工程项目档案存在的问题及解决办法

工程项目档案存在的问题及解决办法

黄贞桢

关键词：工程项目；档案；问题；解决方法

一、引言

工程项目档案主要是指在工程建设活动过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图标、声像、电子文件等各种形式的历史记录。在当前工程项目大量增加的社会背景下，工程项目档案不仅是工程项目建设过程中的重要管理工具，同时也是社会的重要资源，有必要针对其质量问题进行深入的讨论分析，通过研究期望能为工程项目档案质量问题的解决提供一定的帮助。

二、工程项目档案质量存在的问题

（一）档案形成方面的问题

1、文件代签现象严重

在工程项目文件的编制过程当中，文件内容信息的编写基本都能够做到以事实作为依据，真实反映工程项目建设的过程。但工程项目档案中有大量的工程项目文件由非相关责任人进行编制的情况，比较典型的就是工程文件存在大量的代签现象，或是用签名章代替相关责任人签字，还有一些用打印代替签名的现象。

2、文件内容信息语义模糊或无法辨认

在工程项目档案形成的准确性方面，比较突出的问题是文件内容无法准确还原工程项目档案的实际情况，主要表现为文件内容信息语义模糊或内容信息无法辨认，或出现了文件意见填写潦草无法辨认具体意见、印制的文件不清晰无法辨认填写项、印章不全或印章层叠导致无法辨认责任单位等情况。

3、文件编制不完整

首先是文件内容信息无法完整反映工程项目建设的全过程，例如某建设项目存在工程观测、测量记录未标注测量仪器对有复验的材料，没有写明复验报告编号[1]。其次，是内容信息填写不完整，如文件编号项空缺不填、验收表格无需填写项缺少划线、施工图中结构类和建筑类图未签署注册结构师和注册建筑师印章、监理单位的监理规划未经监理总部技术负责人审批填写意见等情况。最后是工程项目文件漏编，出现施工方案、作业指导书的交底记录编制不全等问题。

（二）归档质量问题

1、归档文件不全

主要表现为整理归档过程中出现文件遗漏造成归档文件不全，主要有两种情况。首先是整理归档过程中文件丢失。例如在某电力项目设备档案整理归档过程中，由于在设备开箱过程中保管不利造成设备铁质质量合格证丢失。其次是未对纳入归档范围内的文件进行整理归档。例如，在对监理文件进行归档整理过程中，由于工作人员疏忽，将归档范围以内的旁站记录作为一般资料未进行整理归档。

2、工程项目档案内部缺乏有机联系

目前在工程项目档案整理、过程中相存在破坏文件有机联系的现象，不仅给工程项目档案的系统性造成了影响，也极大影响了工程项目档案的后续利用的便捷性。比较典型的问题表现形式有组卷不合理，破坏文件间之间联系。除此之外还出现在整理归档过程中，文件归类不准确。例如某学校项目监理总结、监理工程质量评估报告应归入工程总结类，有的单位归入了施工监理类。

3、工程项目档案整理归档不规范

工程项目档案的整理归档不符合相关的验收、评价标准。最典型的表现形式就是复印归档现象较多，如在归档过程当中，监理单位未向建设单位移交原件进行归档，不少是复印文件。其次是案卷内部排序混乱，部分同类文件组卷顺序不一致。如设备文件部分文件采用“说明书-图纸-装箱单-合格证-检验报告”顺序组卷，部分采用“装箱单-合格证-检验报告-说明书-图纸”顺序组卷[2]。最后图纸类文件折叠不规范也是一大典型问题，如大量施工设计图未按照“手风琴”式折叠。

三、提高工程项目档案质量的策略

（一）推进工程项目档案相关的法治化建设，从社会层面提升公众档案意识

1、推进工程项目档案相关的法治化建设

政府是社会资源的管理者和调控者，工程项目档案资源作为社会资源的重要组成部分。政府对工程项目档案的质量负有一定的监督指导责任，并应该对工程项目档案质量的保障提供大力的支持，而其中的关键就是推进法治化建设。

