浅谈档案数字化发展的重要性张晓娟

浅谈档案数字化发展的重要性张晓娟

张晓娟

国家体育总局湛江潜水运动学校广东省湛江市524000

摘要：档案作为人们日常活动中所形成的历史记录，可以全面反映人类社会在政治、经济、科学技术等方面的发展演变过程。为了能够确保对档案记录进行妥善处理，最主要的就是保证档案管理的媒介更加安全高效。基于此，以下对档案数字化发展的重要性进行了探讨，以供参考。

关键词：档案管理;数字化发展;重要性

引言

档案管理中资源众多，关系到单位的发展。要积极改进档案管理，为各项工作提供及时、有效的信息和资源，这样方可指导工作顺利进行，事业单位要高度重视数字化档案管理，提高档案管理效率。

1档案数字化发展的重要性

1.1利于档案自身保护

实体档案的保护对外在环境有着严格要求，每一次的查询、复印都会对档案原件产生不可逆的影响。档案数字化管理后，利用查询的档案不受查阅次数影响，有利于档案自身的安全。此外，档案数字化管理也是适应办公自动化和电子政务建设的需要，能够满足用户的个性化需求。

1.2保证档案得到充分利用，资源随时共享

数字化档案通过先进技术的处理后，可以及时得到归档与存储。事业单位对于档案资料的应用比较普遍，许多部门均需要通过调用、查询相应的档案资料指导工作。数字化档案管理可以为各部门随时提供及时有效的信息，为决策提供相应的参考依据。同时，数字化档案管理可以实现资源共享，便于人们在不同时间、不同地点随时使用和查阅信息。

1.3档案管理数字化具有非常多的优点

对珍贵的历史文献资料进行自动扫描、自动收集、自动处理，能够形成全新的档案信息形态，能够将各种载体的档案资料转变为数字化档案管理信息，而且还能够上传至互联网形成计算机档案数据库，可以方便人们及时地对数据资源进行处理，为人们的社会发展作出重要的贡献。档案数字化是未来发展的必然趋势，也是档案管理、存储和利用的全新变革。档案数字化建设，能够将档案数据资料起草、修改和研发都集中在计算机上进行，使档案管理更加方便快捷，还能够使档案资料更加开放，帮助更多人查阅档案资料，能够提高档案管理的局域网和广域网的发展，促使数据信息群快速形成，为更多的人士提供档案服务，满足社会对档案资料的实际需求

2当前档案室数字化建设存在的主要不足

2.1档案管理的技术相对落后

在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，数字化应用还存在不够理想的状态。这主要表现在有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种硬件设施也存在老化的现象，不能够进行有效地利用，这些老化的设备给档案管理人员在工作中带来了很多的不便。

2.2基层档案室管理人员素质不高

由于管理人员自身的技术水平不足、人手紧缺、技术骨干力量薄弱等问题，导致基层档案室管理水平普遍落后。管理人员往往以劳务派遣的临时工为主，基层档案室缺乏对管理人员的考核机制，无法激励管理人员参与基层档案室的建设和管理工作，造成基层档案室人才队伍建设普遍落后。在基层档案室管理的过程中，大多数的管理人员由于思想意识不到位，认为基层档案室管理只是对整个基层档案室进行管理与维护，忽略了基层档案室的全方面管理，造成基层档案室的各种设备仪器经常会出现故障，最终导致基层档案室的应用效果不理想。

2.3缺乏科学有效的工作标准

尽管目前事业单位对档案管理的数字化都比较重视，但是就将这种数字化的技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、数字化档案管理所要达到效果的具体体现等问题都没有进行仔细的探讨，在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在应用数字化技术到档案管理中陷入到了一定的被动局面，由于不了解工作标准具体如何，导致了管理的不同效果的表现形式的出现。另外，由于缺少具体的工作标准，使得档案管理的安全性能不能得到有效的体现，在某种程度是具有一定的安全隐患的，亟待需要加强管理。

3事业单位在进行数字化档案管理时应采取的有效对策

3.1思想上，高度重视档案数字化管理

档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算机、扫描仪、数码照相机等先进信息设备，注重档案数字信息的采集、加工、传输等。完善档案数字化管理规章制度，针对部门档案数字化管理的现实需要，研究制定档案数字化管理、查询、利用等规定。此外，要优化人员配置，根据档案数字化管理工作的实际需要，配置数字化、信息化和网络化档案管理所需的复合型人才队伍。

3.2完善档案管理制度，完善数字化管理体制

事业单位若要加强数字化档案管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定数字化档案管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能够方便档案管理，提高管理效率。要明确各项制度，将制度有效结合，保障档案使用安全，并得到保密。加强对文件集成档案一体化建设，需以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。还要保证数字化档案管理信息系统安全，避免出现病毒感染、黑客入侵等问题，明确权限。

3.3保障上，加强档案数字化安全保护

档案数字化管理使得档案管理面临着许多非传统的安全因素威胁，如木马病毒、数字篡改等，因此，做好数字档案信息安全保障至关重要。一方面，要加强硬件设备的安全管理，根据数字档案管理的需要，做好周期性维护。另一方面，要加强信息系统安全。通过身份验证设置、防病毒体系的构建，以及数据双备份等形式，确保数字档案信息及系统安全。此外，还要加强制度建设。根据《档案法》《保密法》等规定，制定档案数字化安全管理方面的规章制度，明确数字档案查询、利用等具体要求，为档案安全提供可靠的制度性设计，确保档案信息的安全。

3.4海量档案数据库加强建设

目前很多部门的档案数据规模还相对较小，只积累了近年来的一些数据，而还存在大部分历史数据没有实现数字化转换，增大了档案开发利用的难度。因此，一定要使数字档案管理系统充分发挥出功能，对以前的历史档案按照一定的计划和步骤逐步完成数字化转换工作，不仅要将一些纸质档案，还要将具有典型意义的荣誉证书等实体档案资源加强管理，应采用数字化方式转换后向系统中存入。而且，数字化处理后的音频、声像等档案资源可对在线播放方式提供相应支持，有利于档案利用效率不断提高。

结束语

要对档案管理的新特点进行有效地研判，并对档案管理中呈现出的新的发展趋势进行认真研究部署。随着档案管理数字化的加剧，要进一步强化创新的工作理念，认真研究并部署档案管理的有效对策，实现数字化的发展方向。

参考文献

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