高等教育办学规模的不断扩大，教育资源相对缺短的矛盾并未得到有效的缓解，对于高等学校而言，如何将有效的资源利用好，促使其发挥最大的效益，成为高等学校不得不面临的困境和迫切需要解决的难题。高等学校要解决这个难题，必须在提高管理水平上下功夫。管理水平高的高校，办学效益高，声誉好生源好，人才多投资多，从而形成良性循环；反之，管理水平低的高校，办学效益低，声誉差生源差，人才少投资少，从而形成恶性循环。由此可见，高等学校未来要获得长足发展，提高管理水平是关键因素。

二、管理沟通的定义

何谓管理沟通，简单地说，管理沟通就是信息传递和思想情感交流的过程。沟通的环节包括信息编码、信息输出、信息输入、信息加工、信息反馈等。沟通是任何管理的精髓，它贯穿在管理的四项职能中（即计划、组织、领导、控制），应用好管理沟通，能使整个组织的管理流程更加通畅，信息交流更加充分，从而高效的实现管理目标。

美国著名未来学家约翰奈斯比特曾说“未来的竞争将是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上”。瑞士咨询集团首席执行官托马斯·D·兹韦费尔更是撰写了《管理就是沟通》一书，书名即简明扼要的突显了沟通在组织管理中的重要性。高等学校虽为非营利性组织，但同样有管理目标，承担社会责任，且面临日益激烈的社会竞争，管理沟通对于高等学校而言同样重要。

在高等学校的管理过程中，很多问题都是由于缺乏管理沟通或者管理沟通不畅、无效而导致的。比如各个部门各司其职，职能的交叉，权责不明晰易造成管理的死角以及责任的分散；再比如部门与部门之间、人与人之间缺乏沟通和交流，常常会遇到一些磨擦、矛盾、冲突、误解。这些都将影响到学校的氛围和士气、组织的效率，使高等学校难以形成凝聚力，人为内耗成本增大，导致办事效率低下，直接影响到高等学校的办学效率。因此，高等学校亟需加强对管理沟通的重视。

三、加强管理沟通

管理沟通从不同纬度有不同的划分方式。若把高等学校当做一个组织来看，管理沟通可划分为部门之间的沟通、部门内部的沟通、部门与环境之间的沟通。从管理沟通的方向来看，可划分为横向沟通和纵向沟通。从沟通的渠道而言，又可划分为正式沟通和非正式沟通。高等学校的管理沟通，部门之间的沟通、部门内部的沟通、上下级之间的沟通尤为重要。

1.部门之间的沟通。

高等学校部门之间的沟通是平行的横向沟通，包括职能部门(如教务处、研究生院、学生工作处等)之间的沟通，各学院之间的沟通，也包括职能部门与基层学院之间的沟通。高等学校的各行政机构的设置基本上是依据职责分工的不同，行政机构虽然各司其职，但也难免存在部分职能的交叉或职能衔接不够，甚至出现“三不管地带”，从而导致“有好处互相争抢，有责任互相推脱”的现象，直接影响了高等学校的管理效率。高等学校的学院（系）设置基本上是依据学科和承担的教学科研任务而定，各学院之间虽然学科不同专业相异，但在教学科研和人才培养方面却有着相同的任务目标，学院之间若沟通良好，则有利于学科的交叉融合和新兴学科的产生；反之，沟通不畅，各自为政，则不利于高等学校的整体发展。对于高等学校的职能部门而言管理即是服务，只有正确的定位才有利于管理水平的提高。各职能部门在管理过程中要放低姿态，主动加强与学院之间的沟通和联系，倾听来自学院的声音，了解基层学院的需求，为基层“办好事，办实事”，解决实际问题，从而提高服务水平和管理效率，为学校的教学科研工作提供坚实的保障。

2.部门内部的沟通

高等学校部门之间的沟通既有横向沟通也有纵向沟通。高等学校的不同部门管理水平和管理效率也有所不同，这主要是受到各部门内部的沟通效果的影响。高等学校部门内部的分工更加细化，各岗位的职责更加清晰，这样以来有利于责权对称，权责相当，更有利于目标的实现和责任追究制度的落实。这同时也存在一定的不足，比如缺乏协作精神、团队意识差、“事不关己高高挂起”、“只管自己一亩三分地,不管他人责任田”，甚至遇事不是互相补台而是互相拆台等等，直接或间接的影响到部门的整体形象。加强部门内部的沟通协调主要是从部门的整体利益出发，局部服务整体，培养部门成员“分责不分家，分工不分事”的思维方式，提高成员之间的团结协作，从而提高部门的整体管理水平。

3.上下级之间的沟通。

高等学校上下级之间的沟通属于纵向管理沟通，纵向管理沟通又分为自上而下的沟通和自下而上的沟通。自上而下的沟通主要是领导对下级发出指令，并监督检查指令是否得到正确的理解和有效的执行，自下而上的沟通主要是下级对领导的指令是否理解真实目标并依据目标执行落实和积极反馈。纵向沟通顺畅，有利于组织目标的实现，以及组织偏离目标时得到及时的纠正或者根据执行情况修订既定目标。作为学校管理层和上级而言，加强与教职员工和下级的沟通，体现组织关怀，善于倾听教职员工和下级的意见和建议,才能充分发挥其聪明才智与积极性。作为学校的教职员工和下级，也应加强与管理层和上级的沟通联系，多反映实际情况，多为学校的发展献计献策。管理沟通对于组织目标的实现至关重要，毫不夸张的说，英明的决策加上有效的执行和正确的反馈等于组织目标。

四、注重有效的沟通

高等学校的管理沟通从广义上来说还包括高等学校与外部环境之间的沟通，比如高等学校为争取投资而与政府部门的沟通，为教学科研工作而与社会企事业单位的合作，为了争取好生源而开展的招生宣传等等，都是高等学校管理沟通的体现。总之，管理沟通无处不在，只要有管理的地方，必然有管理沟通。

信息化时代，人们在管理沟通中常常过分依赖网络沟通方式的运用（比如电子邮件、网络传真等），这样一来大大降低了沟通成本，使工作也更加便利，但同时也带来了诸如沟通信息超负荷、口头沟通受到极大的限制、纵向沟通弱化，横向沟通扩张等一系列的问题。管理沟通中，人们常常过分在意信息的传递，而思想和情感的交流却相对少，这就容易造成人与人之间关系冷漠甚至隔阂，凝聚力不够。高等学校管理沟通要取得实效，应选择多样化的沟通渠道和方式，注重正式沟通的同时不忽略非正式沟通的重要性，重视口头沟通的同时不轻视文字沟通的意义，强化信息传递的同时不弱化情感交流，以形成四通八达的沟通网络。

不管是广义的管理沟通还是狭义的管理沟通，不管是横向沟通、纵向沟通还是内部沟通都应是双向沟通，单方面的沟通都不能视为有效的沟通。有效的沟通不是开了多少次会，而是开会能否有效的解决问题；有效的沟通不是发了多少指令，而是指令能否得到有力的执行；有效的沟通不是写了多少报告，而是报告能否反应实际问题；有效的沟通不是思想雷同，意见一致，而是积极献策，各抒己见。对于包括高等学校在内的任何一个组织而言，都需要积极沟通和有效的沟通。

五、结语

管理沟通对于包括高等学校在内的任何一个组织都是至关重要的。要提高管理效能，高等学校应对现有的管理机制进行相应的改革，借助网络化、信息化管理手段，探索建立高效能的沟通平台，确保沟通的渠道顺畅，沟通的方式多样，充分调动各方参与沟通的积极性。

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