2、推动工程项目档案相关法律法规的制定

法律或行政规章法治化建设应从三个层面入手。首先，从工程项目档案相关的法律来看，没有直接围绕工程项目档案建立的相关法律。这一方面使得工程项目档案极少受到人们的关注，同时也使得工程项档案管理及质量保障没有法律依据的支持，使得工程项目档案管理的约束力得不到应有的保障。因此，从这个角度上来看，法治化建设应首先解决工程项目档案管理及质量保障“无法可依”的局面，围绕工程项目档案制定相关的法规，提升公众社会档案意识，为工程项目档案管理的约束力提供依据和保障。

3、完善执法主体

工程项目档案具有一定的专业性和复杂性，相关的保管工作由城建档案馆负责，档案局（馆）一定程度上难以对工程项目档案工作中存在问题进行有效的控制和约束。城建档案馆没有相应的执法权力。因此，推进法治

化建设除解决相关的立法问题之外，其次还需要有合适的执法主体来保障法律的有效实施。针对目前档案（馆）及城建档案馆的尴尬情况，可以通过双方成立联合工作小组的形式行驶执法权。利用档案局（馆）的执法权，城建档案馆的专业能力来保障相关法律的实施和执行。同时，执法主体在行使执法权力的过程当中，也应针对工项目档案工作中存在的违法违规情况对责任人进行追责[3]。通过责任人追责的方式提升执法的深度，也通过这种方式强化法律的约束力和执法的威慑力，进而提升工程项目档案管理工作受到的重视程度以及其约束力的实现。

（二）强化组织建设，保障工程项目档案管理的组织资源及人力资源

1、加强工程项目档案管理组织体系建设

工程项目档案管理工作的组织体系建设要抓住“责任全覆盖”、“建设单位核心地位”、“专人负责”这三个重点。“责任全覆盖”本质是为了将档案管理工作纳入相关参建单位工作计划，主要是指工程项目档案工作的组织体系要涵盖工程项目建设的各个参建单位当中。工程项目文件形成及后续归档过程中涉及单位众多，工程项目文件在各参建单位及下属部门的各个环节当中都有可能出现质量问题，工程项目档案工作及工程项目档案质量的保障并非档案部门一己之力可以完成的，这需要各参建单位和部门共同参与到工程项目档案质量的保障过程当中，把档案管理和质量保障作为各参建单位的管理责任和任务要求。“建设单位核心地位”主要是指工程项目档案工作组织体系的建设应以建设单位档案部门为核心，建设单位是工程项目的法人主体[4]，负责整体工程项目管理的组织和协调建设单位作为工程项目管理的核心，可以利用其原有的管理基础为工程项目档案工作开展及质量保障提供有力的支持。“专人负责”是主要是工程项目档案要有专门的领导负责，同时参建单位各单位要有专人负责工程项目档案工作。工程项目在建设过程当中，参建单位往往承担大量的建设任务，专人负责的方式有利于档案工作的开展，能够为工程项目档案工作的开展提供固定的资源，保持工程项目档案工作的稳定性，避免由于人员的变动引发的连锁效应造成工程项目档案质量问题。同时，以领导作为整体档案工作的负责人和责任者，也能通过领导的带动作用，提升工程项目档案管理相关工作受到的重视程度，更好推进相关管理手段的实施，进而为工程项目档案质量的保障提供支持和帮助。

2、明确责任主体档案管理职责

工程项目档案工作的组织体系为工程项目档案工作的开展提供了一个基础的框架，在此基础上需要明确工程项目内各责任主体的管理职责以此作为功能模块，与框架相结合形成一个有机的联系体才能保障工程项目档案管理活动的有效开展。职责的划分应分层进行，通过职责的逐层细化分解明确任务。细致清晰的职责划分一方面有利于各责任主体更好地实施自身的工作职责。其次在一定程度上避免各责任主体或责任主体内部之间互相推诿。最后，也有利于在工程项目档案工作出现问题时查找问题原因快速解决问题;责任主体档案工作职责应分为三个层级，第一层级是基本职责，规定责任主体在工程项目档案工作中应履行的通用基本责任和义务，以及所应做到的基本工作，适用于工程项目建设过程当中的各责任主体。第二层级是各责任主体总体职责则是在基本职责的基础上，将工程项目档案工作进行切分，明确各责任主体所承担的具体任务。第三层级是责任主体内部的细化档案职责，实质上是对各责任主体具体职责的内部切分，明确责任主体内部各部门所应承担的档案工作任务。其中第三层级的细化职责主要针对建设单位，建设单位是工程项目管理的主体和核心，建设单位形成的文件种类最多[5]。并且，无论是建设单位内部各部门或是建设单位与其他参建单位之间的文件流转最为复杂。因此，对于建设单位的职责划分应进行细化分工，职责要细化到部门层面。同时，需要注意的是，在工程项目建设实际情况中，设计文件包括基础文件和设计文件，前者主要由勘察单位负责，后者主要由设计单位负责。

