计算机信息技术在机关事业档案管理中的应用

计算机信息技术在机关事业档案管理中的应用

孙秀玲

北安市人力资源和社会保障局信息中心

信息技术在对机关事业单位的档案管理产生巨大帮助的同时，也带了一定的隐患问题。我们在使用电子文件进行档案的存储时，一旦出现人为删除或者修改档案的情况，就会对档案的真实性产生较大的影响。受到网络技术的影响，机密的档案文件容易被不法分子窃取，降低了档案管理的保密性。因为档案的信息化建设正处在发展中，没有形成完善城市的建设体系，这就导致档案的信息化建设缺乏相应的标准。下面对这些问题进行具体的研究分析。

1计算机信息技术在档案管理中的作用

1.1信息化拓展了档案资源的开发范围

我们在使用传统的信息传送技术时，经常会受到传输范围的限制，无法进行更大范围的传输工作，这种情况无疑是对扩展资源范围的一种限制。为了对该问题进行解决，我们对计算机信息技术进行了合理的应用，可以有效扩展资源范围。机关事业档案资源一般都是在小范围内的资源，可以通过计算机技术的合理应用，进行相应服务的开展工作，保证档案管理的高效化发展。

1.2信息化使档案资源管理系统化

我们在进行档案的管理工作时，需要进行大量的数据存储，还需要保证存储的安全性稳定性。计算机技术很好的满足了这一需求，可以保证数据存储的安全性和可靠性，为机关事业单位档案管理奠定了良好的基础。除了进行数据的存储，通过信息化技术的合理应用，还可以保证管理的系统化。通过信息技术的合理使用，可以有效构建档案管理的系统，使整个机关事业档案管理更加统一完整。

1.3信息化促进档案管理精细化

随着档案管理工作的都不断发展进步，精细化管理已经成为档案发展的一个重要方向。为了提升档案管理的精细化水平，我们更需要使用计算机信息技术，可以为档案管理的精细化发展打下良好的基础。在进行档案信息的查询工作时，可以更快速的得到需要的档案资源。

2信息技术在机关事业档案管理中面临的问题

2.1电子档案原件的真实性问题

电子文件的删除工作很简单，可以快速将整个档案信息清空，并且不留下任何的痕迹。传统的纸质文件中，通常情况下可以留下签名字迹，但是电子文件中无法对笔者的字迹进行留存。这种情况下，就会对档案资料的真实性产生威胁，人们无法证明档案的真实性。即使出现人为档案的修改工作，也难以发现，这就导致电子档案的真实性大大降低。

2.2电子档案内容的保密性问题

随着科技水平的不断提升，越来越多的先进的网络技术不断涌现，可以通过终端设备的合理使用，进行存储文件的获取，这就导致档案的保密性大打折扣。很多重要的文件缺少有效的安全防护措施，导致机密文件被窃取。随着网络技术的不断发展进步，该问题也在不断严重，已经严重影响到了机关事业档案管理工作的正产进行。

2.3电子档案保留的长久性问题

随着社会的发展，办公方式也在不断进步。现在大多单位已经基本实现了无纸化办公。这一现象主要还是依靠网络的力量。无纸化办公方式轻松、快捷，只需使用键盘对其进行操作即可得到资源信息。但是，无纸化办公也有其缺点，在计算机网络突发崩溃的情况下，黑客问题较易出现，或是更加严重的情况，如病毒问题，这些问题都会造成电子文件的丢失，从而导致难以想象的后果。

2.4档案管理软件的统一性问题

虽然我国大部分地区都进行了档案信息化的建设工作，但是还没有形成成熟的建设体系，这就导致机关事业档案管理信息化建设缺少相应的标准，无法形成统一的管理形式。目前，我国的网络技术还处于研发状态，各个方面还不能很好地进行协调，计算机技术在统一性这方面应用的还不够完善。这对档案的管理造成了一定的难度，并且对各地区、单位之间的互联网问题造成了一定的影响。

3实施信息化档案管理的措施

3.1技术处理

这对于文件的归档工作是极其重要的，通常情况下要求归档工作人员能够对文件进行深入分析，对大量的电子文件能够做到接收和有序处置。这样不仅对电子文件是很好的保护，而且对文件的信息还能较好地进行重组。从计算机信息技术方面看，可利用科学的技术处理对文件进行及时归档。

3.2档案保存

电子档案在计算机网络中保密性及其保存问题显得较为薄弱，为了更好地解决这一问题，可通过无接触性地对信息进行读出。在记录电子文件信息时，需要在密封的介质保护环境下进行，这样是为了避免记录文件时外界磁场的干扰。但是，对于形成时间极短的电子文件在存储时缺乏信息验证，就会存在着很大的安全隐患。

3.3法律规划

电子文件在形成过程中，文件的处理、归档得以实现后，才能对电子档案进行存储。对于电子档案信息丢失后，可利用各个环节对电子档案预先进行保存，保证其丢失后依旧能够找回。为了信息安全技术的完整性，相应管理措施的改变是必不可少的，还要确定措施得以落实。因此，为了更好地对电子文件的真实性、原始性进行维护，相应的法规及管理制度是非常必要的，这样不仅对人们具有约束、效仿作用，而且对各个国家档案的管理也有了法律凭证。

3.4确立安全体系

当今社会，机关档案管理中使用计算机技术的情况普遍存在，应用计算机技术对其进行管理，对工作效率、质量都有极大提升，对档案管理在社会上的影响力，还能进一步提高。与此同时，与之相关的管理工作也需要有新的要求。依照当前形势，计算机技术在机关的档案管理中存在的主要是技术上的问题，只要将技术问题处理妥当，再对文件实施管理战略，确保电子文件的真实性及安全性。

3.5档案人员知识结构的变革迫在眉睫

档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

4结语

根据上述的文章研究可知，将信息技术应用到机关事业单位的档案管理工作中，是时代发展的一种必然趋势。本文首先对信息技术的应用作用进行分析，总结信息技术给档案管理工作带来的帮助。接下来对应用信息技术而出现的问题进行总结，主要有保密性较差、安全性较低、无法统一、保留问题。最后根据上述的问题分析，提出了合理的改进措施，为机关档案管理工作提供了相应的意见和建议，希望可以为信息技术在档案管理中的应用提供参考。

参考文献

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