谈档案分类理论中常见的档案分类方法

谈档案分类理论中常见的档案分类方法

曾驿涵

曾驿涵（黑河市房产管理局，黑龙江黑河164300）

摘要：单式分类法是指在档案的分类中只采用一种分类方法对档案加以分类。复式分类法就是在档案的分类工作中，将两种或者两种以上的分类方法结合使用，以达到对档案进行科学分类的重要目的。本文将对这两种常见的档案分类方法进行详细分析。

关键词：档案；单式分类法；复式分类法

档案分类理论中常见的档案分类方法有两种，分别为单式档案分类方法和复式档案分类方法。单式分类法是指在档案的分类中只采用一种分类方法对档案加以分类。复式分类法就是在档案的分类工作中，将两种或者两种以上的分类方法结合使用，以达到对档案进行科学分类的重要目的。

1单式档案分类方法

单式分类法是指在档案的分类中只采用一种分类方法对档案加以分类。单式档案分类方法很多，按照不同的划分标准有不同的分类方法，归纳起来有以下几种：

1.1按文件的产生时间分类。

即按档案文件产生形成的时间划分类别。由于档案大多是按时间顺序产生形成的，因此，在档案的分类整理工作中，常用时间分类法进行分类。该分类法适用于各种类型档案的类别划分，在具体的运用过程中，又可划分为以下两种类型：

年度分类法。即按档案产生的年度进行分类。年度分类法的特点如下：保持文件在时间方面的联系；与文书处理制度相吻合；标准客观，便于归类。

时期分类。就是按照档案文件产生的阶段，将其划分成不同的历史时期。如历史档案的分类常常按档案的形成朝代划分为唐代、宋代、元代、明代、清代和民国等各个历史时期，以便于档案按其形成的历史时期进行查找。

1.2按文件来源分类。

按来源分类就是按档案文件形成、产生的组织机构或个人等的界限来分类。具体表现形式主要有组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法和对象分类法四种。

组织机构分类法。组织机构分类法是指按立档单位的内部组织机构分类，将不同组织机构负责起草、制发、处理、办理的文件直接分为相应不同的档案的类型。这一分类法适用于立档单位内部机构比较健全、稳定，且分工明确的机构，多用于党群工作类、行政管理类、经营管理类等档案文件材料的类别划分。组织机构分类法具有以下特点：保持文件在来源方面的联系；与文书处理方式相吻合；标准客观，便于归类。

作者分类法。作者分类法是按制发文件的名义，即签署、制发文件的组织或个人来分类。

通讯者分类法。就是按与立档单位有稳定的来往通讯关系的机关或个人分类，一般而言，收文按作者、发文存本和原稿按接收文者划分类别。

对象分类法。对象分类法可理解为来源分类法的一种引申形式，主要用于科技档案的分类，其含义就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元而进行分类的方法。其分类形式主要有型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。这种分类方法的特征是：以成套科技文件材料为分类单元，维护了科技档案的完整性；外部界限明确，便于进行归类；保持了科技文件之间的有机联系。

1.3按文件内容分类。

即按档案文件的内容进行分类。其分类的具体形式很多，对一般全宗较为常用的内容分类法主要有问题分类法、实物分类法、地理分类法和专业分类法等具体形式。内容分类法基本上属于逻辑的分类方法，应用中必须处理好一系列较为复杂的问题，尤其是具体分类标准的选择、类目的设置和归类规则等技术问题。

问题分类法。问题分类法就是把档案内容所记述和反映的问题作为分类标准，对档案进行分类。问题分类法适用于内部机构分工简单，职能有交叉，或各内部机构之间文件已混淆的立档单位进行分类，多用于文书档案、科技档案、声像档案和各种专门档案的二级或三级类目文件的划分。问题分类法的优点是保持文件内容方面的联系，其不足之处在于类目设置与文件归类难以掌握。

实物分类法。实物分类法是按文件内容所涉及的实物类型进行分类，如石油、煤炭、粮食、木材等，也可以看做是某种意义上的问题分类。

地理分类法。地理分类法是按文件内容所涉及的地理区域进行分类，如按行政区划可分为华北、东北、西南，或山东、河北、湖南等。在科技档案中水文档案等档案的分类中，可按行政区划、水系流域或其他地域特征等，分别设置观测单位。每一个观测单位按照地域划分，负责本区域范围内相关自然现象的观测。

专业分类法。就是按专业分工进行分类。这一分类方法多用于科技档案的分类，如地震监测就分为地磁观测、地电观测、地下水及地球化学观测、地形变化观测、地引力观测、重力观测等。各专业活动形成的科技档案是一个有机联系的整体。

1.4按文件的形式分类。

这是一种按档案文件的形式特征进行分类的方法。具体表现形式主要有文件种类分类法、载体材料分类法、形状规格分类法等。形式分类法一般适用于一些形式因素具有重要意义的档案。如会计档案、声像档案和电子档案等。

文件种类分类法。文种分类法是按文件的种类形式进行分类。如会计档案中按凭证、账簿、报表三种文件种类形式分类就是一种典型的文种分类法。

载体材料分类法。载体材料分类法是按档案物质载体的不同而进行类型划分的一种分类方法。档案载体极其丰富，可划分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、贝叶档案、纸质档案、口碑档案，以及声像档案中照片档案、录音档案、录像档案、影片档案和电子档案中的磁盘、磁带、U盘和光盘等多种类型。

形状规格分类法。形状规格分类法是按档案载体形式的空间形状和大小进行分类。如卷、盘、盒以及不同的尺寸、开本、型号等。

1.5按文件的价值分类。

文件的价值分类是将档案文件按其价值的大小划分为不同的类型。这一分类方法具体指的就是档案保管期限分类法，也就是将立档单位所形成的档案按其保管期限划分为永久档案、长期档案和短期档案三种类型，以便于档案的分别管理与提供利用。

2复式档案分类方法

复式分类法就是在档案的分类工作中，将两种或者两种以上的分类方法结合使用，以达到对档案进行科学分类的重要目的。不同的档案类型所采用的复式分类方法也各不相同，如文书档案的分类可采用“年度—保管期限—组织机构分类法”、“年度—保管期限—问题分类法”、“组织机构—保管期限—年度分类法”或“问题—保管期限—年度分类法”等。复式分类法的优点是可采用不同的分类标准对档案文件进行分类，便于建立合理的档案实体管理体系与库藏系统，更好地对档案实行科学管理与信息资源的开发利用。

参考文献

[1]李玉萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯，2006.

[2]赵文哲.档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1998.