（三）实施精细化管理，为档案管理的约束力提供有效的保障

1、实施精细化管理

针对工程项目档案这一类专业性强、文件种类复杂且流转繁琐的档案类型，精细化管理对于工程项目的质量保障有着重要的意义。精细化管理的关键就在于要明确管理流程及对流程的实时监控。在管理层面上，精细化管理应主要侧重管理流程的制定，实时监控则更依赖于技术的手段。

2、优化工程项目档案质量审查流程

工程项目档案质量在管理流程的设置当中应专门围绕工程项目档案质量制定相关的工作流程，即制定档案质量审查流程，以工程项目档案质量作为工作重心。质量审查流程在制定过程中应抓住“全过程管理”、“融合质量目标”、“闭环管理”三个重点；在质量审查的过程当中要实现从工程项目档案形成到归档全过程管理。一方面避免因档案人员的专业知识有限出现问题遗漏，同时也可以利用全过程管理对工程项目档案质量进行多重审查，监控档案质量。做到问题早发现早解决，避免质量问题的积累以及后续的连锁反应；工程项目档案在文件形成阶段根据工程项目档案的实际情况，明确相应的质量目标。在此基础上将质量目标的检验融入到工程项目档案质量审查流程过程当中。根据实际情况及各环节审查人员专业能力将质量目标分散到不同的审查环节当中，避免出现因为某一审查环节因为工作人员专业能力的限制出现审查上的失误，确保质量问题能够及时反馈到相关责任人手中。同时，在闭环管理的环状流程结构也能实现质量问题的复审，确保质量问题得到解决[6]。

3、完善制度建设

精细化管理需要通过一定的制度保障流程的顺利实施及相关质量保障工作的进行，这就需要围绕工程项目档案质量制定相关规章制度，或将质量保障的办法措施融入到现有规章制度当中。首先，应将工程项目档案保障的职责纳入相关的领导责任制及相关工作人员的岗位责任制当中；其次，将工程项目档案管理工作及档案质量评价考核纳入相关的验收、评定制度中，把项目档案档案质量作为一项考核标准纳入到整体工程项目工作或岗位职责考核、评定当中；最后，建立奖惩制度。通过奖惩制度考核评定制度的约束力，推进相关质量保障制度的实施。同样是在上述基建项目当中，某监理单位在监理工作过程中出现失误，使得工程项目档案出现大量问题，该监理单位不仅被取消后续工程监理资格，同时也被扣除相应的监理费用，提升了工程项目建设过程中各参建单位对工程项目档案的重视程度，也对工程项目档案质量的保障起到了推进作用[7]。

四、结语

工程项目档案具有很强的专业性和一定的复杂性，使得工程项目档案与其他类型档案相比更容易产生质量问题，但只要通过管理层面及技术层面的双重作用，工程项目档案质量就能得到保障。

参考文献：

[1]汪兴旺.工程档案在重大工程项目安全管理中的作用[J].城建档案，2018（7）：35—36.

[2]袁莎莎.如何切实加强工程档案的整理与应用[J].城建档案，2018（2）:49—50.

[3]刘同海.工程档案管理对工程质量的促进意义探析[J].中华建设，2017（12）:88—89.

[4]任嘉.多元化经营视角下的海外工程档案管理[J].城建档案，2017（12）：33—34.

[5]支丽平.基于工程项目管理的工程档案管理模式研究[J].兰台世界，2014（10）：66—67.

[6]马彦飞，杨迪斐.工程档案在工程项目管理中的应用研究[J].兰台世界，2014（10）:57—58.

[7]武大方.浅谈对工程项目档案全过程管控的几点见解[J].办公室业务，2017（11）:20—21.

作者简介：黄贞桢（1983—），女，汉族，钦州学院后勤基建处档案员，助理馆员，研究方向：档案管理。