分析纸质档案与电子档案的区别及技术保护胡绮婷

分析纸质档案与电子档案的区别及技术保护胡绮婷

胡绮婷

广州通力达物业管理有限公司

目前档案存在纸质档案与电子档案两种形式，两者在档案的管理、鉴定以及收集等方面存在较大的差异，我国的档案普及程度一直在不断的提高，但档案保护力度却远远不够。而档案技术保护又是档案保护的核心，因此必须要加强档案技术的保护，从而更有效的保护档案信息，防止信息丢失或泄露。档案技术保护不仅可以提高档案信息的安全性，减少档案管理中的漏洞，还可以使档案的有效期增长，对机关、企事业单位档案管理的发展大有裨益。

2纸质档案与电子档案之间的差异

2.1管理方法不同

电子档案是利用计算机对各种信息进行快速并且有效的整理，它可以根据不同的需要对电子文件进行自由的组合以及分类，因此电子文件在归档之前就已经由各部门通过分类组合使其变的有序，并且还对电子文件进行了分类、编号，从而组建了数据库。而纸质档案使在刚当之后进行整理、分类并编号，并将整理结果通过编制目录的方式保存下来。

2.2鉴定方法不同

纸质档案的鉴定需要分为多个阶段，一是资格审查阶段；二是生存期的确定阶段；三是价值的复审阶段。而电子文件具有易逝并且易更改的提点，因此，必须在电子文件形成之前将其是否需要进行保存以及需要保存多长时间的信息确定下来。电子文件的鉴定是在文件刚开始形成时进行的，它与纸质档案的鉴定一样，都是对文件的保存价值进行判断以及预测，但是还是在其他内容上存在一定的差别，电子文件在进行判断时，需要文件的内容、特征以及技术进行相应的分析，因为电子文件的技术情况与文件的真实性、完整性以及可读性具有非常密切的联系，对其保存价值具有非常大的影响。

2.3保护方式不同

纸质文件的制成材料包括纸张、字迹以及字迹材料，他们三者之间是密切结合在一起的，因此纸质文件的寿命与内部环境以及保护环境有关。而具有磁性的物质以及光盘是电子文件的载体，如果载体发生破坏，将会导致载体上的信息发生丢失，从而影响档案的完整性。

3档案技术保护中存在的问题

3.1档案技术保护工作人员的专业性不高

我国对档案管理一直缺乏足够的关注，至于档案的保护更是缺乏专业的机构和工作人员。然而档案技术保护对于档案信息的安全和档案的高效管理至关重要，想要改变这种现状，必须从工作人员和档案管理机构入手，提高工作人员对档案技术保护的重视程度。现在的档案技术保护行业严重缺乏系统化学习过相关知识的专业型人才，所以必须要大力培养专业的工作人员，并对工作人员的筛选进行严格把控。专业性人员不仅仅指知识上的专业，同时也要求工作态度十分专业，只有工作认真，责任感强的人才能够真正做好自己的工作。同时还应成立更多更专业的档案技术保护机构，使得档案技术保护工作能够更加科学化，规范化。

3.2传统的档案技术模式很难改变

我国档案的发展一直处于落后的地位，很多地区仍然采用传统的纸质档案模式，纸质档案很难进行系统化的管理，同时也不利于保护。又因为对档案保护不够重视，使得很多档案腐蚀，损坏甚至丢失，带来了很大的损失。造成这些事故的主要原因是纸质版档案难以存放，而且相关管理人员不注重对档案的保护，没有有效地对档案进行定期检查和整理。这种传统的档案技术难以实现有效地保护，因此想要提高我国的档案技术保护，必须改变这种传统的档案技术。由此我们引进了电子档案技术，但是电子档案技术在我国的应用还很不成熟，大多数只能做到应用计算机对档案信息进行保存，却无法更高效的利用计算机技术，也就是档案技术的发展还远远不够。

