关于档案信息化管理的几点意见

关于档案信息化管理的几点意见

莫艳

北海市水利工程管理处广西壮族自治区北海市536000

摘要：档案信息化管理是档案管理未来的必然发展趋势，因此应重点对档案信息化管理展开研究。基于此，本文将分析档案信息化管理中存在的问题，其中主要包括档案数据的差异性、档案信息化管理不彻底以及档案管理的滞后性三方面内容。并提出几点档案信息化管理的意见，其中主要包括确定档案信息化管理的步骤、提升电子档案归档管理、保证管理队伍综合素质、实现资源共享、坚持质量第一五方面内容。

关键词：档案管理；信息化建设；资源共享

前言：随着时代的发展，人们已经逐渐进入信息化时代，改变了人们的生活方式以及工作方式。档案管理行业是我国信息数据管理中较为重要的部分，在当今社会，要想保证档案管理的质量，就必须对其展开信息化建设，提升档案管理中的信息化建设质量。这种方式能够保证档案管理行业长期稳定的发展下去，本文将重点研究当今时代下档案管理的信息化建设。

一、档案信息化管理中存在的问题

（一）档案数据的差异性

档案管理中的差异性主要指在接收档案过程中，不同部门或者单位之间，存在接收档案差异的现象。导致这种现象出现的主要原因就是档案来源、档案数据文件以及档案属性之间的不同，在此基础上非常容易出现特殊文件的情况，提升档案的复杂性，进而增加档案管理的难度。由此可以看出，档案管理中存在的数据差异性，管理人员在管理档案的过程中，无法对其展开统一有效的管理，进而影响最终的管理质量。

（二）档案信息化管理不彻底

导致档案信息化管理不彻底的主要原因就是档案信息管理人员的信息化水平不高，并没有完全掌握档案信息化管理的方式，影响最终档案信息化管理的质量。目前，虽然档案管理人员整体的计算机水平有所提高，但是仍然存在部分人员计算机水平不高等问题，进而造成档案信息化管理的质量始终无法提高。同时这种现象也提升了档案信息化管理的难度，影响今后档案信息化管理的发展。

（三）档案管理的滞后性

目前多数档案管理人员采用的管理体制较为滞后，档案的信息化建设不仅仅指的是科学技术应用，还包括管理体制的建设等方面内容。其中我国多数档案管理部门将重点放在管理技术的应用中，而忽略了管理体制的重要性，即使采用了先进的管理技术，无法对其展开有效管理也无法提升最终的管理质量。另外，在实际档案管理中还存在档案无法及时归档的现象，严重降低了档案管理的质量[1]。

二、档案信息化管理的意见

（一）确定档案信息化管理的步骤

档案信息化建设的主要步骤包括以下内容，第一，建立网络信息档案管理系统，其中主要包括服务网以及公众服务网的建立，将网站的作用充分发挥出来。第二，管理电子文件，在档案信息化建设的过程中，档案都是以电子文件的方式展开，人们通过电子文件将数据信息传输到网络中。信息管理部门对电子文件实施数据转化，提升电子文件之间的通用性，进而保证电子文件的管理质量。第三，做好档案归档工作，在档案信息化建设中，需要对其中的新型文件展开归档。在此过程中，管理人员需要对档案信息中电子文件原始信息展开处理，了解其中数据的来源，利用相应的技术，将已经归档的信息标记为只读文件。这种文件不能更改，最终达到提升电子文件保存可靠性的目的。

（二）提升电子档案归档管理

电子档案的归档管理能够提升档案信息化建设的整体质量，在此过程中需要根据档案管理的相关需求，采取相应的归档方案。针对不同的文件管理类型以及文件体裁对其展开数字化处理，其中主要包括纸质的档案、照片，录音档案以及录像档案几种类型，这种方式能够对档案信息展开智能化处理，其中主要包括对电子文件的积累，对电子文件的检定、对电子文件的著录以及对电子文件的归档等工作。在归档管理的过程中，需要对电子文件中具有价值的数据信息展开重点处理，保证档案的真实性、完整性以及有效性。另外，相关人员需要对电子档案的接收方式、保存方式以及技术管理方式展开科学制定，保证电子档案的归档管理质量，同时保证电子档案能够在第一时间进行归档，避免出现归档管理滞后的情况，最终达到提升电子档案归档管理质量的目的。

（三）保证管理队伍综合素质

在档案信息化建设中实施管理的主要是管理人员，在此过程中需要对管理人员的综合素质展开有效管理。档案信息化建设管理与传统信息化管理的管理方式不同，在档案信息化建设中，管理人员需要具备一定的管理技术，采用先进技术对其展开管理，这种方式能够保证档案管理工作的有序进行。也就是说，档案信息化建设与传统档案管理相比，需要管理人员具备更强的综合素质以及技术水平，熟练掌握其中的管理技术。例如，在档案管理的过程中，档案管理人员需要对档案信息化建设中包含的软件使用技术、软件管理技术以及计算机操作流程展开培训，全方面提升档案信息化建设管理人员的综合素质。另外，在分配管理任务的过程中，需要根据管理人员的自身特点以及档案管理水平分配不同的管理工作，这种方式能够提升管理人员的利用价值，充分发挥出其在自身工作岗位中的作用。

（四）实现资源共享

资源共享是档案信息化建设中的一项主要内容，在当今的网时代，信息传播速度已经信息传播量较大，如果在此过程中无法实现资源的有效共享，则将会出现档案信息资源无法有效传播的情况。由此可以看出，在档案信息化建设中资源共享的重要性，例如，在实施资源共享的过程中，需要合理选择其中的传播软件，在软件正式推广之前需要慎重，必须保证软件应用的规范性、通用性以及包容性。同时，建立一个数据传输平台，档案管理人员将需要共享的数据信息传输到该平台中，平台中具有权限的用户都能够得到相关数据信息，这种方式能够在保证数据信息共享效率的同时，保证数据共享信息的安全性。

（五）坚持质量第一

档案信息化建设的建设质量是整个信息化建设的重点内容，在档案信息化建设的过程中，需要单位并没有将信息技术渗透到每一个环节。这就导致信息化档案管理趋于形式化，其本质并没有改变，档案信息化建设的质量也无法提高。因此，在档案信息化建设的过程中，需要在每一个管理流程中加入一定的信息技术，这种方式能够提升信息化建设的全面性以及高效性。例如，在档案保密管理的过程中，相关人员可以使用档案查阅权限设定以及指纹登录或者密码登录等方式，保证档案信息化建设中档案数据信息的安全性，进而提升档案信息化建设的管理质量。由此可以看出，档案信息化建设管理并不是仅仅采用先进技术就可以，还需要在人员管理、制度管理等方面展开完善[2]。

结论：综上所述，随着人们对档案管理的关注程度越来越高，如何提升档案管理信息化建设质量，成为有关人员关注的重点问题。本文通过研究档案管理信息化建设的方法发现，对其进行研究，能够有效提升档案管理信息化建设的质量，同时保证档案管理的安全性。由此可以看出，研究档案管理的信息化建设方法，能够为今后档案管理信息化建设的发展奠定基础。

参考文献：

[1]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息,2017(08):143.

[2]朱允彤.湖南省高速公路建设项目档案信息化管理问题与对策研究[D].湖南大学,2016.