探究企业档案管理与创新性

探究企业档案管理与创新性

杜贺云

（国网河南省电力公司西平县供电公司河南省驻马店市463900）

摘要：档案是企业运营中一种重要的信息资源，是企业生产、研发与经营等活动的具体记录，在企业发展的过程中起到了重要的作用。随着时代的发展，规范、科学化的档案管理成为了企业整体运作中不可忽视的重要工作部分，这不仅关系着企业发展速度，更是关乎着企业对外界风险的抵御和规避程度。因此，企业需要紧跟社会的发展，树立创新意识，提高企业档案管理水平，加快档案管理信息化和现代化的转变，以此不断提高企业自身综合发展能力，促进企业可持续发展。本文对企业档案管理的现存问题进行讨论，进一步探究企业档案管理的创新性。

关键词：企业；档案管理；创新性

在信息化时代下，企业要抓紧信息化发展建设的重要机会，优化企业档案管理模式，更新企业档案管理意识，在充分利用档案原本价值的基础上不断开拓档案管理的多元化功能，从而控制企业正常的发展方向，促进企业经济效益最大化。目前，我国很多企业对档案的管理工作没有充分的认知，对档案的利用也不甚了解，使企业档案资源的价值得不到实现。因此，我们要重视企业档案管理工作，创新档案管理方法，引进科技化工具，对企业内部人员进行知识更新，提升企业档案信息的利用率。

一、企业档案管理的现存问题

（一）档案管理工作人员对工作定位失误

在企业的分工合作中，存在部分档案管理工作人员对自身工作认识不足，看不到档案管理和自身工作的价值，认为档案管理部门是“干杂活”的部门，认为档案管理工作仅仅是收纳文件，对自身从事工作的职责与义务没有充分认知，导致档案管理工作人员对工作毫无热情，敷衍了事。当一些比较有能力的员工被分配到档案管理部门时会心生怨气，认为自己的能力没有被认可和肯定，或者认为是公司领导在给自己“穿小鞋”，对工作产生抵触情绪，使公司的相关指令不能够很好地被档案管理工作人员接受并理解，致使工作效率低下，甚至会产生企业信息档案不全、混乱及丢失等情况，给企业的良好运营带来了不可预估的风险。

（二）企业对档案管理部门资金投入少

即使档案管理对企业的有着不可替代的作用，仍然有很多企业对公司的档案管理工作采取忽视态度和“放养”政策。企业管理者会将更多的资金和资源投入到生产部门和相关运营部门当中，而对档案管理部门投入资金极少，举个例子来说，在一家企业中，档案管理部门的电子化设备一般都是其他部门淘汰出去的，档案管理工作人员的薪酬仅仅只能达到该公司员工的最低人均薪资标准。资金的缺失和资源的落后使档案管理部门无法配置先进的档案管理工具对企业信息进行有效、合理的整理及保存，从而产生档案缺失、记录混乱、归档不合理等情况。

（三）企业档案利用率低

企业档案的管理不仅包括登记、存档、电脑保存、订册归档，还包括查阅和借出，它的作用不仅一家企业信息的记录和集成，更是为了企业信息资源和重复利用。很多家企业目前只做到了对信息资源进行登记和保存，无论是公开的档案信息资源还是保密的重要信息资源，都很少被借阅和使用，这是对档案资源作用的忽视，使该企业的档案编制和研究成果没有被充分利用，造成了企业资源的浪费。除此之外，档案在管理的过程中保存不当、信息遗失或是档案损坏等情况都可以造成档案的利用率低下。

二、如何对企业档案管理进行创新

（一）加强管理力度，提高员工对档案资源的重视

首先要加强企业档案管理部门的团队建设与管理，通过企业实际作风和企业宣传转变员工对档案管理工作的态度，增强员工对档案管理的重视，从而吸引适合档案管理工作的人才进入部门，增强该部门的团队满意度和工作认可度，让档案管理部门从内部打破现状，提高档案管理工作的整体地位。其次要重视档案管理工作的传承和创新，引进新人时要注重对其进行工作经验和工作态度的培训和传授，同时要不断更新档案管理工作人员的相关专业知识储备，使其在合理管理公司档案的同时学会用先进的方法处理问题。最后要更新档案服务模式，鼓励各个部门的工作人员增强对档案的了解，各个部门可以互相交流、互相学习与档案管理相关的知识，从外部环境入手，推进企业档案管理的发展。

（二）引进新技术，增加对档案管理部门的资金投入

企业要重视档案管理部门的硬件条件，加大资金投入力度，引进互联网技术，配置相关的设备和工具。例如：优先给档案管理部门配置电脑，购入网络储存设备和计算工具，将企业档案进行信息化管理并储存到网络云，通过局域网对档案进行管理。这种方式不仅解决了企业档案的储存问题，提高了档案工作人员的工作效率，更是给员工借阅档案资料提供了便利条件。

（三）高效合理利用，提高企业档案的开放程度

在企业档案网络信息化的基础上，企业可以对档案进行适度的开放，把档案信息进行梳理和归类，对不需要保密的档案进行分享，让更多的员工能够借阅到需要的档案，提高员工的工作效率；对需要保密的部分设置借阅门槛，让有工作需求的员工能够从公司的档案中得到启发和借鉴，坚持以人为本的原则，实现公司与员工的共同成长，同时提高企业档案的利用率，推进企业的可持续发展。

结语：

企业档案是企业资源中的重要组成部分，是企业内部的宝贵财富。目前，我国企业在档案管理工作上仍然存在着许多问题，只有增强员工对档案管理工作的认可度、创新档案管理模式并适当开放档案的可利用范围，才能从根本上提高档案管理的效率，推进企业的良性发展。

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