4提高档案技术保护中有效措施

4.1加强档案技术保护工作人员的专业培养

由于档案管理工作的关注度过低，档案管理相关工作人员要求也一直较低，然而低水平的工作人员无法做到对档案技术的有效保护。档案技术保护是一项难度很大，专业性非常高的工作，要求工作人员熟练掌握计算机技术，了解广泛的档案类的专业知识，同时还要做到严谨认真和负责，因此，在进行档案技术保护工作人员的选拔时，应格外慎重，确保工作人员的高素质和专业性。招聘优秀的工作人员仅仅是培养优秀的档案技术保护人员的开始。机关、企事业单位必须要在工作中不断的丰富工作人员的档案技术保护的知识，加强工作人员的责任感，同时工作人员必须随时掌握新型的现代化的档案保护技术。只有工作人员能够做到不断的学习和提升，才能实现档案技术的最有效保护。除此之外，机关、企事业单位必须加强管理，对于专业知识储备以及工作态度不认真的工作人员必须及时的采取相应的惩罚措施，对于工作中频频出现失误的工作人员必须进行淘汰或者更换岗位，只有这样才能够形成良好的工作风气，才能使工作效率提高。对于专门的档案技术保护机构，政府也应该大力支持，只有专业化的机构形成，才能招揽更多的专业化优秀人才，才能实现人才的有效利用，从而提高档案管理技术的保护力度。档案技术保护工作要求档案管理人员既要掌握档案保护基础技能，也要掌握自然科学基础知识，这样在开展档案保护工作时，便可以更好地对档案信息进行保护，同时保护环境。如果档案保护技术人员只具有档案保护技术，但缺乏自然科学基础知识，那么就无法真正地应用档案保护技术，使档案保护工作流于表面。

4.2改变传统的档案技术保护模式

传统纸质档案很容易因为外界环境变化而造成档案的腐蚀，损坏甚至丢失，所以要想实现对档案技术的有效保护，必须以电子档案代替纸质档案或两者结合使用，同时加大对纸质档案的保护力度。通过现代化技术可以有效地改善纸质档案的存放环境，以及消除或减轻其它不利因素对档案保护的影响，因此档案管理人员需要及时掌握相关的现代化技术。档案保护工作人员应该注重档案保护技术上的创新，只有不断的加强科技创新，解决一些技术上的难题，才能实现整个档案保护系统的顺利运行。在纸质档案的管理上，要善于利用现代化的科技手段来对其进行防护。在技术方面，我们应该更加注重电子档案保密性的防护，从保护系统的每一个环节入手，加强技术防护，完善监控系统，使档案能发挥它应有的价值。改变传统的档案保护模式，应用电子技术不仅仅是电子信息的录入，也包括通过网络进行安全管理工作，这样不仅可以有效解决人员失误的问题，做到档案技术保护工作的有效性和安全性，同时还能在很大程度上降低工作人员的劳动强度，不仅实现了档案技术保护工作的高效性同时还能够更大程度的保护信息的完整性。

5结语

档案分为电子档案与纸质档案两种形式，两者之间存在很大的不同，档案是解决纠纷的有效凭证，它对各种信息进行了收集、整理并保存。因此，必须加强档案的管理工作，其中尤其需要重视的就是档案技术的保护。档案技术保护可以有效地防止档案发生丢失，并且保护档案信息的完整性和真实性，不仅如此，它还能够做到对已经损坏的档案进行修复，更加高效的实现档案的全方面保护。所以我们还要尽可能加强档案技术保护工作的力度，提升档案技术保护的水平，从而最大限度的实现档案保护，提高档案管理的水平。

【参考文献】

[1]胡春锐,马洪生.谈纸质档案与电子档案的安全管理[J].黑龙江档案,2018(06):99

[2]邵金耀.新时期档案保护技术工作面临的问题与对策[J].档案学研究，2016，（01）：112-116

[3]塔娜.谈加强档案技术保护的研究[J].民营科技,2016(07):114

[4]李春红.档案技术保护的应用[J].现代经济信息,2015(22):50